マネジメントレターを書こう！【監査ガチ勢向け】
マネジメントレターは、うまく使えば経営陣に感謝され、監査先によりよい会社になっていただく手助けができるツールです。
監査法人で30年強、うち17年をパートナーとして勤めた「てりたま」です。
このnoteを開いていただき、ありがとうございます。
監査上発見された内部統制の問題やその他の気づき事項を監査先の経営者に伝えるマネジメントレター。
J-SOX導入後、発行が難しくなっていませんか？
内部統制の不備にしていないことを書くと、「本当は不備じゃないのか？」
内部統制の不備について書くときも、リスクを強調すると「開示すべき重要な不備ではないのか？」
などと、審査や検査で突っ込まれないか、心配になります。
しかし、発行をやめてしまうと、監査人の価値をアピールする手段を失うことになり、監査先の改善の機会を提供できないことにもなります。いずれも、とても残念。
今回のてりたまnoteでは、勇気をもってマネジメントレターを発行するときに役立つ内容をお届けします。
マネジメントレター全体の書き方や作法は、監査法人ごとに異なると思いますので、個々のコメントを書く際のガイドです。
🔆1. 事前準備
マネジメントレターの作業は、現場でコメントの種を見つけたところから始まります。
1-1. 証拠を集める
コメントをサポートする具体的な証拠をできるだけ集めます。
「実地棚卸において、カウントミスが散見された」
よりも、
「実地棚卸の立会において、監査人がテストカウントを121件実施したところ、カウント誤りが12件、カウント漏れが6件発見された」
と具体的な方が説得力があります。
1-2. なぜそうなっているのかをヒアリングする
発生している現象を把握した上で、その原因も探るとマネジメントレターコメントを書くときに参考になります。
監査先の方に聞いてみましょう。
こんな回答が返ってくるかもしれません。
忙しすぎる
現場では意味がないと考えている
なぜ必要なのか、誰も分かっていない
昔は適切に実施していたが、引き継がれていない
このような状態で実施を強制しても、監査先の現場の人たちにストレスがたまるだけで効果はないかもしれません。
これらも含めて問題は何かをよく検討しましょう。
1-3. 問題であることを現場の人に伝える
できるだけ往査の最中に、問題になる可能性があることを伝えておくと、あとのコミュニケーションがスムーズになります。
特に監査人との接点が少ない方々が対象の場合は、簡単にでも文章にして見ていただいて、何を問題にしようとしているのか、理解いただくのが安全です。
そうでないと、いきなりマネジメントレターのドラフトが送られてきて現場の人はびっくりしてしまい、大炎上するかもしれません。
🔆2. マネジメントレターコメントの作成
2-1. マネジメントレターコメントの構成
個々のコメントの構成は、おおむね次のようになっていることが多いでしょう。
発見事項（Observation/Fact）
問題点（Risk/Issue）
改善案（Recommendation）
監査先のコメント（Management Response）
このうち、「改善案」と「監査先のコメント」は付けないこともあります。
以下、「発見事項」と「問題点」を中心についてお話します。
2-2. よいマネジメントレターコメント：総論
よいマネジメントレターコメントを作るために大事なのは、以下の点です。
「書くことで指摘が練られ、レビューで磨き上げられる」
頭では整理できているつもりでも、書いてみると事実関係に不足があったり、理論的におかしかったり、大した問題でないように思えたりするものです。
また、コメントを書いた人とは別の人が見ることで、分かりづらい点や説得力に欠ける点が明確になります。
これは、レビューする人が偉いからではなく、書いた人はどうしても独りよがりになりがちだからです。
この過程で、最初に考えていた論点ががらりと変わることはよくあります。
まったく違うところに論点があったり、より根が深い問題があることに気づいたり。
2-3. よいマネジメントレターコメント：発見事項
発見事項は、よいコメントの土台になります。
客観的な事実のみで構成されているか
発見事項は客観的な事実にとどめ、しかもできるだけ具体的に書く方が説得力があります。
どうしても長くなる場合は、本文は簡潔な記載にしておいて、詳細なデータなどは添付資料とするか、添付もせずに必要に応じて提示することがよいでしょう。
個々の事実はそれぞれ証拠でサポートされているか
発見事項に一部でも誤った内容が含まれていると、全体の信憑性が疑われてしまいます。
2-4. よいマネジメントレターコメント：問題点
問題点は、次の点に注意して書きましょう。
発見事項に記載した事実から理論的に導かれているか
理論に飛躍があったり、強引だったり、矛盾していたりしませんか？真の問題にたどり着いているか
先ほどの実地棚卸の場合に「実地棚卸の正確性に問題があります」では不十分で、棚卸資産残高や売上原価計上額を誤るとか、製造や出荷に支障が出るといった問題を指摘しないといけません。重要か
本当に指摘するに足る問題ですか？
上記に加えて、できれば「経営者に刺さるか？」という観点も入れたいところ。
経営者の関心事（不祥事を心配している、中期計画の達成を心配している、など）に触れることができると、改善に向けて熱の入り方が変わると思います。
このあたりの書き方は、『わかる！ 使える！ うまくいく! 内部監査 現場の教科書』の4章3「経営者にインパクトを与える指摘事項の書き方」が参考になります。
内部監査に関する本ですが、指摘事項の書き方には共通するところがかなりあります。
🔆3. マネジメントレターコメントの事前確認
ドラフトができたら、必ず事前に監査先に見てもらいましょう。
次の二つのポイントがあります。
「発見事項」については、事実と異ならないか確認いただく
ここが揺らぐと、あとで取り下げることになりかねません。その場合、バツが悪いだけでなく、経営陣、監査役、経理その他からの信頼も失墜してしまいます。「問題点」については、意見をいただく
何が問題か、については判断が入りますので、完全同意とはいかないかもしれません。
しかし、事前に反論を聞いておくことで、説明を工夫したり、正式に報告するときに異論があることも口頭で添えたりすることを検討できます。場合によっては、反論はもっともなので取り下げよう、ということになるかもしれません。
また、事前確認の方法も重要です。
誰に
監査先によって、現場レベルに説明すれば上層部に共有いただけることもあれば、管理職、役員など各階層への説明が求められることもあります。
同様に、経理に説明すればよい場合と、関連部署への説明が求められる場合があります。いつ
監査先に検討いただく日数は十分に確保しないといけません。
そうでないと監査先が検討不足のまま正式版を発行し、あとで炎上することになりかねません。どんな方法で
かならず文字にした状態で提供します。監査先がおおむね合意していても、正式な文章になると印象は変わるものです。
🐣おわりに
現場の声としては、マネジメントレターのような面倒なものは出したくない、というところだと思います。
検査で問題にならないかも気になります。
しかし、マネジメントレターを発行せず口頭での指摘にとどめた問題について、監査先での改善が進まず、懸念していた不正が発生してしまった、ということも実際にあります。
経営者や監査役等に「この監査法人の監査を受けてよかった」と感じていただけるためにも、マネジメントレターはぜひ活用したいものです。
最後までお読みいただき、ありがとうございます。
この投稿へのご意見を下のコメント欄またはX/Twitter（@teritamadozo）でいただけると幸いです。
これからもおつきあいのほど、よろしくお願いいたします。
てりたま
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