採用担当が本当に欲しい人材とは！？【秘書編】

2021年2月24日 09:19

こんにちは、転職できるくんの川辺です。

秘書というと、どんな仕事を想像しますか？
社長や上役のスケジュール管理など、いわばサポート役というイメージを抱く人は多いでしょう。

今回は、秘書の仕事の種類、秘書の求人に応募する際に歓迎されるスキルのほか、秘書としての就職に便利な求人サイトをご紹介します。

ぜひ参考にしてください！

40代からの求人応募！知っておきたい秘書求人の種類

秘書と一口にいっても、さまざまな種類があります。
業務内容は事務的な作業が主ですが、職場のパターンはさまざまです。

ここでは秘書の種類と、それぞれの特徴についてご紹介します。

◆個人につく場合
（例）社長秘書や専務秘書などの役付き秘書
文字通り企業の上役に付く秘書ですが、仕事内容は企業の規模や業種によって違います。
大企業など企業規模が大きい場合は、一人に対して複数の秘書がつく場合もあります。

スケジュール管理や、事務補佐、などの仕事がメインです。

◆組織につく場合
（例）秘書室秘書
大手企業になると、各部署に秘書室が設けられている場合があり、個人につくのではなく各部署ごとの組織につきます。

会社全体の運営に関わる補佐的な仕事や、行事の運営、各部署に設置されている秘書室の指導やフォローを行います。

◆兼務秘書
個人について秘書業務を行いながら、その部署の仕事も兼務します。
部署の“なんでも屋”のような位置づけになるので、忙しい部署だと秘書業との両立が大変な場合もあります。

このように、秘書にもさまざなパターンがあります。
秘書の求人に応募する際は、どんな環境で働きたいのか、部署や種類を吟味しましょう。

ここでは、秘書として働く上で、役立つスキルをご紹介します。
秘書の求人に応募する際にもアピールできるスキルですので、自分の経験やスキル確認の参考にしてください。

◆ビジネスマナー
上司や取引先へのアポイントなどは秘書を通して行うケースが多いため、社内外に通用する最低限のビジネスマナーを備えている必要があります。
先方に失礼のないよう、礼儀や気遣いができることが大切です。

◆スケジュール管理
常に最新の状態にしておくことや、ダブルブッキングなどのミスがないか確認、調整するスキルです。
正確性と几帳面さが求められます。

◆パソコンスキル
事務作業の一環として、文書や表の作成をするのも仕事の一つです。
一通りのオフィスソフトを使えることが望ましいですが、ワードやエクセル、メーリングソフトなどは活用できることが前提です。

◆語学力
外資系の企業などでは必須になるスキルの一つで、代表的なものだと英語、中国語です。
海外の人とスムーズに会話ができる、メールが打てる語学力スキルがあると、求人の幅も広がります。

◆イレギュラーへの対応力
慶弔にかかわる対応や、予測しない事態ての対応力もまた大切なスキルです。
関係の深い企業との付き合い方や、恒例行事などの対応も把握しておく必要があります。

急な弔事の場合など素早い対応が求められるシーンもあるので、迅速な対応力が求められます。

また、資格として秘書検定を持っておくこともとてもおすすめです。

ここでは、秘書への転職活動で使えるオススメのサイト3つを、それぞれの特徴別にご紹介します。

ぜひ、転職活動の参考として役立ててくださいね。

◆MS-Japan
業界ごとに経験豊富なアドバイザーがいて、転職活動のさまざまな場面でサポートしてくれるエージェントサービスがあります。

求人内容も、求められるスキルや具体的にどのような仕事をするのかが詳細に記載されているので、検索の時点で詳しい求人内容を知ることができます。

◆日経キャリアNET
スカウトサービスのある求人サイトです。
スカウトサービスでは、無料の会員登録をすることで、マッチした求人を紹介してくれます。忙しくて求人を探す時間のない人に向いているサイトです。

◆Bishoku
秘書や受付などの、主に女性の仕事に特化した求人サイトです。
ビジネスマナーやビジネスシーンに合ったヘアメイクの研修など、女性にうれしいサービスもあります。

いかがでしたか？

より自分の希望に合う秘書求人に出会うには、自分のもつスキルと応募先の働き方・仕事内容を照らし合わせてみるのがおすすめです。
この記事を読んで、憧れの秘書求人にぜひチャレンジしてくださいね。

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