【2024年義務化】電子帳簿保存法の罰則と違反防止対策を徹底解説
はじめに
電子帳簿保存法の改正により、2024年1月から電子取引のデータ保存が義務化されます。
多くの企業が対応に追われる中、
「具体的にどう対応すればいいの？」
「罰則はあるの？」
といった疑問が浮上しています。
本記事では、電子帳簿保存法の罰則内容や違反リスク、そして効果的な対策方法を具体例を交えて解説します。
この記事を読むことで、以下のことがわかります：
✅ 電子帳簿保存法の概要と対応する必要性
✅ 電子帳簿保存法の罰則内容と違反リスク
✅ 電子帳簿保存法の3つの区分と各要件
✅ 電子帳簿保存法違反を防ぐための具体的な対策方法
✅ 電子帳簿保存法に確実に対応するためのシステム導入と準備
【記事監修】金子佳祐(@kaneko_less)
公認会計士試験合格後、PwCあらた有限責任監査法人（現PwC Japan有限責任監査法人）の金融事業部へ入社し、会計監査・内部統制監査・アドバイザリー業務に従事。
監査法人退所後は会計コンサル会社に勤め、経理支援やシステム導入に従事し、経理現場の改善に務める。
その後、公認会計士・税理士として独立開業、業務改善コンサルを手掛ける株式会社Lessを立ち上げる。
電子帳簿保存法に対応する必要性と罰則規定
電子帳簿保存法への対応は、単なる法令遵守以上の意味を持ちます。適切に対応することで、経理業務の効率化やペーパーレス化によるコスト削減が実現できます。一方で、対応を怠ると深刻な罰則を受ける可能性があります。
追徴課税が課せられるリスク
電子帳簿保存法に違反した場合、最も深刻な罰則の一つが追徴課税です。適切に保存されていない電子データや書類があると、税務調査の際に正確な所得金額の計算ができないと判断され、追徴課税の対象となる可能性があります。
青色申告の承認の取り消し
青色申告を行っている法人や個人事業主にとって、青色申告の承認取り消しは大きな打撃となります。電子帳簿保存法の要件を満たさない場合、帳簿書類の備付け・保存が適切に行われていないと判断され、青色申告の承認が取り消される可能性があります。
会社法による過料が科せられる可能性
電子帳簿保存法違反は、会社法上の帳簿等の作成・保存義務違反にも該当する可能性があります。会社法第976条に基づき、100万円以下の過料が科せられる可能性があるのです。
災害ややむを得ない事情の場合の扱い
災害やシステム障害など、やむを得ない事情により電子帳簿保存法の要件を満たせない場合は、その事情を証明することで罰則が適用されない場合があります。ただし、この適用は限定的であり、日常的な運用の中で要件を満たすことが求められます。
電子帳簿保存法の3つの区分をわかりやすく解説
電子帳簿保存法は、大きく3つの区分に分けられます。それぞれの区分で求められる要件が異なるため、自社がどの区分に該当するかを正確に把握することが重要です。
【義務】電子取引のデータ保存
2024年1月からすべての企業に義務化される区分です。電子メールやクラウドサービスを通じて受け取った請求書や領収書などのデータを、一定の要件を満たして保存することが求められます。具体的には以下の要件を満たす必要があります：
✅ 真実性の確保（タイムスタンプの付与や訂正・削除の履歴保存など）
✅ 可視性の確保（検索機能の実装、画面・書面への速やかな出力など）
【任意】国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）
仕訳帳や総勘定元帳などの国税関係帳簿、および決算関係書類を電磁的記録で保存する区分です。
通常は会計ソフトを使用しているかと思いますが、この会計ソフトの画面を紙に出力する必要はなく、電子的記録による保存で問題ございません。
【任意】スキャナ保存
紙の領収書や請求書をスキャンしてデータで保存する区分です。こちらも任意ですが、適用する場合は解像度や階調要件、タイムスタンプの付与など要件に沿った保存を行う必要があります。
これらの区分を正しく理解し、自社の状況に応じて適切な対応を取ることが、電子帳簿保存法違反を防ぐ第一歩となります。
電子帳簿保存法に違反しないためにとるべき対策とは？
電子帳簿保存法に違反しないためには、単にシステムを導入するだけでなく、組織全体で取り組む必要があります。
具体的な対策は以下のとおりです。
業務フローを作成する
電子帳簿保存法に対応した業務フローを作成し、組織内で共有することが重要です。具体的には以下のような手順を踏むとよいでしょう：
現在の業務フローを可視化する
電子帳簿保存法の要件を確認する
現在の業務フローと要件のギャップを特定する
新しい業務フローを設計し、文書化する
関係者に周知し、必要に応じてトレーニングを実施する
社員のコンプライアンス教育を行う
電子帳簿保存法の要件を満たすためには、関係する全ての社員が法令を理解し、適切に運用することが不可欠です。定期的なコンプライアンス教育を実施し、以下の点を徹底しましょう：
✅ 電子帳簿保存法の概要と重要性の理解
✅ 各自の業務における具体的な対応方法の習得
✅ 違反した場合のリスクの認識
✅ 疑問点や問題が発生した際の報告ルートの確認
電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する
適切なシステムの導入は、電子帳簿保存法対応の要となります。以下の点に注意してシステムを選択しましょう：
✅ 電子帳簿保存法の要件を満たしていることの確認（ベンダーに証明書の提示を求めるなど）
✅ 自社の業務フローとの適合性の確認
✅ 導入後のサポート体制の確認
✅ 将来的な拡張性や他システムとの連携可能性の検討
システム導入後も定期的に要件の充足状況を確認し、必要に応じて更新やカスタマイズを行うことが重要です。
自動AI命名ツールのご紹介
ここまで電子帳簿保存法の罰則や違反防止対策について詳しく見てきました。
法令遵守の重要性は理解できたものの、実際の運用となると不安が残るかもしれません。
そんな悩みを解決し、さらなる業務効率化を実現するのが、AIを活用した経理業務効率化ツール「テンキレス」です。
テンキレスは、経理業務をスマートに効率化するAIツールです。電子帳簿保存法対応に悩む企業の皆様に、以下のような特徴で支援します：
✅ 簡単アップロード：レシートや請求書をドラッグ＆ドロップするだけで処理開始
✅ 高精度AIによる自動データ抽出：取引先名、金額、日付を正確に認識
✅ 法令遵守サポート：電子帳簿保存法の検索要件に準拠したファイル名を自動生成
テンキレスを活用することで、以下のような課題を解決できます：
データ入力の手間削減：日付、取引先名、金額、勘定科目等を自動抽出し、手入力作業を大幅に削減
法令遵守の負担軽減：検索要件を満たすデータ管理を自動化し、コンプライアンスリスクを低減
会計業務の効率化：会計ソフトと連携可能な構造化データを出力し、経理処理の時間を短縮
テンキレスを導入することで、電子帳簿保存法への対応を確実に行いながら、経理業務の効率化も同時に実現できます。
法令遵守と業務効率化の両立に悩むマネージャーや経理担当者の方々にとって、心強い味方となるでしょう。
電子帳簿保存法対応と経理業務効率化の両立を実現したい方は、ぜひテンキレスをお試しください。本業に集中できる時間が増え、ビジネスの成長にさらに注力できるはずです。
まとめ：罰則を回避するためにも電子帳簿保存法をしっかり理解することが大切
電子帳簿保存法への対応は、単なる法令遵守以上の意味を持ちます。適切に対応することで、業務効率の向上やコスト削減といったメリットを享受できる一方、対応を怠れば深刻な罰則を受ける可能性があります。
本記事で解説した内容を参考に、自社の状況を正確に把握し、計画的に対応を進めていくことが重要です。特に以下の点に注意しましょう：
✅ 電子帳簿保存法の3つの区分と各要件の理解
✅ 具体的な違反防止対策の実施
✅ 適切なシステムの選択と導入
✅ 継続的な社員教育と体制の見直し
電子帳簿保存法への対応は、一度で完了するものではありません。法改正や自社の状況変化に応じて、常に見直しと改善を行っていく必要があります。
この機会を、自社の経理業務の効率化や高度化のきっかけととらえ、積極的に取り組んでいきましょう。