【電子帳簿保存法対応】領収書のファイル名の正しい付け方：具体例で解説
はじめに
電子帳簿保存法への対応が多くの企業にとって重要な課題となっています。
特に、日々の業務で発生する領収書の管理は、経理担当者の頭を悩ませる問題の一つです。
「領収書のファイル名はどうつければいいの？」
「法律で決まった付け方があるの？」
といった疑問を持つ方も多いでしょう。
本記事では、電子帳簿保存法に基づいた領収書のファイル名の正しい付け方を、具体例を交えて詳しく解説します。
この記事を読むことで、以下のことがわかります：
✅ 電子帳簿保存法が求める領収書のファイル名の要件
✅ 具体的なファイル名の付け方と例
✅ 効率的な領収書管理のためのファイル名活用法
✅ よくある間違いとその回避方法
✅ 税務調査に備えた領収書管理のポイント
【記事監修】金子佳祐(@kaneko_less)
公認会計士試験合格後、PwCあらた有限責任監査法人（現PwC Japan有限責任監査法人）の金融事業部へ入社し、会計監査・内部統制監査・アドバイザリー業務に従事。
監査法人退所後は会計コンサル会社に勤め、経理支援やシステム導入に従事し、経理現場の改善に務める。
その後、公認会計士・税理士として独立開業、業務改善コンサルを手掛ける株式会社Lessを立ち上げる。
電子帳簿保存法が定める領収書のファイル名要件
電子帳簿保存法では、スキャナ保存する領収書のファイル名に特定の情報を含めることが求められています。
これは、電子化された領収書の管理と検索を容易にし、税務調査などの際に迅速に対応できるようにするためです。
具体的に、領収書のファイル名に含めるべき情報は以下の3点です：
領収年月日
領収金額
取引先名称
領収書ファイル名の具体的な付け方と例
では、具体的にどのようにファイル名をつければよいのでしょうか。
推奨されるファイル名のフォーマットは以下の通りです：
[領収年月日]_[領収金額]_[取引先名称].pdf
具体的な例を見てみましょう
20230615_10000円_〇〇商事.pdf
このファイル名から、以下の情報が即座に読み取れます：
領収年月日：2023年6月15日
領収金額：10,000円
取引先名称：〇〇商事
このように付けることで、法的要件を満たしつつ、一目で取引内容が把握できるファイル名となります。
領収書ファイル名の付け方でよくある間違いと対策
ファイル名の付け方には、いくつかよくある間違いがあります。ここでは、そのような間違いとその対策を解説します。
１．日付フォーマットの統一性欠如 間違い例
2023/6/15_10000円_〇〇商事.pdf
2023-06-15_10000円_〇〇商事.pdf
20230615_10000円_〇〇商事.pdf
２．取引先名の略称使用による混乱 間違い例
20230615_10000円__ABC商事.pdf
20230615_20000円__ABC.pdf
３．金額の表記ゆれ 間違い例
20230615_10,000_〇〇商事.pdf
20230615_10000_〇〇商事.pdf
20230615_一万円_〇〇商事.pdf
４．全角・半角の混在 間違い例
２０２３０６１５_10000円_〇〇商事.pdf
これらの間違いを避けることで、より一貫性のある、管理しやすいファイル名を実現できます。
自動AI命名ツールのご紹介
ここまで領収書のファイル名付けについて詳しく見てきましたが、実際の業務では、これらの作業を手動で行うのは大変な労力がかかります。
特に、大量の領収書を扱う場合や、複数の担当者が関わる場合には、一貫性を保ちながら正確に作業を進めるのは困難です。
そこで、こういった課題を効率的に解決し、さらなる業務の効率化を実現するツールをご紹介します。
テンキレスは、経理業務をスマートに効率化するAIツールです。
電子帳簿保存法対応の領収書管理に特化した機能を備え、面倒な作業を大幅に削減します。
テンキレスの主な特徴は以下の3点です：
✅ 簡単アップロード：領収書や請求書をドラッグ＆ドロップするだけで処理が開始されます。
✅ 高精度AIによる自動データ抽出：取引先名、金額、日付などを正確に認識します。
✅ 法令遵守サポート：電子帳簿保存法に準拠したファイル名を自動生成します。
テンキレスを使用することで、以下のことが実現できます：
✅️自動ファイル名生成：本記事で解説した「領収年月日_領収金額_取引先名称.pdf」というフォーマットに沿ったファイル名を自動で生成します。これにより、手動での入力ミスや形式の不統一を防ぎます。
✅️効率的なデータ管理：抽出されたデータは構造化され、検索や分析が容易になります。税務調査の際の資料提出や、日々の経費管理が格段に効率化されます。
✅️会計ソフト連携：抽出されたデータは主要な会計ソフトと連携可能な形式で出力されます。これにより、手入力作業が大幅に削減され、入力ミスのリスクも低減します。
テンキレスを導入することで、電子帳簿保存法への対応を確実に行いながら、日々の経理業務の効率を大幅に向上させることができます。
経理担当者の負担を軽減し、より付加価値の高い業務に時間を割くことができるでしょう。
まとめ：領収書ファイル名で実現する確実な経理処理
本記事で解説した領収書のファイル名付けのポイントを実践することで、以下のような効果が期待できます：
✅ 電子帳簿保存法への確実な対応
✅ 日々の経理業務の効率化
✅ 税務調査への迅速かつ適切な対応
✅ 財務データの分析・活用の容易化
✅ 経理処理の正確性向上
これらの効果は、単に法令遵守にとどまらず、企業の財務管理全体の質を向上させ、経営判断のスピードと正確性を高めることにつながります。
電子帳簿保存法への対応を、単なる負担ではなく、業務改善の機会として捉え、積極的に取り組んでいきましょう。