Microsoft Excel, Access

Microsoft Excel は良く使われますが、Accessはあまり使われません。

Accessはどういうソフトか？

Microsoft Access は関係データベース管理システムと呼ばれるものです。マイクロソフトなりに簡単に使えるように設計してありますとのこと。Excelを使い慣れただけの人がAccessを使おうとすると、さっぱり使えません。

見たままのデータじゃない

ワープロやスプレッドシート（Excelなど）は基本的に見たものがそのまま完成形になります。Accessはデータ、印刷物、それぞれのデータ処理は別になっています。ソフト形態が全く異なるので、何をどうすればよいのか理解できません。そのため最初から分からなくなります。その結果、使わなくなります。

Excelでは

Excelでもデータベースっぽくデータを扱うことはできます。そこそこ多くの製品を扱う会社では、各製品に「コード」を付けて管理します。
Excelを製品コードのシートと、生産ロットのシートに分けて、LOOKUP系の関数を使えば生産ロットを管理しやすくなります。これの問題点はデータ数が多くなると処理が遅くなってしまうことです。逆に数百程度のデータであれば処理しやすいです。データが表示されて見やすいので、ちょっとした分析をしたり、ピボットテーブル機能などを使った分析もできます。

データベースの良いところ

データベースはもともと大量のデータを扱うように設計されています。適切にデータベースを設計すれば、数百万のデータを高速に処理してくれます。社内に多くのデータを蓄積できるので、うまく使えばデータ分析もできます。
と言っても、「適切に」設計することは簡単ではありません。マイクロソフトが言っていたほど、Accessを使ってもデータベースを構築できません。

データベースの困ったところ

データベースは基本的にデータを格納する仕組みです。それに加えてデータを処理する言語も持っています。しかし、Excelのように見た目にうまく表示してくれません。データ入力も、印刷物の作成も、別のソフトでデータベースに接続して作ります。だから素人には使いにくいのです。

Accessがやってくれること

そのへんを「簡単」にしたものがMicrosoft Accessです。やっぱりデータベース設計については知らなきゃいけませんが、Excel感覚でデータを入力できるインターフェイスもあります。入力フォームの設計、印刷するレポートの設計などもAccessが用意してくれます。ファイルサイズは2GBの制限がありますが、データ部分とそれ以外の部分を分離できるので、文字データばかりを格納するようにすれば小規模な範囲であれば十分で、業務の多くを連携して処理するシステムを構築できます。
Microsoftが制限のあるサーバタイプのデータベースを無料配布していて、それをAccessに接続して使うこともできます。そちらは10GB制限とのことで余裕があります。しかし使うには更なる知識が必要です。。。

ExcelとWordで

Excelは大量データ処理には向かないのですが、数百くらいならうまく動きます。Excelで印刷書式のように作ってデータを入れるよりも、Excelはデータを1行にまとめて、そのデータをWordの書式に当てはめることができます。「差し込み文書」の機能です。
Excelで印刷書式のようにデータを入力していくと、蓄積したデータを分析しにくくなります。データは１行に、横に長ーく入力して、Wordの差し込み文書で書式に当てはめれば、Excelでデータ分析がしやすくなります。Excelをワープロのように使うのはもったいないです。
といっても、やったことがないとイメージが湧かないと思います。機会があればどういうふうにするかをお見せできればと思います。