道具を活かす

知識を得る

会社勤めの人は業務に関係する講習会に行くことがあります。上司は業務の効率化を目指しています。しかし具体的なことはよく分からないので、講習会に行って知識をつけてもらえば何かうまく行くのではないか？と考えます。

講習会の成果

講習会に行ってみます。知っていることもあるし、知らないこともあります。
会社に講習会の報告書を提出します。こんなことをやりました。うまい人は分かりやすい報告書を提出して、しっかり学んできたと評価されます。で、どうなんでしょう？　本来の目的である業務改善、効率化が出来るのでしょうか？　私の経験が貧弱なのか、そういう例はとても少ないです。講習会と実際の仕事は違うから活かせない、とか言います。

講習会のほとんどは役に立たない

私もいくつかの講習会に行きました。というより行かせられました。ほとんど役に立ちません。これ、考え方なんですけど、講習会に行って1つでも活かせれば良いのです。でも、何にも活かせなくても仕方ないです。実務を見て、問題解決をしてくれるわけじゃないのですから。

そもそも問題がない

仕事に慣れて仕事をこなします。解決すべき問題もありません。そんな中で講習会に行くのです。そりゃ、何にもないはずです。
会社で業務の効率化、と言われても、今の状態で問題ない、と考えれば何もやることはありません。余計なことするな！と思うくらいです。

問題を作り出す

とんでもない話かもしれませんが、問題がなければ作り出します。何でいちいちトラブルを発生させるのか？と思うかもしれません。ここでの「問題」とは、業務上のトラブルではなく、理想の業務と、現状の業務のギャップです。簡単なところでは、ある作業を10分かけて行っているものを8分で行いたい、としたときに差の「2分」が問題です。というか「問題」として作り出します。これを解決するためにアレコレ行います。

目的

目的があると、役に立たない講習会も、何とか問題を解決する糸口はないか、と熱心に聴くことが出来ます。うまい報告書を書くためではありません。「問題」がある。「解決法」を探るのです。講師に具体的に問題を話してアドバイスをもらっても良いのです。無理やりに「質問」するのとは違います。他の受講者には何の役に立たなくても、自分の問題解決のためだけに訊けば良いのです。それでこそ、講習会に行った意義があります。

道具を使う

例に挙げた「問題」は作業時間短縮です。いろんな解決策がありますが、道具を使うことはオススメです。特に今はパソコンを使うことは一般的になっています。効果的に使えるようになれば業務効率は格段に上がります。
多くの会社の場合、Microsoft Word, Excelが使われています。Excelについては、「あの人いろいろ出来るよね」とかあります。Wordについては誰でも使えるくらいの認識です。

Wordを使う

誰でも使えると思っているので、文字、画像、表が入れられれば、あとは似たようなもの、と言われます。そのため、ほとんど作業効率は上がりません。ほとんどの人の使い方は、紙に書くこととほとんど変わりません。修正がラクに出来たり、使い回しが出来る程度です。
多くの人が困惑している機能に自動付番があります。あれ、うまく設定すれば本当に便利なのです。ところがやり方がわからないので困った機能にしかなっていません。ここでは細かい説明は出来ませんがWordを上手く使うために、
・レイヤーの理解
・画像、図形、表と本文の重なり設定
・段落設定
・タブ設定
・スタイル
・アウトラインの見出し番号設定
・セクション
これは覚えた方が良いです。他のことは知らなくても良いです。

何を学べば良いのか

Wordでこれを覚えよう、と紹介しました。よくあるWordの解説書にはいろいろ書いてあります。大事なことは、自分が何かをする上で何を知れば良いのか、です。ところがそれはいろんなことを学んで、そこから問題解決に使えそうな道具や機能を選ばなくてはなりません。Wordの全機能を理解したとしても、それを実際の業務に効果的に利用できるかどうかはユーザ次第です。
もし上手く使っている(らしい)人が説明してくれるなら、それを自分にも試すことは有意義です。でも自分には合わないかもしれません。それで良いのです。
もしWordを使っているけどレイヤーの概念がなく、文字入力、画像挿入をしていて配置が上手くいかない、と感じているなら、レイヤーがどういうものかを知るだけでも上手く使えるようになります。何を知れば良いのか、が分からないから適切に学習出来ないということは多いのです。私がWordで覚えるべき7つは特別難しいことではありません。しかし何を知れば良いのかが分からなければ、それを学ぶことも出来ないのです。