Microsoft Word 差し込み印刷

Microsoft Word を利用している会社は多いです。しかし便利な機能を使う人はごくわずかです。今回は差し込み印刷について紹介します。

差し込み印刷とは？

Wordで決まった書式で、宛先、住所などを変更して複数の文書を作成したいとき、テンプレートから宛先など、個々に異なる部分だけを変更して作成する場合があります。それをExcelなどを用いてデータを用意し、一気に処理する機能です。
ハガキの宛名などを例に挙げられることが多いので業務では使うところが無いと感じる人もいます。実際には宛名にこだわる必要はないので、検査記録や成績書の発行にも使えます。

利用シーン

差し込み印刷はExcelなどのデータをWordの任意の場所に入れる機能です。Excelの表の1行(横のデータ)ごとに配置を決めます。住所録をExcelで管理している場合、そのデータを使って宛名ラベルを印刷して、封筒などに貼り付けて送るときに便利です。
差し込み印刷の説明では、住所録からの宛名印刷の説明を見かけますが、検査結果をExcelで管理すれば、それを差し込み印刷として検査記録や成績書で印刷することもできます。

利用するデータを決める

差し込み印刷は、Word文書の一部に指定した文字を入れるというだけです。しかしどれを差し込み用のデータとしたら良いのか、は案外難しいところです。また、Word文書とExcelデータ部分をどう作ったら良いのか？はなかなか考えにくいかもしれません。
分からないときはWordの書式から作成したら良いです。Word文書は見たままをそのまま書類に出来るのでイメージしやすいです。作ったWord文書の差し込みデータ項目をExcelで作ります。Excelデータは必ず1データ1行に作ります。データはExcel管理、書式はWord管理というスタイルです。

Excelでやればいいんじゃない？

いろんな書式をExcelで作る方々がいらっしゃいます。公共の公式機関もExcelでフォーマットを公開したりします。私もWordを使い始めた時、あまりの使いにくさにExcelで文書作成をしました。日本の文化？かもしれませんが、表を作成したがります。慣れないとWordの表作成は失敗しやすいです。そこでExcelを使ってしまうのですが、印刷用紙との幅調整が難しいことや、あるセルの幅を変更すると他の同列のセルにも影響する問題があります。
差し込み印刷の良いところは、データはExcelの行になっているので、データを元に分析しやすいです。差し込み時はExcelからデータをコピーしてくるので、ちょっと表記を変更したい時に簡単に直せます。ただし、元のExcelデータと同期していることが前提なら、根本的な修正はしない方が良いです。

とりあえずやってみる

理屈が分かれば差し込み印刷は簡単です実務で使えるシーンは多いはず。Excelでデータを管理して、Word書式で書き出す差し込み印刷を使ってみてください。使ってみれば自分に合うかどうか分かると思います。仮に合わなくてももともとの機能ですから金額的な損失もありません。仕事ならかなり便利で使える機能の一つです。