パソコンの使い方　業務への活かし方

パソコンの使い方、Word、Excelの操作方法は知っているのに仕事を効率化しようとしても、手書きの代わりか、ちょっとした計算をする程度で、あまり効果が出ないことはよくあります。どんなことをしたら業務効率は上がるのでしょうか。

イラストはMicrosoft Coplilotさんです。なかなか上手く描けません。

業務に慣れる、アプリに慣れる

会社に入り、パソコンで業務をこなします。データを入力したり、分析したり、文書を作ります。多くの場合、すでに書式や入力方法は完成しています。あとは慣れる程度。そんな状態なら、WordやExcelの使い方を覚えても、書式の変更はやらないし、新しく計算式を入れることもありません。だんだんと作業に慣れてくれば、少しくらい面倒でもそのまま使うことは多いです。

講習会で学ぶ

上司が張り切って講習会に行かせてみることがあります。Excelで学ぶデータ処理、のような講習会。講習会では講師が用意した架空のデータを使って VLOOKUP式などの使い方を学びます。会社に戻って何か出来るかな？と業務を見るものの、実際の業務と講習会の内容が違うので使えない、と考えてしまいます。講習会でやったことを自分の業務でそのまま使えることはありません。業務は受け取ったデータを効率よく加工するところがExcelなどパソコンの得意とするところです。計算式を覚えれば業務の効率化になるわけではありません。講習会では自分の業務にどう使えるかを意識すると良いと良いです。講習会のほぼ全てが役に立つことはないので、その中で１つでも使えれば良いし、使えなくても仕方ないと思うくらいで大丈夫です。

参考書で学ぶ

参考書の良いところは自分のペースで学べるところです。参考書だけ買って何もしなかった、ということもありますが。参考書も講習と同じく業務で使えないところがほとんどです。最後まで読んだけど役に立たなかった、ということもよくあります。読みながら、自分の業務を意識することは大事です。

ちょっとしたこと

大改革は不要です。ちょっとでも便利になれば良いのです。例えばExcelで今日の日付を入力するとき、[CTRL]+ ; で入力するだけでも良いのです。早いし間違えません。クイックアクセスツールバーによく使うメニューを組み込めば、メニュー階層を辿らないので早いです。ちょっとしたことの積み重ねは作業を速くします。難しそうな式を組み込むことも良いですが、すぐに出来ることはやれば良いのです。

テンプレートを使う

WordとExcelでは過去に作ったファイルをコピーして、別のことに使う場合があります。この方法はオススメしません。テンプレートを使うと便利ですが、使い方は別の機会に。
テンプレートを使った方が良いソフトにメールソフトがあります。特に業務で使っている場合は効果的です。業務でメールを使う場合、決まった形の内容が多いです。注文や問い合わせ、連絡、報告。そして送り先が重要です。数人に送ることが多いです。内容や送り先ごとにテンプレートを作成しておきます。決まった業務のメール作成はテンプレートを使います。そうすることで、宛先間違い防止、内容の過不足防止を実現できます。使っている人は少ないですが、ぜひ使ってみてください。