Microsoft Word 画像あれこれ

こんにちは。Microsoft Copilot にパソコンを含む絵を描いてもらうとほとんどMacになってしまいます😅 憧れがあるのかしら？
今回はMicrosoft Word で画像を扱うときにありがちな失敗と対策を取り上げてみます。

レイヤー

Wordなど、パソコンのワープロソフトを使うならレイヤーの概念は知っておいたほうが良いです。Wordの場合、正式にレイヤーについて説明がありません。そのためレイヤーの説明を見る機会は少ないし、そもそもレイヤーの概念を知らない人も少なくありません。

Word文書は1枚の紙に文字、画像、図形が詰まっているのではなく、何枚もの透明なシートに書いたものを重ねているイメージです。それぞれの透明シートがレイヤーです。どのレイヤーが上か下か、どの文字、画像、図形がどのレイヤーにあるのかを意識します。

ただし、これは作業上の概念であって、内部処理としてはレイヤーでは無いのかもしれません。そうであっても作業上は便利なのでレイヤーをイメージしても良いです。

レイヤーの種類

Wordのレイヤーは図のようになっていると考えています。Microsoftから公式に無いので私のイメージです。他の人は若干違うレイヤーを定義しています。

背景

一番後ろに「背景」があります。業務用の文書作成では「透かし文字」として「社外秘」などを大きな淡い文字を入れる場合があります。一番後ろにあるので、他の文字や画像の表示を邪魔しません。

ヘッダー・フッター

全ページに文書タイトルやページ番号を入れるなどの目的で使われます。本文などとは別のレイヤーですが、基本的に重ねて使わないのであまり気になりません。ヘッダーを使わずに全てのページの最初に同じ文字を入れる人がいます。結果的には同じ仕上がりになりますが、全ページに入れることが面倒だし、編集すれば位置がズレるかもしれません。ヘッダー・ふったーはいい上手く使いましょう。

図形・本文

多くの文書では理解を促進するために画像や図形を利用しています。画像と本文を適切な位置に配置するには画像や図形の設定を理解していないと上手くいかないことがあります。画像と本文の位置関係の設定、図形の前後のレイヤー、その間にある本文のレイヤー、画像と図形のグループ化を理解することで適切に本文と画像・図形を配置できます。また、文書を改訂するときも適切に設定してある画像ならば効率よく編集できます。設定が作りっぱなしのような状態では、編集で本文が改行されたりするだけで本文と画像の位置がメチャクチャになったりします。

ページ罫線

各ページの周りを枠で囲むことを好む組織があります。それを実現するために表を使って、表の中に本文を入れてある文書があります。実際に作業してみると、表の中に文字や画像を入れるため、通常の作業以上に上手くいかない作業が増えます。背景設定のページ罫線を使うことで、通常の本文、画像挿入を行ってページごとに外枠を入れることができます。ただし、実際に表で外枠が作られた文書から表を外すのは大変かもしれません。良い方法が見つかったら紹介します。なければ、別ファイルを作ってコピペが良いかもしれません。

組織の知識とすること

画像と本文について、簡単に仕組みを紹介しました。他にもいろんな便利機能で効率的に作業を進めることができます。そのためには、作業方法を組織の知識として共有する必要があります。仕組みや設定方法を知らない人は設定することは出来ませんし、その後に改訂作業をする人は上手く設定されていないファイルを編集するのは大変になります。Wordの全ての機能を知る必要はありませんが、組織として共有できれば飛躍的に文書の作成、編集効率は上がります。ぜひ、組織で知識の共有を行いましょう。