無意識に誰もがプロジェクトマネージャー？？

こんばんは、本日も皆様お疲れ様でした。

徐々に町に人にが増えてきて活気が戻ってきたことはうれしいですが、まだまだ完全復活という感じではないので気を引き締めて頑張りたいと思います。

さて、本日はシステム・ツールなどお話しではなく、システム導入支援する立場から導入プロジェクトの成功と失敗について記載しますね。

私は、職業柄業務改善やシステム導入支援、一部経営コンサルと多岐に渡ってお仕事をさせていただいております。(何でも屋みないになってますが・・・笑)そういった中で、実際にシステム導入・業務改善・新規事業立ち上げなどの各種プロジェクトに関わり、自身もプロジェクトマネージャーの国際資格を取得して仕事に役立てたりしています。

そういった中、成功・失敗と一概には言えませんが、リアルな実態を記載してみようかと思いました。この記事を参考に、自社のプロジェクト推進に役立ててもらえば幸いです。

そもそもプロジェクトとは、システム導入などに関してものだけではなく、全業種・全員が常に関わっているものだと考えます。試験的な言い方では、「プロジェクトとは、独自のプロダクト、サービス、所産を創造するために実施する、有期性のある業務である。」

というように定義されております。つまり、何か決まった成果(プロダクト・サービス・所産)があって、それを実現する為に行動(実施)し、いつまで(有期性)に達成しなくてはいけないということはすべてプロジェクトであると言えます。なので、新卒の方が忘年会の計画を立て準備するのもプロジェクトですし、システム導入も業務改善もすべて成果が決まっていて、いつまでにリリース(完了)が決まっていて、一人または複数人で行うこともプロジェクトです。意識していないけどみんな(職業問わず)プロジェクトを遂行していると言えるのではないでしょうか。

ここでは、私がPMとして対応したプロジェクトで成功した、失敗したときに一貫していたことを実体験からまとめてみます。

◆プロジェクト成功の為～その１～

プロジェクトの目的・成果物、意義を参加者全員が共有できているか？　　これは、当たり前に思う方もいるかと思いますが、現場では以外とこれができていないです。例えば、私も１メンバーとして参加したとき、取りあえず関係者というこで、重要ポジションではないけど参加メンバーに勝手に入れらえていて、打ち合わせ開催日程の連絡があり、他の参加メンバーに「どういったプロジェクトなの？何のためにやるの？」と聞いても、その方も良くわからない言われ、ますます不安になった気持でした。こうした状態で参加をしても、やることはわかっても本質が理解できておらず、自分のやっていることが誰の為、何の為、どこにつながっているのかがさっぱりわからず、取り敢えず実行しているという状態で、やる気が段々低下し、ゴールがイマイチ見えない為、いつ終わるんだろうという消化試合的なモチベーションでパフォーマンスも上がらない状態でした。これをしっかりメンバーが理解して役割を実行していれば、質も上がり、納期も早まり成功に導く可能性が非常に高まると考えます。そのためには、プロジェクト開始前に、プロジェクト憲章・キックオフミーティングを行うなどして、参加全員のスローガンみないなものを立てて、目的・行動指針・達成したときメリット、達成できなかったときのデメリットを明確にして共有すると、メンバーが同じ方向にベクトルが向き、ゴールまでの最短距離を全員で考えながら主体性をもって活動してくれる一助になると考えます。

◆プロジェクト成功の為～その２～

各メンバーの役割とその活動進捗を定期的に確認することはできてますか？これも当然と思われるかもしれませんが、実態の現場としては最初に決まった役割や責任を決定するのですが、プロジェクトが進むに連れ段々とその役割が横断的になり、できる人ができない人をフォローしはじめ、役割と責任が良く分からなくなり、フォローしてもらった方は、まるで自分の仕事ではなかったように当事者意識が無くなり、問題が発生したときになぜかフォローしてあげた方が責任を負うなんてことがあります。理不尽だなぁと思うところですが、意外と上記のようなことが現場では起きていると感じます。特にプロジェクトという意識を持たず、日常業務の延長線上のようなイメージでスタートする、「その１」で記載したことができていないとこういった状況になるケースは多いです。そういったことを未然に防ぐためにも、プロジェクトマネージャーは、役割と責任を常に意識して、各メンバーの進捗や状況を把握して、コミュニケーションを取ることが最重要であると考えます。そんなことないと言われるかもしれませんが、多くのプロジェクトマネージャーは、こういったことを忘れ、全体的に予定通りに進んでるように見えて実際に起きている事実を見ずに、トラブル発生につながってしまい、その時には既に元々の役割や責任範囲が複雑になってしまって、整理するための無駄な時間が発生してしまうなんてことがあります。

他にも重要なポイントはありますが、今日の記事ではここまでにして、明日以降に記事をアップしていきたいと思います。私も新入社員の時に、忘年会の幹事をやらされたとき、５０名くらいの規模で開催をしましたが、先輩から毎年の恒例ということで、場所や出し物をそれとなく考えてプロジェクトを進めましたが、忘年会を開催する目的や意義、各メンバーの準備状況など片手間で確認していたら、当時の上司から無茶苦茶怒られました。当時は意味がわからなかったですが、今思えば、忘年会は文化的なものではありますが、新卒としては最初の大型プロジェクトだと思うようになりました。誰が参加し、どなたに乾杯の挨拶をしてもらうのか、店などはお偉いさんの趣味嗜好もあるので、誰に確認しておいた方が良いか、などなど調整事項が結構あり、プロジェクトマネージャーに必要なスキルや業務が詰まっていました。関係者とのコミュニケーション・事前準備、進捗管理、キーマン、影響と関与度など、内容は違えどやっていることはプロジェクト推進に必要な業務と精通しているなと思います。

※今も宴会の幹事とは苦手ではありますが・・・

長々と書いてしまい申し訳ありません。また続きを記載していきます。本日はこれで失礼します。