業務マニュアル作成に気を付けたい、３つのこと
どうも、定時で帰りたい人です。
前職が超絶ブラック企業だったため、人の出入りも激しく、パート・アルバイトへの指導をそれなりに経験してきた私。
歴史が古い癖に手書きですら業務マニュアルがろくになかった前職の会社。
新人指導だけでなく、一度指導した人たちも少し期間が開いてしまうと作業内容を忘れてしまって何度も何度も同じことを口頭で繰り返すことも多々ありました。
「何度も言うのもめんどくさい」と思って、在籍期間約４年の間に何十種類ものマニュアルを作成してきた過去があります。
そんな私が、パート・アルバイト向けにも業務マニュアルを作成していたときに気を付けていたことを紹介します。
できるだけ紙1枚分にまとめる
いろいろ説明したいことが多い場合ってどうしてもありますよね。
でも、多くの人は内容が多すぎると読むのを諦めて口頭で聞いてきます。
「うるせえ、読めばわかるだろ！？」と言っても「わかんなーい」と毎度貴方に聞いてくる羽目になります。
それでは結局マニュアルを作った時間が無駄になります。
なので、できるだけ情報はコンパクトにするのが理想。ですます調ではなく、だ・である調がいいでしょう。
ただ、図解やスクショを載せたりする場合は、紙１枚はどうやっても無理なので、目安としては、文章部分は紙１枚分が理想です。
どうしても量が多くなる場合は、何種類かに分ける
そうは言っても、紙１枚になんかまとめられるか！ということも多々ありますよね。
そういうときは、「作業の目的や準備部分」で１枚、「実際の手順」で１枚、「補足事項や例外の説明」で１枚など、ひとつひとつが長くなりすぎないように工夫するといいでしょう。
箇条書きにする
細かく説明したい！と思うとどうしても文章も長くなりますよね。
ですが、文章が長い場合も多くの人は読むのを諦めます。
なので、箇条書きにして一つの文章を短くし、細かい説明が必要な場合はさらに小さい項目を作って箇条書きにするといいでしょう。
①、②……と数字付きの箇条書きにすると順序もわかりやすいですね。
主語はしつこいくらいに毎度入れる
例としては
×「書類をコピー機で1枚印刷し、それを封筒に入れます」
〇「書類をコピー機で1枚印刷し、コピーされたものを封筒に入れます」
嘘みたいな本当の話ですが、「それ」っていうと、人によっては「原本を封筒に入れればいいの？コピーしたものを封筒に入れればいいの？」と迷います。
私が指導してきたパート・アルバイトさんたちはそんな人たちばかりで、こちらとしては「それって普通に考えたらコピーした方を入れるでしょ！？」と思うものでも、能力が低い人や社会人経験の少ない人はこちらが意図しない方を封筒に入れてしまうことが多々あります。（あくまで例えですが）
もしくは「それってどれだ？」と悩む時間が異様に長い人間もいます。
逆にいれば、先んじて「それ」という曖昧な表現を潰し、明確にすることで「作業者が少しでも迷う時間を減らす＝作業効率が高くなる」ことを実現できるわけです。
できればしつこいくらいに主語は明確にする
上記例をよりよくするには、
×「書類をコピー機で1枚印刷し、それを封筒に入れます」
〇「書類をコピー機で1枚印刷し、コピーされたものを封筒に入れます」
◎「コピーしたい書類をコピー機で1枚印刷し、コピーされたものを封筒に入れます」
文章が長くなりすぎたり、わかりづらくなる場合は一概にも言えませんが、できるだけ曖昧な表現は明確なものに置き換えれば、どんな作業者にも対応でき、作業者が迷う可能性を減らせます。
参考にした書籍
最初は我流でマニュアルを作成していましたが、特にパートさんたちにはなかなかマニュアルが浸透しなかったため、テクニカルライティングの本を読み始めて作成してみると、パートさんたちにも好評いただけるマニュアルが作れるようになってきました。
私が実際に読んだのは、以下の2冊です。
いかがだったでしょうか？
紹介したテクニカルライティングの本を読むとまた違うかもしれませんが、最低限上記の３つを押さえるだけでも、わかりやすいマニュアルが作れるのではないでしょうか？
ぜひ参考に、皆さんも業務マニュアルを作って仕事を楽にしていってくださいね！