[これを理解すればどんな承認フローも作成可能]様々なパターンを含んだ承認フローをPower Automateで作成する手順(多段階・リマインド・否決後再申請・メール通知など)

Power Automateで承認フローを作成する手順をできるだけわかりやすく説明します。

■更新履歴
2024/3/14：「変数「確認者Claims」への後続のアクションで必要となる確認者情報を格納」の章に「作成」アクションの追加手順を追記しました。
2024/1/31：「[購入者様の質問による実装方法④の追加補足]確認者や承認者を複数選択可にしない場合」を追記しました。

作成する承認フローの仕様は下記です。
様々なパターンの仕様を含めたため、下記の手順を理解して応用すれば、大体の承認フローを作成できると思います。

＜作成する承認フローの仕様＞
■申請情報の管理
・申請情報はSharePointのリストで管理する
・リストの列は、下記。（1段階目を確認者、2段階目を承認者とする）
　件名、内容、申請者、確認者、確認者ステータス、確認者コメント、承認者、承認者ステータス、承認者コメント
・申請操作はSharePointから実施する
・申請した本人のみリストの情報を編集できる、閲覧は全員できる
・グリッドビューから申請者が承認ステータスを編集できないようにする
■承認段階
・2段階承認のフローにする
・承認者コメントをリストに残す（過去のコメントも上書きせず履歴として残す）
■1段階目の承認の動作
・申請者が確認者を選択する
・確認者は複数設定できるようにする
・いずれか一人が承認すると、2段階目の承認者へ回送される
・いずれか一人が承認すると、他の確認者へ承認された旨をメール通知
■2段階目の承認の動作
・承認者は、固定のメンバーにする
・承認者は複数設定できるようにする
・全員が承認したら承認扱いにする
■否決時の動作
・否決後も途中から再申請可能にする（1段階目が承認済みなら2段階目から)
■リマインド機能
・定期的に確認者、承認者へリマインドメールを送る（4パターン）

本記事の内容

【1章】では、SharePoint関連の手順について説明します。

初心者にもわかりやすく記載しています。
SharePointの手順はいらないという方も、有料部分の記事のレベル感を確認してもらえればと思います。

【2章】は、2段階承認フローの作成手順です。
3章以降は、【2章】で作成したフローをベースに説明します。

【3章】は、確認者が承認した際に、他の承認者にメール通知する処理を追加する手順を説明します。

【4章】は、定期的にリマインドする処理をいくつかのパターンで説明します。
各パターンの特徴は下記です。

使い方（完成イメージ）

申請ページで「新規」をクリックします。

必要事項を入力して、「保存」をクリックします。

作成した申請情報にチェックを入れて、「自動化」→「〇〇承認フロー」（作成したフローの名前）をクリックすると、フローが実行されます。
※実行後、右側に確認画面が表示されるため、確認して実行します。

申請情報は、下記のようなイメージになります。

【1章】SharePoint関連の手順

Power Automateのフローを作成するための事前作業となるSharePoint関連の手順です。

SharePointリストの作成

申請情報を管理するためのSharePointリストを作成します。

いろいろな作成方法があるかもしれませんが、ここではSharePointのトップページから作成することを想定して説明します。

自身の管理するSharePointのトップページから「新規」→「リスト」をクリックします。

「空白のリスト」をクリックします。

「名前」などを入力して、「作成」をクリックします。

作成後は下記のようになります。

次に、下記の列を設定します。一つ一つ説明します。

「件名」列
「タイトル」→「列の設定」→「名前の変更」をクリックします。

名前を"件名"に変更し、「保存」をクリックします。

「内容」列
「列の追加」→「複数行テキスト」→「次へ」をクリックします。

「名前」に"内容"と入力し、「保存」をクリックします。

「登録者」列
「登録者」は申請者のことですが、既定の列を活用します。
これまでと同じように「列の追加」をクリックし、
下図の「列の表示と非表示を切り替える」をクリックします。

「登録者」にチェックを入れ、「適用」をクリックします。

「確認者」列
これまでと同じように「列の追加」をクリックし、
下図のように「ユーザー」→「次へ」をクリックします。

「名前」に"確認者"と入力します。
複数の確認者を設定できるようにするため、「複数選択を許可」にチェックを入れます。
必須入力にするため、「この列に情報が含まれている必要があります」にチェックを入れます。
「保存」をクリックします。

「確認者ステータス」列
これまでと同じように「列の追加」をクリックし、
下図のように「テキスト」→「次へ」をクリックします。

「名前」に"確認者ステータス"と入力し、「保存」をクリックします。

「確認者コメント」列
これまでと同じように「列の追加」をクリックし、
下図のように「複数行テキスト」→「次へ」をクリックします。

「名前」に"確認者コメント"と入力し、「保存」をクリックします。

「承認者」列
これまでと同じように「列の追加」をクリックし、
下図のように「ユーザー」→「次へ」をクリックします。

「名前」に"承認者"と入力します。
複数の確認者を設定できるようにするため、「複数選択を許可」にチェックを入れます。
「保存」をクリックします。
※確認者とは違い、「この列に情報が含まれている必要があります」にはチェックを入れません。申請の時点では承認者は空欄のためです。

「承認者ステータス」列
これまでと同じように「列の追加」をクリックし、
下図のように「テキスト」→「次へ」をクリックします。

「名前」に"承認者ステータス"と入力し、「保存」をクリックします。

「承認者コメント」列
これまでと同じように「列の追加」をクリックし、
下図のように「複数行テキスト」→「次へ」をクリックします。

「名前」に"承認者コメント"と入力し、「保存」をクリックします。

これで列の作成は完了です。下記のようになります。

SharePointリストの入力画面の変更

SharePointリストの入力画面は、作成したすべての列を入力できてしまいます。このままですと、申請者が承認者ステータス等を自由に操作できてしまうため、入力画面の設定を変更します。

「新規」をクリックして入力画面を表示します。
そして、右上のアイコンをクリックし、「列の編集」をクリックします。

「確認者ステータス」「承認者」「確認者コメント」「承認者ステータス」「承認者コメント」のチェックを外し、「保存」をクリックします。

下記のように、申請者に入力・修正してほしくない項目は非表示になります。

SharePointリストの設定変更

下記の仕様を満たすようにSharePointリストの設定変更を行います。
・申請した本人のみリストの情報を編集できる、閲覧は全員できる
・グリッドビューから申請者が承認ステータスを編集できないようにする

SharePointリストを表示している状態で、右上の歯車アイコンをクリックし、「リストの設定」をクリックします。

「詳細設定」をクリックします。

「作成/編集のアクセス権」で「ユーザー本人のアイテム」を選択します。
※読み取りも申請者のみに表示させたい場合は「読み取りアクセス権」の方も選択します。

同じ画面の「クリックプロパティの編集」で「いいえ」を選択します。

なお、グリッドビューとは、下記のことです。
Excelのように表形式のまま編集できる機能で、これがあるとすべての列を編集できてしまうため無効化します。

設定変更が終わったら「OK」をクリックします。

これでSharePoint関連の手順は終了です。お疲れ様でした。

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