ユーザー同士でつながる・学ぶ・楽しむ！チームスピリット 関西ユーザー会
2024年10月18日、ユーザー同士がつながり、悩みを共有しながら、チームスピリットの活用方法を教えあったり、組織成長について学び合ったりする場として、「チームスピリット 関西ユーザー会」を開催しました！
当日は約30名の人事労務、IT・情報システム、経理のご担当者さまに参加いただき、トークセッションや懇親会での交流を楽しんでいただきました！
このNoteではトークセッションのご登壇ゲストである塩野香料さま、バルテス・ホールディングスさまの活用事例をご紹介します。
バックオフィス改革に挑戦する塩野香料さま
塩野香料さまからは3名の方にご登壇いただきました。
・人事総務部 人事総務Gr 小林さま
・経営管理部 経営管理Gr 森川さま
・経営管理部 情報システム部 枝木さま
同社は、1808年（文久５年）に薬種問屋として創業した歴史ある総合香料メーカーです。1908年に主業を香料に転換して以来、食品香料や香粧品香料を中心とした製品、サービスを提供されています。
“バックオフィス改革への挑戦”をテーマに、200年以上の歴史と伝統を持つ同社が、アナログ体質からの脱却を図り、「データの見える化」「予算管理のデジタル化」に取り組んだ事例をご紹介いただきました。
改革は、まず「データの見える化」に着手することから始まりました。
以前までは、勤怠データのリアルタイム集計ができていませんでした。
社員からの残業時間・年次有給休暇に関するお問合せに労務担当者がデータを調べて回答をすることで、作業効率が低下していたことが課題でした。
この課題を解決するため、残業時間や年次有給休暇などの勤怠データを、個人用・部門用・全社用の3種類のダッシュボードにまとめました。
社内からの問合せは、Salesforceで社内FAQを作成することで、従来の回答までにかかる作業時間を削減しました。
つぎに「予算管理のデジタル化」の取り組みついて紹介します。
従来、予算使用に関する規定や承認フローが整備されておらず、申請から承認まで自由度が高い状況でした。そのため、全社的に予算コストへの意識が低いことが課題となっていました。
そうした状況を改善すべく、2024年からチームスピリットの稟議機能を活用することにしたそうです。
稟議を活用するメリットの1つは社内ワークフローを作成するにあたって、「細かい条件設定が可能」となることです。
申請種類に応じた金額上限や申請種類に応じた入力項目の分岐、申請内容による承認フローの分岐などを、整備した規定に沿って設定することにより、例えば、経営陣であっても規定に沿わない予算申請ができなくなりました。
現在では、社員の予算に対する意識も高まり、経営基盤の強化に向けた土台が整いつつあるそうです。
枝木さまのもとには社員からの新たなシステム実装の改善要望も多いため、日頃から知識・技術のキャッチアップがかかせないとのことでした。
これからも塩野香料さまの「バックオフィス改革への挑戦」は続きます！
上場後に社員数が2.8倍に！社員は増えても手間は減らすバルテス・ホールディングスさま
バルテス・ホールディングスさまの活用事例をご紹介します。
【ご登壇者】
・情報システム部 溝端さま
同社は、ソフトウェアテストをメインとした品質向上支援サービスを提供しているIT業界におけるリーディングカンパニーです。上流工程における品質コンサルティングや体系的なテストエンジニアの教育プログラムを強みとされています。
「社員は増えても手間は減らす！『自動化・効率化』による業務改善」をテーマに、令和初の上場企業である同社が事業成長を進める中で実際に取り組んだ内容とその成果についてお話しいただきました。
2018年上場後に社員数が288名から801名に急増し、2.8倍の規模となりました。この社員数の急増が基幹システム（人事給与・プロジェクト管理・財務会計）と勤怠・工数管理システムを刷新するきっかけとなりました。
同社は2021年から本格的に2つのシステムを刷新し、３つの取り組みを実行しました。
システム間での自動・半自動連携の実装
勤怠・工数・経費の月次締めタイミングで抜け漏れ・チェック・修正作業を最小限にする仕組みづくり
Salesforceモバイルアプリの活用
この２つのシステムの選定ポイントは社員・組織情報やプロジェクトコード・契約先などのマスターデータの手作業が重複して発生しないよう、自動・半自動で連携できることであったと溝端さまは語ります。
チームスピリットの紹介があったと語る溝端さま
チームスピリット導入後はメールアラートや日次レポートといった自動機能を活用することでバックオフィス業務の改善効果がでているとのことでした。
結果、「勤怠・工数・経費の月次締めタイミングで抜け漏れ・チェック・修正作業を最小限にする仕組みづくり」ができたことで、従来の作業時間を10時間 / 月 短縮することができたと話します。
社員の遵守意識を高める工夫をしている
Salesforceモバイルアプリの活用により、プロジェクト常駐先で働く社員も、デバイスや場所に制限されることなく、モバイルで勤怠打刻や各種申請ができるようになりました。
そのため、社員からの評判も良く、利便性が向上したとのことです。
同社は中期経営計画ビジョン、ミッションとして、「人に依存しないビジネスモデルの強化」を掲げ、これからもバックオフィス改革に挑戦し続けています！
「チームスピリット 関西ユーザー会」のダイジェスト版については、チムスピParkをぜひご覧ください。
チムスピコミュニティについて
チームスピリットではユーザーさま同士のつながりや相互支援できる場として、ご契約中のユーザーさまを対象に『チムスピコミュニティ』を開設しています。
Slack上でバックオフィスに関するお悩みを相談したり、活用アイディアを提案したり、ユーザーさま同士でコミュニケーションをとることができます。
日々の業務に役立つコミュニティですので、ぜひ、ご契約者さま専用ポータルサイトのTS Circleの参加ページへアクセスください。
一緒にコミュニティをつくっていきましょう！
