「広報の現場」第11回！ ～苦悩と冷や汗の連続…従業員と役員の意見交換「タウンホールミーティング」を開催しました～
はじめに
こんにちは！トヨタコネクティッド（TC）広報の谷口です。
今回もTC広報による「広報の現場」マガジンをお届けします！
少しでもTCに興味を持っていただけたら…という思いで綴っております。それでは本題いってみましょう！
従業員と役員の距離は近い？遠い？
おそらくどの会社でも、組織規模の大小はあれど「従業員と役員の間」には距離を感じてしまう方が多くいらっしゃると思います。
従業員目線では「自分なんかが役員の方に声なんてかけられない」と思ったり、「どんな話をしたらいいのか分からない」と感じたりしないでしょうか？（以前も私はそう思ってました）
ですが、TCにおいては役員の皆さんは非常にカジュアルに接してくださいます。広報という役割にいると社内イベントなどでご一緒する事がありますが、気さくに声がけいただいたり、何気ない会話でも乗ってきてくださったりと距離を感じないフレンドリーさがあります。
自分は業務で接する機会があったから得た経験でしたが、「こういう機会がもっとあれば他の従業員の方も、もっと役員を身近に感じられる組織になるのでは」と感じたものでした。
「TCタウンホールミーティング」の企画がスタート！
そんな中、創立24年目を迎えるTCのフィロソフィーや従業員が作り上げたイズム・カルチャーを改めて確認し、従業員と役員の間でディスカッションを通して理解を深めるイベント「タウンホールミーティング」の企画が立ち上がりました。
社内の縦の距離が近くなる機会がやってきたのです！
我々広報はイベント担当として各種準備を進めて行く事になり、自分も担当の「イズム・カルチャー」に関するコンテンツを準備する事になったのですが、これが苦悩の連続でした。。。
イベントでのコンテンツを社内有志と共に作成
自分の担当はボトムアッププロジェクトとして生まれた「イズム・カルチャー明文化プロジェクト」のメンバーを中心にコンテンツを用意する事でした。ただ、有志で構成されているメンバーを集めて進め方を決めるだけでもとても苦労しました。。。
30名近いメンバーとの定例会。意見もまとめられず、会議のリードもままならない未熟な進行で、いや〜な冷や汗をこれでもかとかく日々。進みが悪く、上司のサポートをもらいながら方向性を定め、最終的に発表コンテンツ・発表者（これもメンバーから選抜で決定しました）を用意することができたのですが、本当に「どうにか用意ができた、、、」という感じでした。慣れない自分を多くのメンバーが支えてくれた事に感謝しきりです。
また、準備全体を通して上司や他の参加メンバーから感じたのは、「より良いものにしたい！」という強い思いを持つことの大事さでした。
これまでWeb制作などを行ってきたので、プロダクトに対しての「想い」は持ってきたのですが、慣れない事をやっているうちに大事なことが見えなくなっていたと気づけました。
強い思いを持って事にあたれば、周りの人たちも助けてくれるし、一緒に目標を追いかけてもらえる。今後の活動でも大事にしたいと思いました。
活発・闊達な意見交換、社内の壁を取り払え！
そうして迎えたイベント当日。
プログラムは役員によるTCのフィロソフィー「限りなくカスタマーインへの挑戦」についての説明からスタート。創業の歴史も交えて従業員に丁寧に説明され、続くTCイズム・カルチャーについては、一緒にコンテンツを考えてきたプロジェクトメンバーが堂々としたプレゼンテーションで説明を行ってくれました。個人的には無事に終わって一番ホッとした瞬間でした。
説明パートが終了し、メインのディスカッションに進むとそれまで神妙な面持ちで聴いていた参加者も各々、社歴や部署に関わらず活発な意見交換を行なっていました。
チーム分けされた従業員内で、フィロソフィーやイズム・カルチャーについての質問をまとめ、各チームから役員へ質問。役員がそれに答える形で進行したのですが、非常にバリエーション豊かな内容の質問が続々と寄せられました。質問者の方の積極的に「会社のことを知りたい」という強い姿勢に驚きを感じ、また役員からの澱みない明快な回答に納得したりしているうちに、会場にいる全員が真剣に考えている姿に自然と「一体感」を感じました。
イベントの準備中は必死ながらも、「これで社内に少しでもディスカッションが生まれてくれたら…」と考えていたのですが、そんな自分の小さな考え以上に皆さんが議論している場が目の前にあり、感慨もひとしおでした。
私たちTCのイズムは「情熱を燃やせ、一歩踏み出せ、壁を壊せ」というものですが、今回のイベントを通して従業員と役員、また組織の壁も少しは壊せたのかな？と思いました。
社内にもっとコミュニケーションを
人数が増え、規模が大きくなると普段接する事がない従業員も増えてきますが、今後もこうしたイベントを通してより社内のムードや従業員間のコミュニケーションが増えるような取り組みを増やせたらと思います。
また、別のイベントの活動もご報告できるように、強い思いを持ちながら、冷や汗をかきつつ頑張りたいと思います！
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