ビジネスデザイン室で交流イベントを開催したら、みんなで一歩前に進めた話
こんにちは、トヨタコネクティッド XD（エクスペリエンスデザイン）部のTak Mazmotoです！
近ごろはモビリティ関連サービス案件のPMを担当しています。
さて先日、ビジネスデザイン室の交流ワークショップイベントとして、室に所属するデザイナー、リサーチャー、エンジニア、マネージャーなどが初めて一堂に介したイベントが開催されました。総勢30名超が業務を超えて、新しい発見あり、初めてのコミュニケーションありのわきあいあいとした時間を過ごしました。
今回は、実施内容を振り返りつつ、「メンバー間でどのように共通点を作るか」を意識したイベント設計のポイントについてお伝えしたいと思います。そのときの様子や所感などをお伝えしてきたいと思います。
交流イベント開催のいきさつ
ビジネスデザイン室では、事業成長に伴いメンバーが急増している一方、「業務の関わりがないメンバーとのコミュニケーションが限定的になってしまっている」という“組織にありがちな成長痛”の声があがっていました。
そこで、業務上では接点を作りづらいメンバーと交流するきっかけに、室のメンバーが勢ぞろいするオフサイトイベントを開催することに。
実行委員として私をはじめ、実際に「もっと他のメンバーと交流したいなあ」と感じているメンバーで企画を練りました。
課題感「知らないと、分かろうとしづらい」
企画の手始めに課題感を棚卸ししていくと、「なぜ同じ組織にいるにも関わらず、他のメンバーと関わりづらいづらいのか」というシンプルな問いに直面。
業務がリモート中心というのはあるのかもしれませんが、冒頭の“コミュニケーション限定的になっている問題”は今に始まったことではなく、これまでにもConfluence（社内向けのwiki）上に自己紹介ページを掲載するなどいくつかの取り組みがなされていました。そこで今回は、「そもそも相手の“人となり”を知らないと、分かろうとする一歩を踏み出しづらいのでは」と仮置きし、格式張らずに、楽しくお互いを知り分かり合える場のデザインを試みました。
「共通点を生み出す」アクティビティデザインのポイント
実行委員メンバーでこんなアクティビティ面白そうだよね、こんな話材があれば盛り上がりそうじゃない、こんな流れにしてみたらどう、などさまざまなアイデアを発散し、最終的に以下のアクティビティに収束。自然に対話が生まれるものを中心に、気軽に参加してもらえそうな仕掛けをちりばめました。
意識したのは、企画メンバーが「入社当初にあったらいいなと思えるかどうか」「会話だけでなく、共通のワークができるよう工夫する」という観点です。
例えば、以下のプログラムを実施しました。
■はじめましてメンバーでの「共通点探し」
チーム内で自己紹介しつつ、全員の共通点を発見していくプログラム。最後に発表し、最も“ユニーク”な共通点を見つけたチームの勝ちとしました。
メンバー同士の質問力が物をいうプログラムです。
ありきたりな共通点では勝てないので、お互いが相手を具体的に掘り下げてもらうことを期待しました。
■身体性を組み込んで楽しむ「ペーパータワー」
こちらは共通の作業を通じて、お互いの特徴などを知ってもらうためのプログラム。A4用紙を使って、時間内にできるだけ高いタワーを作ったチームの勝ちにしました。
方針決めや役割分担などが命運を分けるため、何より協力プレイをしてもらうことを期待。
■テーマカードを使った「チームコラボレーションセッション」
チームの歓談タイム。昔流行ったアンゲーム的なカード（例えば「あなたのお気に入りの時間は何ですか」「今最も受けてみたいサービスを教えてください」などのテーマが記載されたもの）を準備し、席もシャッフルして自由に歓談してもらうプログラムです。
ここに食事などを加えて、全体として自ずと会話が生まれるような流れを意識しました。
当日の様子
企画メンバーの想いは通じたのか…？！当日の様子をご覧ください。
初対面同士の方も多かったのですが、会話から徐々に自然な交流が生まれるようプログラムの組み方を工夫していたこともあり、チーム対抗プログラムでは瞬時に団結し、楽しく協力しながら全チームがナンバー1を目指していました。
歓談タイムでは「●●案件のときはありがとうございました！」など、日々の感謝を直接伝えられている声が飛び交いました。
「はじめて社風がわかり、この組織に属している実感が沸いた。多様なバックグラウンドをもった方や面白い方がたくさんいてうれしい」といった感想を直接伝えてくれた方もいました。
個人的には部長の締めのあいさつ中にBGMが止まってしまい、場がシーンとなってしまっていたときに冷や汗をかきましたが、後から聞くと誰も全く気にしていなかったようでよかったです。笑
交流の起点がうまく活用された
実施後アンケートがこちら。
今回は「相手を知ること、共通点を見出すこと」にフォーカスを当て、“ゆるくつながれる場”をつくることで好評いただけたのではないかと思います。次回は少し具体的に個々の仕事に対する思いや、得意なことなどを分かり合える場づくりができればと思います。
イベントを振り返って
私自身もプログラムにいち参加者として参加したことで、本当に多様なメンバーが多く、もっと皆が混ざり合えば、さらに面白くなりそうなポテンシャルを秘めた集まりであるとひしひし感じました。何より場の雰囲気や参加者の表情から、今回のような機会がお互いをわかろうとする初めの一歩としてよいきっかけになると実感を持つことができました。
私自身、入社したばかりで企画を練るうえで手探りの部分もありましたが、実行委員メンバーはじめ多くの方々に助けてもらえたことで、終わってみたらたくさんの方々と知り合うことができよかったです。まだまだ面白くなるビジネスデザイン室、次回はまた違った企画を催してみたいと思います！
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