ファシル、ギジル、キメル
こんにちは。
生産性にちょっとこだわるTayutoです。
スキをしていただた皆様、フォローしていただいている皆様、いつもありがとうございます。
以前、無料の会議診断に関しての記事を書きました。
周囲の反響も良かったので、今回はその続編をちょっと記してみようと思います。
タイトルを見てピンときた方、ちょっとピンとこない方、いるとは思うのですが、私が多くの会議を見てきて思うことです。
ファシリテーターと意思決定者
規模は様々あれど、最低限、会議にはおおよそ以下の役割が必要ですよね？
ファシリテーター（≒司会進行役）
議事録係（≒書記）
意思決定者
この他には、タイムキーパー、オブザーバー（傍観者）、プレゼンター（発表者）がいたり、いなかったりします。
細かい役割分担や、いろいろな会議の形などは、他の方の良質な記事にお任せするとして、タイトルにある事に集中してお話しをします。
まず大きなルールとしては、ファシリテーターと意思決定者は同一人物ではダメという大前提があります。
ファシリテーションの大切なポイントには『中立性』がありますよね？
公平な立場で場を回す、仕切る。
小さい声も大きい声も同じように扱う必要があります。
年長者や役職に忖度、なんてあってはいけませんよね。
そんな中で、意思決定者がこれを兼ねるのは、これがまた、なかなか大変なんです。
自分自身と全く反対の意見を受け止め、場で展開していき、良いモノであれば、それを採択する。
なかなかできないと思いませんか？
意思決定者が抱えている意見に引っ張られた議論になってしまう事は想像に難くないと思います。
多数決を取らなければならないような場面で、それを行わない、なんてことも。
なので、ファシリテーターと意思決定者は同一人物ではダメなんですね。
ここでいう会議は、『何かを決める』会議なので、連絡や伝達を目的としている会議は含まれないことだけ添えさせていただきますけれど。
ファシテーションと議事録を一人が請け負う
私の体感ですが、参加、傍観した２割弱？ほどの会議では、ファシリテーターが議事録係を兼務してました。
この大きなメリットは、議事録がブレないという事です。
後で見直さなければならない、または会議に参加していないメンバーに回覧する必要があるモノがブレていたら、とても大変です。
それをこのスタイルだと、絶対にブレたモノになりません。
なりようがないんですね。
スキル的には、喋りながらタイピング（または書く）するので、最初は高度に感じるだろうな、とも思います。
けれど、ブレない以外にもメリットがあるんです。
無駄に人員を増やす必要がない（＝会議の人件費削減）という事。
これだけで、調整にかかる手間（＝コスト）が少し減ります。
よほどの大会議でない限り、このメリットはじわじわ体感できるはずです。
モニターやプロジェクターなどが用意できるのであれば、議事録を取っている部分を投射しながら会議を進めることもできます。
齟齬があれば、皆から意見をもらってすぐその場で修正できます。
最初は、両方のスピードが多少ゆっくりになるかも知れませんが、書き記されているモノを皆が覗けると、安心感にもつながりますし、その状況を理解してもらっているので、無駄に急かされることもないように思います。
ちょっとしたテクニック
会議は、そもそも事前に議題が示されていて、アジェンダが用意されていますよね。
であれば、それを議事録の事前準備としておき、書き加えるだけ、でタイピングの方の負荷をかなり減らせます。
ちなみに、そのアジェンダは以下のような感じでしょうか。
大きな議題（＝議事録のタイトルに相当）
日付と時刻
参加者と役割
各検討事項（複数ある場合が多い）
Next Action（＝To Do）
その他備忘録
これに所要時間まで入れておけば、なお良しです。
上級者になってくると
私が見かけた、友人がファシリテートした会議では、その友人はタイピングしながらジョークも入れ、相槌も大きく入れてました。
皆が気持ちよく参加して、自由闊達な会議でした。
若干カジュアル目のブレインストーミングだったから、というのもありましたけれど。
また、別の情報整理系の会議では、パワーポイントなんかを使い、ツリーをパパっと作って整理してたりもしました。
画面もサクサク切り替えて（仮想デスクトップとかそういうヤツです）見ていてマジックのように感じたモノです。(笑)
どこまで極めるかは別として、この能力、使えると思いませんか？
会議における、タブーとテクニックを知って、効率の良い、生産性の高いものを目指せたら、と思っています。