オンライン会議で工夫していること
最近、オンライン会議をいい感じに実施できるようになってきた気がします！
こんにちは。TATEITO広報の石川です。
先週1月12日（木）に、今年最初の全社会議を実施しました。「全社会議」というよりは「全体ミーティング」かな。
TATEITOは社員がいろいろな地域（関東、四国、九州、海外）にいるので、全体ミーティングをオンラインでやっています。
ミーティングの主な流れは、こんな感じ。
全体共有
グループトーク
まとめ
このミーティングの企画、進行を広報チームで担当しています。
毎月この流れでミーティングをやっているので、いろいろと工夫が積み重なってきて、オンライン会議を、いい感じで実施できるようになってきた気がします。たぶんこの感覚は錯覚じゃない。はず。
ということで、今日は、僕らがこれまでに試行錯誤してきた「オンラインミーティングの工夫」をお話ししていきたいと思います。
1. 全体共有
最初に、全員で情報共有する時間を持ちます。
僕らは全体ミーティングで「先月の事業状況」「各チームのトピックス」「今月の方針」などを確認して、会社の「いま」を理解します。
ただ、TATEITOではそういう基本的な情報を会議中に発表するのではなく、資料を事前に動画やPDFで配信する形をとっています。
みんな、動画で事業状況などを確認したうえで、ミーティングに参加します。
ミーティングは、動画を見てもわからなかったことの質問からスタートします。そのほうが話が早い。わからないこと、もっとよく知りたいこと、提案したいことを質疑応答する感じです。
「エンジニアチームに質問です、動画でこう言っていたけど、それってこういうことですか？それとも〜」みたいな話が出ます。話が早い。
誰かが質疑応答している間に、チャットで次の質問が出てくることもあります。人の話が終わるまで待っていたら、何を聞きたかったか、忘れちゃうこともありますからね。聞きたくなったら書いておく。そういうスタイルです。
あと、参考資料や参考URLが貼られたりもします。「予算これですー」「それはここを見ればわかるよー」みたいな話ですね。
そういうやりとりがスイスイ進んでいるときには、オンラインミーティングの柔軟性を感じます。それがPCとイヤホンだけでできるんだから、便利な世の中ですよね。
ただ、いい質問も出るんだけど、そんなに質問が出ないときもあったりします。どうすればもっとよくなるか、検討中です。
「質問を引き出すコツ」とか知っている人は、ぜひ教えてください。よろしくお願いします。
全体共有はだいたい20分くらいで終了。次はグループトークです。
2. グループトーク
毎月一つテーマを決めて、それについて3〜4人で話し合います。Zoomの「ブレイクアウトルーム」機能を使って、メンバーをグループに分けています。ランダムに分けたり、任意で分けたりできて、便利です。
以前はグループに分かれて話し合ったら、そのまま解散していたんですけど、最近はグループトークを30分程度で終わらせて、もう一度、全体ミーティングに集合する形をとっています。
全員集合したら、各グループの代表者が「どんな話をしたのか」を報告します。これがけっこう大事なアクションだと感じています。
グループトークをやって、そのまま解散する場合
特に結論を出さなくてもいいので、何を話すかは各グループの裁量や雰囲気で決まる。良くも悪くも自由。時間も特に気にならない。グループトークのあと、報告する場合
最後に何かしら報告する必要があるので、ゴールを目指して話し合うようになる。良くも悪くも目標ができる。時間も重要になる。
どちらにもよさがありますが、僕は「2」のほうが会話に身が入るように感じています。
ちなみに1月のトークテーマは「新年の抱負」でした。参加者はそれぞれ、TATEITOの業務に関わることで、今年の抱負を発表。それをグループで掘り下げていきました。
抱負って、一人で考えると、「〇〇を達成する！」みたいなシンプルな話になりがちですよね。それで納得、満足できたりする。でもグループトークをすると、ほかの人から「具体的にはどうやって？」とか「去年はどうだったんですか？」とか聞かれます。
人前で抱負を発表すると、ツッコミが入る。ツッコミが入ると「どうだったっけ？」と考える。考えると、より明確な答えが見えてくる（こともある）。そんな時間をつくるために、グループトークをやっています。
3. まとめ
グループトークが終わったら、全員集合。みんなでトークの結果を報告しあって、ミーティング終了です。
全体共有20分、グループトーク30分、まとめ10分。合計1時間のミーティングです。
僕らは基本1時間、最大1.5時間という枠組みでミーティングを設定しています。グループトークが思いのほか盛り上がることもあるので、その場合は30分延長。
でも、どんなに盛り上がっても30分までしか延長しません。時間になったらZoomのブレイクアウトルーム機能を強制終了して、全体ミーティングを始めます。（TATEITOはおしゃべりな人が多いから、放っておくと話が終わらないグループが出てくる）
対面のミーティングにもいろいろなよさがありますが、オンラインミーティングだと、Zoomの機能を使うだけで全員集合できます。各グループに声をかけて「そろそろ集まってね」とか言わなくてもいい。これはオンラインの利点かもしれません。
「オンライン会議で工夫していること」
ということで、今日はTATEITOの全体ミーティングのやり方を紹介しながら、どんな工夫をしているのかをお話ししました。
まとめると、
資料は事前共有して、質疑応答からスタート
口頭でもチャットでも質問を受け付ける
チャットでは参考資料や参考URLもどんどん共有
グループトークは結果を必ず報告する
グループでは、お互いにツッコミを入れる
という感じですね。
対面にもいいところがあるし、オンラインにもいいところがある。オンラインでやるなら、長所を最大限活用してやりたい。
そんなふうに考えて、全体ミーティングを試行錯誤しながら実施しています。少しずつではあるけど、いろいろ試して工夫して、進化してきている実感があります。
この記事を書いて、あらためて気づきましたが、質問しやすい仕組みをつくったつもりだけど、それでも質問があまり出ないときがある。それは課題ですね。
質問がもっと活発に出るような環境をつくりたい。noteで質問のコツの記事を調べてみようかな。
TATEITOではこんなふうにオンラインミーティングを実施していますが、みなさんの会社ではどうでしょう？
「こんなやり方をするといいよ！」というアイデアがあったら、ぜひ教えてください。よろしくお願いします！