HOW TO『ビジネス文章術』を身につけよう。できるビジネスマンへの第一歩！

#ビジネス文章術 #社内報告書
#ビジネスメール #文章術 　
今回ご紹介するのは、あくまで自分が仕事で身につけた文章術。そのなかで、役立つものを披露したいと思う。

まず仕事で文章を書くばあい、社内用と社内用に分けられる。そしてほぼ毎日おこなうのは社内と社外メールだ。上司への社内報告書もおおい。今回、これら3点に絞ってお話しする。

社内・社外ともメールで困るのは、読むのがしんどくなる文章。とりわけ次の3つは困る。⑴やたらと長い文章を綴ってくるヒト⑵ 一回のメールで用件を片付けられず、何度も返信しなければいけないケース⑶文章が分かりづらく、読み解くのに頭を使わなければいけないとき。

⑴長い文章を書くヒトは、たいがい書いていること、そのモノがまとまっていないことが多い。ラクに読んでもらう！その配慮はできていない。

⑵お互いの日程合わせであれば、自分の都合が良い日をいくつか提示し、それを選択してもらうのが手っ取りはやい。また、自分の話に「イエス」「ノー」「検討中」で答えられるようにしておくべきだろう。

⑶文章が分かりにくくなるのは、主語と述語が対応してないケース。文章と文章をつなげて、無理に一つの文章にするとそれが起きやすくなる。なるべく一つの文章を短くし、接続詞をつかうとよい。

＊メールのレイアウト
読みやすくする工夫が、メールでは大事といえる。① 1行を30文字前後にする。② 1段落を3から4行くらいに。③段落と段落の間を1行あける。

これでグッと見やすくなるはず。その文章が、みた瞬間に読みやすか読みにくいかがわかる。とうぜん読みにくいと思えば、まともには読んでもらえない。

件名のところに「メールの目的」を記入。そして文章の初めに、件名とリンクした形で、簡潔に目的を書いていく。読んだ方は、すぐに何のためのメールか！わかる。

さらにテクニックとしては、箇条書きを利用するとよい。書いている自分の頭もスッキリするし、書くスピードもあがるという利点がある。そして何より見た目の印象がよくなる。

＊ビジネスメール、基本フォーマット
❶宛名❷挨拶❸名乗り❹要旨❺詳細情報❻締めの挨拶❼署名。以上7つ。これら全て簡潔に書くことが基本といえる。

❷ご挨拶では、「拝啓の文言」や時候の挨拶は不要。「いつもお世話になっております」または「お世話になります」で良い。❻〆の挨拶も「今後ともよろしくお願いします」で充分といえる。

さらに、社内でのメールでは、すべて省いて、件名に「結果の報告」と、要旨に「自分の意見」を伝えるだけでも良いといえる。急ぎであれば「挨拶」もなくてもよい。

＊社内報告書(A4サイズ1枚)
会社のもどり提出するのがこの社内報告書。これも頻繁に書かなくてはいけないはず。その極意として、次のフォーマットを活用しよう。

『結・承・転・案(意)』(ケツ ショウ  テン アン イ)
ⅰ)結は、結論について書くということ。例えば「S社との取引は成立しました」または「P社との契約は不成立でした」など。

ⅱ)承では、どういう理由でそうなったかを書く。
ⅲ)転は、別の視点から結論に至った理由を書いていく。
ⅳ)案(意)、自分の対策としての提案や、意見を書きつづる。

ふつう文章は「起承転結」で書け！と言われているが、ビジネスでは「結承転案(意)」と覚えておこう。これがわかっているといないのでは、まったく違ってくる。「できる」報告書になるはず。

＊社内報告書のレイアウト
先にあげたメールの⑴⑵⑶を意識して書くこと。見た目がすっきりして読みやすい！という印象になる。

さらなるポイントは…
①わかち書き意識するということ。漢字が多くなると読みにくくなる。書いたものを読み直し、「ひらがな」や「カタカナ」に変えるとよい。
例「上司の指示に従う」→ → →「上司の指示にしたがう」
例「資料を下さい」→ → →「資料をください」

②身近な文章にして、文章と文章を「接続詞」でつなぐ。接続詞の多用は、文章はくどくなると言われている。だが、わかりやすくなるのは事実だ。一度書いた後で、読み直して「くどい」と思った箇所はなくしていけばよい。

③ 一度「なぐり書き」にしたノートを用意する。思いついたまま何でも書いてみる。そして最後にまとめればいい。

まとめ
仕事で必要とされる文章力。ビジネスマンとしては、必ず身に付けておかなければいけない。チョッとしたポイントさえ押さえておけば、文章力は数段にあがって、周りの評価も良いものになる。ぜひ身につけていただきたい。