情シスが社内勉強会を毎月開催してみた！レポ－ト【Slackなど】
今年の2月から社内勉強会を毎月自分で企画・スライドも作成して開催してみたので備忘録として記載してみます。
やろうと思ったきっかけ
昨年から自社のSlackの理解度を上げてDM使用率を下げたいと考えていました。
Slackのオープンコミュニケーションという考え方を社員に知ってもらいたかったのです。
そもそもが自社は私のような担当者をつけずにどんどんシステムを導入した結果、本来の使い方が出来ていないものが多くあります。
その中でもSlackは自社ではメインコミュニケーションツールでしたので、本来の使い方をしなければもったいないと思っていました。
それに、オープンコミュニケーション、風通しのいい働き方というのは、自社だからSlackだからではなく、これからの時代に必要なスキルであると考えています。
そんな折、他社事例さんで勉強会の開催をされているとお伺いし、それを真似してみよう！となりました。
そんなこんなでSlackガイドラインを作成しつつ、勉強会も開催することにしました！
勉強会のやり方
頻度と勉強会の時間は、月一回、30分としました。
話したいことはいっぱいありますが、1時間以上だとみんな業務もありますし、参加するハードルも上がると思いますので30分が適切かなと思います。
スライドはGoogleスライドで作成しました。
基本的にPowerPointを弊社だと使っているのですが、Googleスライドにも慣れておきたいなという理由と、全社共有するのがリンクで出来て楽ちんという理由です。
開催形式としてはZoomを使用してウェビナーにしました。
理由としてはあとから録画して共有が出来るからです。
Slackで開催予定を告知して、当日の質疑応答もSlackのチャンネルで行ってもらうようにしました。
そちらの方が後から振り返りもできますし、ウェビナー中に拾えなかったこともスレッド機能で返信できたりと便利です。
第一回～第三回 Slack勉強会
第一回～第三回はSlack勉強会を開催しました。
第一回の内容
・オープンコミュニケーションのメリット
・チャンネルの説明
・なんでパブリックチャンネルの使用を推奨しているのか
・うちはDM使用率が7割越え
第二回の内容
・自社のパブリックチャンネルを使用してよかった事例
・用途に合わせた通知設定
・細かな機能（ブックマークやリマインダーなど）
・検索方法
第三回の内容
・自社のパブリックチャンネルを使用してよかった事例
・Slackガイドラインが出来たのでガイドラインの説明
この勉強会+ガイドラインが出来たおかげか、当初7割越えしていたDMの使用率も現在は5～6割に減少をして落ち着いています。
本当は私もうちはDMの使用率が10％切ってます！ってキラキラ言いたいのですが、導入当初にやるべきことをやっていないまま使用し続けて根付いたものの強さを変えることは難しいな…と実感しています。
最初はすごく無理矢理にでもDMダメ！って感じにもなってたんですが、それでコミュニケーションが窮屈になったり、自分がイライラするようでは本末転倒だなと反省しました。
今現在は、現状を許容しつつ、みんなにオープンコミュニケーションの必要性が伝わるように隙を見ては布教したり話したりする程度にしています。
第四回 Quip勉強会
自社では全社的にQuipというブラウザで動くテキストツールを導入しています。
SalesforceやSlackと連携性が高く、共有やコミュニケーション、操作感もしやすくて自社のマニュアルや議事録は基本的にQuipを使用しています。
Slackについては三回もやったのでおなかがいっぱい‥というところで、導入して1年以上が経過したのでフォローアップの意味を込めて勉強会を行うことにしました。
内容としましては、
・社内での利用度の共有（ほぼ全員使用）
・ローカル資料とQuipの違い
・共有設定について（社外とも共有できる）
・検索機能について
です。
導入時には説明をしておりますが、社員はもちろん社外にもテキストを共有できることと共有時の注意点は改めてフォローアップすべきだと感じました。
また、Quipは検索機能が充実しているので、フォルダで探すより、テキストのタイトルで検索した方が早いよ！というのも再度周知しました。
第五回 検索力を高めよう大会！
ヘルプデスクをしていると、「それ前にもここのSlackのチャンネルでも投稿したんだけどな」など、同じような質問を受けることがあります。
もちろん、質問して頂くのはとてもありがたいのですが、SlackやQuipなどを使用してテキストを貯めている理由はセルフ解決が出来るように、の意味もあります。
セルフ解決しやすいようなナレッジの整備や検索のしやすさなんかももっと社内で進めていかないとな、と思いつつ、手を動かせる勉強会ということで検索力を高めよう大会を実施しました。
内容としては、
・「検索力」とは？何故大事なのか？
・検索のコツ
・検索大会開始！
Googleフォームでテストを作ってその場で答えてもらう
・正解率が一番高い社員を優勝者として発表
を行いました。
なかなか盛り上がったのですが、回答を見ると自分の問題の作り方が悪かったな…と思う部分もありました。
問題の出し方を反省しつつ、こういった手をみんなで動かすタイプの勉強会も引き続き開催したり、検索力大会は第二回もやりたいなと思っています。
第六回 ChatGPTを触ってみよう！
この時期あたりでChatGPTがざわざわし始めた時期でした。
自分もAIはまだまだ勉強不足なので、みんなで自社の宣伝文句をChatGPTさんに考えてもらおう会を実施しました。
こちらは私も完全に手探りで、こうした方がいいよ！というアドバイスは出来ないので、社員が発表したプロンプトを見ながら「なるほど！」「この考え方はなかった…」などとコメントしつつやりましたが、手を出すにはちょっと早かったかも…と反省しました／(^o^)＼
自分がもう少しAIの知見を付けてから再度チャレンジします！！
第七回 HENNGEってこんなに便利なんだよ！会
自社ではシングルサインオンとセキュアなメール送信、大量データの送受信にHENNGEさんを導入しています。
導入して半年が経過したのでフォローアップを兼ねて行いました。
個人的にはHENNGEさんのシングルサインオン+端末証明書と、Gmailにファイルを添付しただけでセキュアな状態で送信が出来るのが便利だなと思うのですが、身近すぎて社員にはHENNGEさんの凄さを理解してもらえてるのか？が不明瞭だったのでそこも含めた内容にしました。
・HENNGEのパスワードだけで他のサービスもログイン出来る
・端末証明書を使用してセキュリティ向上
・そのままメール添付するだけでセキュリティ担保
・メール添付だと送りきれない容量の送受信も可能
シングルサインオンと端末証明書について、知らない人に説明するのにスライド作成などだいぶ考えました。
どの勉強会でもそうですが、なるべく専門用語は使わずに身近な言葉でスライド作成するか説明するか難しいですね。。
第八回 Slack新UIの紹介
このタイミングで、自社のSlack環境のUIが新しくなりました。
急に変わったのでびっくりしつつ、急いで自分で触って、ここが便利な点だよ！というのを紹介しました。
参加者も多かったので、特に自社のメインコミュニケーションツールのことには関心を高く持っていてくださっていたようでありがたかったです。
詳しくは下記の記事で記載をしております！
第九回 HENNGE Secure Transfer新UIの紹介
第七回でもHENNGEさんを取り上げさせて頂いたのですが、大容量データをやりとりする機能が新UIに変わったので勉強会を設けました。
今までのUIも使用がしやすかったのですが、さらにこれがあるといいな！と思っていたことがたくさん実現されていてすごい…！と思いました。
社内でも使用している社員も多く、引き続き便利に使って頂いているようで導入してよかったなと思っています。
第十回 Slack Canvasって何が出来るの？
Slackのチャンネルは新しい情報が流れていく動的なものです。
そんな中で、この情報は固定しておきたいな！とい静的な情報を一か所に集めるためのCanvas機能が新しく出ておりました。
もうすでに出ていたのですが、どう自社で使おうか悩んでいたところもあって、なかなか発信出来なかったのですが固まってきたので勉強会をしてみました。
Canvasの一番特徴的なところは、チャンネルで発信されたメッセージをCanvasというテキスト領域にイメージとして貼り付けられるところだと思っています。
ピン止めの機能もありますが、それよりもテキストエリアの中に含められることによって、カテゴリ分けして貼り付けたりと整理して見やすく出来るのが良いところだと思います。
自社だとQuipも使用しているので、使い分けとしては、基本的にはQuip、Slackのチャンネルの紹介ページを作成するのがCanvasとしてみました。
新しくチャンネルに参加した人向けに、関連したファイルやメッセージがまとまったテキストが1つあると説明するのに分かりやすいなと感じます。
まだまだ模索段階なので社員の反応を伺いながら活用について考えていこうと思います。
第十一回 便利グッズ共有会
今までの勉強会は、自分が一方的に話しているだけでしたが、2023年最後の勉強会なので、堅苦しすぎずにわいわい出来たらいいなと思い、クリスマスプレゼントの参考になりそうな便利グッズ共有会を開きました。
1か月ほど前に便利グッズの写真とアピールポイントを募集したところ、5人の社員から計7つの便利グッズの情報を頂きました。
当初、自分が思っているよりボリュームのある情報を頂くことが出来てとてもありがたかったです。
共有会の当日も、おそらく今までの勉強会で上位になるくらいの参加率だったと思います！
マイクで直接質問を投げかけてくれる社員や、テキストベースでコメントをくれる社員もいました。
こちらも自分が思っている以上にわいわいとした反応をしてくれて、2023年最後に良い情報共有が出来たのでは？と思っています。
まとめ
このようにまとめてみて、11回もやったんだ！と自分でもびっくりです。
自分で企画から全部行っているので、正直限界はあるので、来年は自分だけじゃなくて他の社員にも発表してもらえるような環境づくりをしていきたいなと考えています。
知識や経験は自分の中で貯めておくのではなく、共有し、互いに成長し合うのがこれからの時代には大切なマインドのひとつなのだなと思います。
やらされた感にならずに、社員ひとりひとりが自発的にアウトプットしてもらえるような施策を考えていく予定です。
お知恵があればぜひ教えてください！