ホームページリニューアルを任されたら【広報担当】はじめにすること
弊社にも年間通してたくさんの依頼やご相談があります。
その中でも「初めて広報としてホームページリニューアルを任されたんだけど、どうしたらいい？」とご相談いただくことも多いです。
まずはチームを作りましょう
とりあえず1番はじめにしてほしいのは、社内でチームを作ることです。
1人でやった方が正直この『準備体操』は早いですが、案件発注をして進めていくうちにチェックすることや素材の提供など並行で対応しないといけないことが増えます。
リニューアルの上流から関わるメンバーがいる方が途中で社内稟議や、プラスのアサインをした際にブレづらくなります。
わたしの請け負ったお仕事上、ミニマムなサイトでも2名以上担当者がいた方が進めやすそうでした。
自社製品がたくさんある場合は、チェックすることや対応することが多いので3人くらいいる方が良い場合もあるかもしれません。
指揮官 1名
指揮官補佐 2名まで
みたいな役割分担でしょうか。
注意が必要なのですが、補佐はイエスマンではダメだということ。
必ず裏表なく意見を交わせる人をアサインしてください。イエスマンばかりであれば、1人でやっているのと変わりません。
ホームページの役割を考える
皆さんの会社にとってホームページはどういった役割でしょうか？
外向きの役割
広報ツール
受発注まで受付できる営業ツール
会社案内のようなとりあえず会社紹介ツール
ブランディングのためのツール
ホームページ以外の広報媒体やユーザーとの接点
SNS
youtube
アド、サイネージ
ウェブ広告
ランディングページ
会社案内
採用サイト、採用案内
展示会
明確にこれといって答えられない場合は、あなたがホームページの会社としての役割を理解していない。
もしくは会社全体が「とりあえず持っておくもの」としてだけ立ち上げたのかもしれません。
まずはリニューアル後、ホームページにどういう役割を持たせるか検討しましょう。
そして他の媒体を利用している場合は、それぞれの役割分担も決めたいところですね。
（ここは話しだすと長くなるのでまた別の機会に）
優先事項は何かを考える
決済者が他にいる場合は、まず優先事項を確認しましょう。
初期予算を抑えたい
クオリティ高いものにしたい
公開後に更新が社内でできるようにしたい
問い合わせ数を増やしたい
流入数を増やしたい
ここは決めていてもブレることが多いですが、まず始める時点での認識合わせが必要です。
例えば今期の予算がミニマムであれば、出来ることは限られます。
費用や業者によりますが、もしかしたらCMS導入できない予算かもしれません。もしかしたら撮影取材原稿作成ができない予算かもしれません。
制作会社には正直に話した方がよい
私がヒアリングするときに感じることは、「正直に話してほしい」ということです。
もしされたいことと予算が合わない場合は、予算かしたいことを取らないといけないことは説明します。
その上で譲れない機能や、今後1、2年の広報の展望などを伺ったり、上の決済者と窓口の責任者で意見が割れている場合は稟議を通しやすいように資料作りも受注いただけるを前提にお手伝いします。
前段と矛盾が生じますが…
それでも初めての打ち合わせでは正直ベースで予算もしたいことも話して欲しいです。
「わがままかな」とか「無理かな」などは一番初めは考えなくてよいです。
後々私たち製作側ができる範囲できない範囲は提示できるので、一旦はやりたいことを全部曝け出した方が良いと思います。
迷っていることや、会社の体制的に運用が難しいなども含めて。
例えるなら、髪型をオーダーするときのように、
顔型に似合うヘアスタイルがわからないなら、「どういうヘアスタイルが似合うか」聞いたりしますよね。そんな感じです。
「どんな髪型似合うと思います？」
「ショートも似合いそうですよ」
「以前ショートした時に全然似合ってなくて…怖いんですよね」
「その時はどんなショートだったの？」
とどんどん深く深くヒアリングします。
髪を切ったあとに、「実は気になっている髪型があった」なんて言われても切った髪は戻りません。
ホームページ制作も同じです。
なぜ、正直に話す必要があるのか
『100したいけど、予算があるから70のことだけ伝える』とどうなるか。
残りの30が実はすでに導入しているシステムでは増築ができず、システムを再度一から入れ直すみたいなこともあり得ます。
良い制作会社の営業やディレクターであれば、その辺りも見越してヒアリングをしてくれますが、
目先利益を優先したり作って納品して完了させるを優先な会社だとそこまで想定して、詰めた質問をしてくれない可能性があります。
さいごに
一緒に歩める制作会社、外部で味方になってくれる担当者がいることは、サイトをリニューアルして運用していく中でわたしは大切だと思います。
制作会社の選定方法は、また別の機会に書きたいと思います。
さて、軽い準備体操ができてきましたね？
次回は【はじめてホームページリニューアルを任されたら【ストレッチで自社を知る】】です。
お楽しみに。
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