【 無料 】仕事で楽したい、ラクしようと効率化を頑張ってますか？

こんにちは、楽チン大好きタナカさんです。

今回は10分くらいで読める感じで、仕事が楽になるヒントに

してもらえそうな note にしていきます。

「そんなことを世間に発信して、タナカさんに何の得があるの？」と

質問されそうなので先に答えておきますね。

僕のメリットは「みなさんの仕事が楽になって、時間と身体と心に余裕が

できたらもっと僕の note を読んでもらえるかな〜？そしたら嬉しいな」って

思ってますw

今回のnotoの内容としては、人間関係の構築や対策とかの話ではなく、

会社での自分の業務内容自体は分かってる方向けの記事です。

さて、それでは主にパソコン作業が多いみなさんに質問したいことが

あります。

「仕事(作業)をラクにしたいな〜」って思ったことはありませんか？

勉強に置き換えてもかまいません。

僕は常に楽をしたい気持ちでアタマがいっぱいですw

もちろん品質を落とす訳じゃなくてあくまで効率化ですよf^^;

今回も早速、何を考えて行動してみて欲しいかと、簡単な注意点を

箇条書きで書きます。

長いけど、ちょっと目を通してみてください。

【仕事がラクになるようにやってみてほしいことリスト】
０、もし、少しでも誰かに迷惑をかけそうな改善案だったり、
　　品質が下がりそうだと思ったら、「その改善策は
　　取り入れない」という仕事の完成度は落とさない意識を
　　持つ。
　　＞コンプライアンスとか、法律は守りましょう。
　　　楽したいけど、仕事の品質も絶対に落とさない意識が大事。

１、タイピングの練習を1日15分で良いからやってみてほしい。
　　＞速さよりも誤字が無いように意識してください。
　　　ぶっちゃけ、文字入力よりも修正に時間がかかる人が
　　　多いです。

２、コピペできるものはコピペで対応できないか？を最優先。
　　＞著作権とか肖像権とかはもちろん気をつけましょう。
　　　自分が作った資料などで、そういった問題がなければ、
　　　内容を見直して使い回ししたいですね。

３、辞書登録機能の限界に挑戦してみましょう。
　　＞例えば、辞書登録で
　　　[登録]あさかい
　　　[変換]おはようございます。今日も朝の会議は
　　　　　　9:00から第◯会議室でおこないます。
　　　　　　各位遅れの無いようよろしくお願い
　　　　　　いたします。

　　　＞＞＞こんな感じで登録するとタイピングの手間が
　　　　　　めちゃくちゃ省けます。

４、メールやエクセルなども雛形を用意して活用しましょう。

５、キーボードのショートカットで作業ができるように
　　修行してみる。
　　＞マウスやタッチパッドなどをできるだけ触らない。

６、午前、午後に「絶対やらなきゃいけないこと」の
　　メモを作っておく。

７、もし、色々と仕事が楽になってきても、楽になった方法を
　　他人にあまり教えちゃダメ。
　　＞仕事が増やされるか「そのやり方はダメでしょ」と
　　　なんの根拠もなく怒られるか、周りが早くなってしまい
　　　相対的に自分の仕事が遅いと判断されてしまいます。
　　　つまり、実質の給料とモチベが下がります。

おおお、ちょっと長いですが大きく３つに分類できますのでご安心をf^^;

これには僕の今までの20年以上の社会人経験を通して得た、メチャクチャ

大事な内容が書いてります。

では、ここからは項目をザックリとまとめながら深掘りしていきますね。

楽に仕事をしたい｜リスト 0、6 について　

まず、大事な前提条件のリスト 0、6 について解説すると「仕事の品質を

落とすことはなく、仕事でのミスは根絶する」ってイメージです。

最初にここをガッツリみなさんの頭に落とし込んで欲しいのですが、

何かを改善しようとすると、今まで非効率で時間はかかってたけど

「時間や疲労度以外はあんまり大きな問題がなかった」方法を、

わずかながらでも変えることになります。

なので、今まではありえなかったミスが発生したり、仕事のクオリティが

低下してしまう可能性は否定できない感じです。

仕事でミスしたり手直しが発生したりすると、結局のところ工数が増えるし

怒られて悲しいと残念な流れになります。

まずは品質を最優先で考えることは大事。

でも、失敗の可能性が見えてるのに、強引に改善や効率化をしなきゃ

かえって身体を壊しそうな状況なら、上司の上司の上司とか相談窓口などに

相談をしてみましょう。

楽に仕事をしたい｜リスト 1〜5 について

リスト 1〜5 については、理解してもらいやすいんじゃないかな〜？って

思ってます。

これは、野球に例えると素振りとか投球練習、走り込みとか筋トレでの

基礎の徹底です。

つまり「試合に出る前の下準備で、試合に勝てる力をつけておく」って

ことです。

野球があんまりわからない人も考えてみてほしいのですが、プロ野球とか

甲子園で、試合しながら筋トレしてる人っていなさそうじゃないですか？w

僕が選手なら、筋トレとか素振りやボールの投げ方や守備も練習するし、

バッターなら「どうやって走ったら２塁まで早く走れるかな〜？」とか

練習で理論を学んでおくかな〜、って思います。

これが、野球だと当たり前だとみなさんも思われると思うんですが、

仕事だと試合中に筋トレとか素振りしてる人が多いんですよねw

例えば、エクセルで同じ表を毎日毎日作ってる人や、似たような内容の

定期報告メールを何十分もかけて書いてたり、タイピングが遅いのが

自分でも分かってるのに努力をしない人。

もし、上のような状態に心当たりがある方は、ほんの少しでいいから

手始めに上のリストの 1〜5 で試せそうなものを取り入れてみて

欲しいです。

そうすると、今までの仕事の手数が100％だとしたら、60%〜80%くらいに

落とせることが結構あるんですよね。

その分、他の仕事を増やすんじゃなくて、ゆっくりと仕事の確認作業を

したり仕事の完成度を高めたり、メールの確認などをしてみてください。

仕事がほぼ片付いていても、仕事をまだやっている雰囲気をだすのも

大事な仕事のひとつですw

そして、また別の機会に書こうと思ってるのですが、みなさんが勉強や

努力をする時間について触れておきます。

厳しいようですが、もし「エクセルの使い方がもう少し上手に

なりたい」とか「タイピングを練習したい」と思った時は、

会社が時間や教育を与えてくれることは、まずほとんどありません。

なので、休憩時間や休みの日に少し時間を作って勉強や努力を

する必要が出てくる可能性はあります。

ただ、大人になってから勉強をする人は少ないのでチャンスですし、

これからの時代は「仕事ができるようになったら、転職して良い環境の

会社に移る」ってのが、もっと当たり前になってくると思います。

簡単な仕事はAIに取って代わられるとか言いますが、AIを導入するほどの

予算も、AIを使える人を雇う予算もほとんどの会社が持てるようになるには

数十年かかると思ってますので、作業の基礎体力をつけることはかなり

有意義な自己投資になると思いますよ。

楽に仕事をしたい｜リスト 7 について

リスト 7 についての深掘りがちょっとネガティブな内容ですが、

1番大事かもしれません。

僕自身も転職が多い方だと思いますし、仕事で色々な会社を

見てきましたが「仕事がデキて、会社を良くしたいと思った

人や、それを上司に提案した人はほぼ辞めてる説」を

提唱したいくらい勿体無い方々を見てきてました。

もし、改善や効率が給料や昇進などの待遇に適切に評価される会社に

勤めてる人は、この章の以下はスルーして下さい。

話を戻しまして、仕事を効率化すると、会社って作業量のノルマが

無い場合が多いので、8時間労働とかだと仕事を処理する量が

増えて給料が上がらないので、実質給料が下がるんですよね。

むしろ、しくじってる人の尻拭いして、その人が効率が悪くて

残業してたら給料が負けるくらいなんすよね。

でも、自分の給料は上がらないし、職場に伝えても改善案が気に入らない

上司にその方法を潰される場合が多い(適切な理由がある場合は別です)し、

9割方で良い話を聞いたことがありません。

これ、僕の体験談も含まれてます。

ヒラの契約社員の時も改善したら割に合わないし、別の会社では僕が

管理職で社員の子の改善功績を上に話しても待遇は変わらないし、

正直なところ、どうしょうもないことが多いっす。

とはいえ、グチったり時間があったら飲みにばっかり行っても

何も前に進まないので、副業ができる環境なら副業をオススメしたい

と思ってます。

副業禁止の会社は「副業できる高スペックの社員を必要としてない」と

思ってどこかで見切りを付けて転職活動を始めた方が、会社にとっても

あなたにとっても双方にメリットがあるかと思います。

ぶっちゃけ、ほとんどの大企業と言われる会社では、仕事を改善できる

人材は必要とされていません。

ほとんどの会社は、言われたことを問題なくできて、

コミュニケーションに優れた人が欲しいって感じなので、

効率化を発明してもバレないように頑張って欲しいですw

最初は良い会社だったとしても、最大10年くらい目処で

仕組みがおかしくなる会社が多い印象なので、自分磨きは頑張って

おくのが吉だと思ってます。

楽に仕事をしたい｜まとめ

いかがだったでしょうか？

リスト7は少しネガティブな内容ですが、こういった話を聞ける

場面ってあんまり無くって、心にとどめておいてもらうと

役に立つ内容と思うので、管理職との飲みでのグチと思って

許してくださいf^^;

メインの部分では、仕事を楽にできる方法の中でも、自分の基礎的な

仕事力をあげておくことの大切さをお伝えしてみました。

意識は「仕事をやろうと思えばできるんだけど、6割くらいの力で

周りと同じ量がこなせる」くらいだと、周りがしっかり見えるように

なって心の余裕も持ちやすくなります。

そうなれば出世を目指すもよし、今のポジションの仕事をそつなくこなし、

ストレスの軽減を目指すよもよしです。

仕事においての行動の選択肢が増えて、気持ちが楽になってもらえたら

ゴールみたいなもんです。

そして、繰り返しになりますが、仕事を効率化できたあなたのことを、

周りは手を抜いているように見えちゃう可能性もあります。

原因は嫉妬とかがほとんどなんですが、基礎の力をあげることは強力で、

そこは僕も責任を取れないのでご利用は計画的にお願いしますf^^;

今回もかなり長くなってしまいましたが、最後まで読んでいただき

ありがとうございます。

みなさんが、仕事で少しでも業務や心が楽になる助けになれば

幸いです。