ビジネスチャットのマナーを分かりやすく解説

最近、一般雇用ではもちろん、障害者雇用でも社内の連絡ツールとして「ビジネスチャット」を使う企業がふえています。

ビジネスチャットとは、スマホやパソコンを使って短いメッセージをやり取りするツールの事です。

みなさんの中にもプライベートで友達や家族とLINE等のチャットアプリ使っている人も多いと思います。

ただ、ビジネスチャットには仕事で使うためのちょっとしたマナーがあります。

ここでは、ビジネスチャットの基本的なマナーについて説明していきます。

1. メッセージを送る時間に注意しよう

ビジネスチャットは仕事で使うツールなので、メッセージを送る時間に注意が必要です。プライベートのチャットでは仕事が終わってから友達にメッセージを送るのは普通のことですが、ビジネスでは就業時間内（仕事の時間内）に送るのが基本です。

たとえば、会社の始業時間が午前9時から午後6時なら、できる限りその時間内にメッセージを送るようにしましょう。休みの日や夜遅くにメッセージを送ると、相手に迷惑な場合があります。

2. 結論を先に伝える

ビジネスチャットでは、メッセージをできるだけ短く、分かりやすくすることが大切です。話の結論を最初に伝えるように心がけましょう。

メッセージのはじめに、「○○について確認したいです」や「△△の件については○○が必要です」といった感じでメッセージをはじめます。長々と説明してから結論を言うよりも、最初に大事なことを伝えることで、相手がすぐに内容を理解できます。

3. 長い挨拶は不要

メールや手紙で使う「お疲れ様です」や「お世話になっております」という挨拶は、ビジネスチャットでは必要ありません。

ビジネスチャットは、手軽にメッセージを送り合うためのツールなので、堅苦しい言葉は使わなくて大丈夫です。

例外として、社外の方とはじめてビジネスチャットを使う場合等には、挨拶が必要な場合もあるので、その場のルールに従うことが大切です。

4. メッセージにリアクションをしよう

相手からメッセージが届いたら、できるだけ早く何らかの反応をしましょう。

スタンプや絵文字でリアクションでOKです。「了解しました」「確認しました」といった短いメッセージが必要な場合もありますが、とにかく何らかのカタチで相手に送ったメッセージがちゃんと届いていることを伝えましょう。

そうすることで、相手に安心感を与えます。

5. すぐに返信できなくても返事をする

メッセージをもらったけれど、すぐに答えられない時もありますよね。そういう時は、「○時までに返信します」といった形で、いつ答えられるかを伝えておきましょう。

これをしておくと、相手も安心して待つことができます。返信が遅くなる場合でも「返信は後でします」とだけでも送っておくと相手に安心感を与えます。

6. 丁寧語や礼儀を大切に

ビジネスチャットでは短い言葉でやり取りするため、時々忘れてしまいがちなのが「丁寧語」や「礼儀」です。堅苦しい敬語は必要ありませんが、仕事の場では敬語や丁寧語を使うことがとても大切です。

必ず相手への礼儀や気配りも忘れないようにしましょう。「お願いします」「ありがとうございます」といった言葉を忘れずに使いましょう。

7. 送る相手を明確にしよう

グループチャットを使う場合、誰にメッセージを送っているのかが分からずに、相手に混乱を招くことがあります。

たとえば、グループチャットでみんなに同じ質問を送ったときに、誰が答えているかが分からなかったら困りますよね。

同じように、ビジネスチャットでも、特定の人にメッセージを送る時は「○○さんへ」というように、相手の名前を明確にして送るようにしましょう。

8. 絵文字やスタンプを使ってみよう

ビジネスチャットでは、絵文字やスタンプを使って感情を表現することができます。これは普通のメールではあまり見られないことです。

たとえば、「ありがとう😊」や「了解👍」のように使うと、メッセージが少し柔らかい感じになり、親しみやすくなります。ただし、あまりふざけた感じにならないように、TPOに合わせた使い分けが必要です。

9. まとめ

メッセージの送信時間に配慮する：就業時間内にメッセージを送り、休日や深夜は避けましょう。

結論を先に伝える：重要な内容を最初に述べて、相手がすぐに理解できるようにしましょう。

長い挨拶は不要：ビジネスチャットではシンプルに、必要以上に堅苦しい表現は避けましょう。

リアクションを忘れない：スタンプや短いメッセージで反応し、メッセージが届いたことを伝えましょう。

返信が遅れる場合も対応する：すぐに答えられない時は、返信予定の目安を伝えましょう。

丁寧語や礼儀を忘れずに：短いメッセージでも「お願いします」「ありがとうございます」などの礼儀を大切にしましょう。

送る相手を明確にする：グループチャットでの混乱を避けるため、相手を特定して送信しましょう。

絵文字やスタンプを適度に使う：メッセージを柔らかくするために活用し、TPOに合わせて表現しましょう。

これらのポイントを意識して、ビジネスチャットを上手く使いこなせるシゴデキの人を目指してください。