案件管理の手順効率化の検討について
案件管理について、現在私的に検討を重ねている管理方法についてアウトプットしてみようと思います。何かの参考になれば幸いです。
案件管理って正直なところ超面倒と思ってます。
案件管理について、プロジェクトマネージャー（以下PM）やシステムエンジニア（以下SE）にとって、正直…面倒な作業の一つなんじゃないかなと思っています。
管理していないとトラブルになるので、必要な作業だということは関係者一同もちろん認識していると思います。しかし、情報共有や進捗状況の報告に時間がとられてしまいがちなので、なるべく避けたいとも思っています。
それらの作業からなるべく解放されたい…そんな目標の元、私がありあわせのツールで考えた、さいつよの管理方法について考えてみました。
自分なりに管理方法を考えてみた！
うちの会社にあるツールではじめに考えたのは、共有フォルダとExcelでの管理でした。しかしこれはバージョン管理がうまくいかない場合が多いのですぐに止めました。（どれが最新のファイルかで揉めがちなんですよね…）
で、目を付けたのがGoogle Workspaceです。たくさんあるアプリのうち「Googleスプレッドシート」と「Googleチャット」を組み合わせたらいい感じになるのではないか？と思い、作ってみたのが下図の管理方法です。
緑色の枠がスプレッドシート関連で、灰色の枠がチャット関連の設定内容です。
上記は私が管理しやすい形で組んでいますので、手順については満足しています。しかしこの方法にも課題があるので、その点についても触れながら下記に解説して参ります。
Googleスプレッドシートについて
スプレッドシートについては以下の通りです。
① 新規作成したら関係者に共有する【初回のみ】
② プロジェクト関連のドキュメントをひとまとめにする【初回のみ】
③ スプレッドシート独自関数の活用【作業頻度：小】
④ 作業内容の更新【作業頻度：大】…主にＳＥの作業
⑤ 変更履歴の確認【作業頻度：中】…主にＰＭの作業
①～③までを設定した後に、④と⑤のみを入力して運用します。入力することで、PMとSEが把握している進捗や情報の「見える化」が出来るのではと思っています。
②のドキュメントの種類で、④の作業が増える(のでＳＥの作業が増える)感じですね。それはＰＭと話し合って作業分担を調整するといいかもしれません。
① 新規作成したら関係者に共有する
こちらは初回のみの作業になります。共有を設定すると、設定した関係者のみに設定された旨のメールが届きます。
案件関連のメールのやり取りはこの１回のみです。そのあとのやりとりはチャットで行うことを想定しています。
② プロジェクト関連のドキュメントをまとめる
Googleスプレッドシートは、けっこうExcelの機能や関数が利用できます。なので、Excelの内容をコピーして、Googleスプレッドシートに貼り付け、書式設定や関数がうまく設定できていない箇所を手直しすれば、かなり転用が可能です。
▲ 上記図、正しくはWBSとガントチャートですね😅💦
▲ 案件一覧はとりあえず何か要望など上がったらすぐ入力します。
進捗区分で色分けするよう条件書式の設定をしておくと見やすいかも。
ドキュメントをまとめておくと、打合せの際にすぐ資料へアクセスできるので便利です。担当者に何かあって案件の継続ができなくなっても、別担当者への迅速な引継ぎも可能です。
③ スプレッドシート独自関数の活用
ネット接続されているからこそ使用できる、便利な独自関数があります。
＜例＞
IMPORTDATA関数
指定した URL のデータを、.csv（カンマ区切り値）形式
または .tsv（タブ区切り値）形式でインポートします。
IMAGE関数
セルに指定したURLの画像を挿入します。
関数の使用については、まず何が出来るのかを把握する必要があると思うので、使いこなすまでに時間がかかります。必要が出てきたら使う、というスタンスで問題ないかと思います。
Googleのスプレッドシートの関数など勉強したい方は、RPA CommunityのGoogle Apps Talk支部の動画が参考になると思います😊
（勉強になった！面白い！と思われたら、「いいね」をお願いします♬）
④ 作業内容の更新（主にＳＥの作業）
これはもう、地道に情報の入力や整理整頓をひたすら実行するしかないと思います。今までやってきたことを今度はGoogleスプレッドシート上で実施する形です。
どの箇所を変更したかなどは、スプレッドシートで自動で履歴をとっているのでPMへ説明する時間を節約できます。また、メールではなくチャットにスプレッドシートを添付して一言添えるだけで、報連相を簡潔に済ませることが可能になります。
⑤ 変更履歴の確認（主にＰＭの作業）
SEからチャットで報連相で通知が届いたら、添付されたスプレッドシートにアクセスして、変更履歴のみをチェックすれば大丈夫です。
色のついている変更箇所に目を通すのみで、進捗確認や情報共有を確認することが可能です。
また、進捗会議で報告不足箇所が発覚したら、会議をしながらPMの方で修正をかけ、内容に相違ないかSEに確認取りながら共同編集が可能です。
Googleチャットについて
Googleチャットについて、私は結構使い勝手がいいなと思っています。
①を設定した後に、②～④（たまに⑤）を入力して運用します。案件に関するやり取りをチャットとアクションを活用し、情報共有の効率化を目指す形を考えてみました。
① チャットルームの新規作成と関係者への共有
初回のみの設定です。メンバーの設定を行うと、設定したメンバーのみにチャットルームが作成された旨のメールが届きます。
② 話題ごとに新しいスレッドを立てる
たとえば、訪問や会議ごとに新しくスレッドを立てます。話題ごとに立てることで、会話の内容がまとまって読みやすくなります。
③ リアクションで反応をする
チャットにて「分かりました」や「了解しました」をつど書いていくと、やり取りが長くなるにつれて会話が追いづらくなります。会話の内容に同意する場合などはリアクションで反応を返すことで、長文化を防止します。
④ 資料の添付でアクセスの効率化
資料の添付は、ファイルをGドライブに保存しているので添付しやすく、アクセスしてすぐ編集もできます。（Excelだとダウンロードやアップロードの手間がかかります）
⑤ メンバーへの個別の通知も活用
Googleチャットでは、特定のメンバーに必ず読んでほしい場合に活用するメンションの機能があります。返信欄に「@」を入力すると候補が現れるので選択して、その後ろに文章を入力して送信します。
現状はどうなのか
◆ よかったこと
・急な打合せが入っても資料として提示可能
・情報の見える化が出来るので作業分担や修正が可能
・別担当者への引継ぎがすぐできる
例えばお客様と打合せ中に、「進捗どうなっていますか？」と聞かれたら、画面共有で資料を表示しながら説明ができます。
また、報告書を提出するので情報が欲しいと言われたら、こちらの資料を見てもらいながら作成いただく…いうことも可能です。
ただこれらは、日々のメンテナンスが重要になります。報連相をきっちりしておくこと…大切ですね。
◆ 要検討事項
・ネット接続が出来ないとリアルタイムでの更新作業が出来ない
・アプリに慣れていないメンバーとのやり取りをどうするか
・そもそも案件管理という業務に慣れていない人間には抵抗感がある
共同編集するためには、まずネットに接続していることが前提です。接続できない場合は、メモ帳に書いて保存しておき、あとでネット接続可能な環境にてコピー＆ペーストで対処するしかないですね💦
また、アプリに慣れていないメンバーだと入力したがらない傾向があるのかな…と思っています。そもそもアクセスの仕方が分からない…などあるので、そういった場合の対処を考えておく必要があるかもしれません。
そもそも、案件管理の入力作業自体をしたくないという方もいらっしゃいますね💦確かに入力作業とか慣れていないと面倒と感じがちかもしれません。
今回の場合は、うちの会社でメインで使用するツールというお墨付きもあるため、メンバーは見てくれているようです。次のステップは、共同編集を活用して情報の集約と見える化ですかね。まだまだ浸透までの道のりは長そうです。
現在の管理方法の課題現在の管理方法の課題
ということで現在は、情報の集約と見える化を目指しているわけですが、もっと管理表自体を成長させていくためにメリットを見せていく必要があるなと感じています。
（１）スプレッドシートへの抵抗感
こちらは徐々にメリットを感じてもらえている気がします。
「情報はここに集約しているので目を通してください。」
と、地道に宣伝活動していこうと思っています。
（２）チャットへの抵抗感
通知設定がちゃんとできていないと、通知したい相手が
気が付かないパターンが多いですね。
とりあえず、通知設定の確認すべき部分を周知してみましたが、
何とかこちらも活用してもらえるよう考えないとです💦
（３）案件管理という作業への抵抗感
こちらもなかなか手ごわいです。
そもそも自分ゴトとしてとらえられていないと
自分の仕事ではないとそっぽを向かれてしまいますね…。
こちらも何かいい手立てがないか検討中です。
これからどうするか
上記課題については…自分から働きかけても、相手からの応答がないと、改善のしようがないかなと思っています。（たとえば「この方法を覚えたい」とか「この管理方法がいい」などの要望や提案）
なので、相手が困っていると相談があったタイミングで改善を再検討するようにしようと考えています。
私が把握していない問題点があるなら解決していこうと思いますし、相手が考えている、よりよい管理方法やツールがあるなら一緒に活用したいと考えています。相手の反応がないと、こればかりは難しいですからね💦
次にこれから実装しようと思っているものですが、案件管理表を日々入力していくと、客先へ提出する報告書が自動で作成される仕組みを作りたいと考えています。こちらはGoogle Appsを組み合わせて何か作れないか…ただいま試行錯誤中です。手段が見つかったらアウトプットしたいと考えております。
また、GASを使っての改善に興味があるので、RPA Community Google Apps Talk支部にてGASを学んでいこうと考えています。
次回は、上記日程で開催予定のようなのでよろしければご参加を。（アーカイブがアップされましたのでよろしければご覧ください♬…そして勉強になったと思ったら『いいね👍』をお願いいたします！）
ということで、以上が検討している内容です。進展があったらまたご報告しようと思います…では！