No.523｜依頼主から督促がある時点でアウト

2024年6月10日 No.523　
当ブログは、ビジネスパーソンに向け、日々働く中で得た気づきについて発信します。
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仕事を行う上で、何らかの依頼を受けた場合、依頼主からアウトプットの督促を求める連絡がある時点でアウトだと認識しています。

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依頼主へのコミュニケーションは、こちらから率先して取ることが基本です。

依頼主に何かしらのアウトプットを提供するうえで、相手から状況を尋ねる連絡があれば、「期限は切れているものだ」と考えた方が良いでしょう。

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具体的な話で言うと、以前、ある案件にアサインしている主担当のメンバーがほかの業務の繁忙期だったこともあり、この案件のクライアントからの対応が後手に回っていました。

クライアントとの関係性はできているという安心感が彼にもあったのだろうと思います。
先方からの連絡に対してメールの返信が遅くなっていたり、作成するアウトプットの提出のタイミングが先方の期待値とで温度差が生じていました。

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クライアントに迷惑が掛かりそうになったら私もサポートしつつも、基本的には彼に任せていました。

契約期間後に別部署から、この業務に関する満足度評価があったのですが、いくつかの項目のうち「コミットメント」に関する項目だけ不満がついていたんです。

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結果を見た際、「やはりか・・・」と感じるとともに、提出期限が期待値とずれていたことと、クライアントとのコミュニケーションの頻度・間隔・タイミング・方法が原因だと感じました。

実際、ファクトとして出ていますので、彼にこのアンケートを共有しつつ、今後の反省点についてお互いに確認しました。

翌年も継続案件でしたので、安心していたのでしょうが、彼も大いにショックを受けたようで、それからは気を引き締めて、提出期限やクライアントの期待値をコントロールしつつ、クライアントとコミュニケーションをとってくれました。

実際、この時の評価結果は大きく彼のコミュニケーションの考えについて変化をもたらしたようです。

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改めて、クライアントコミュニケーションについては肝に銘じる必要があるなと思っています。

当たり前っちゃ当たり前。
しかし、クライアントから急かされるようだと、大いに反省すべきです。

黄色信号となるアラームを感覚で身につけておくことも大事だなと感じます。

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別のチームメンバーが今日、私が感じる黄色信号のアラームを超えたのでこの話をしましたので、書きました。

とはいえ、えらそうに書いていても、私が黄色信号だと思っていても、油断して既に赤信号だったということもあります。

失敗を重ねつつも、信号機として常にバージョンアップしていきたいですね。

最後までお読みいただきありがとうございました。
明日も「即断・即決・即実行」「平均ではなく異常をやり続ける」「わからないからすべてやる」「巧遅拙速」「大量思考・大量行動」でいきます！

●本日のまとめ

・依頼主からアウトプットの督促を受けた時点で期限を超えていると認識した方が良い。
・黄色信号である状態を具体的に定義したうえで、そこを超えるとまずいという仕組みを設けておくことも有効。