【川崎市多摩区100人カイギ】運営ノウハウVol.8「カイギ当日の設計」
全国の100人カイギファンのみなさま、こんにちは。
川崎市多摩区100人カイギが勝手に発信する、「100人カイギ運営ノウハウ」のマガジンです。
今回のVol.8は、カイギ当日の設計がテーマです。自分たちのコンセプトを形にしつつ、参加して良かったと思って帰ってもらうことがゴールです。
サマリー（カイギ当日の設計）
100人カイギの開催日がやってきました！この日はコンセプトを実現化する日です。開演前、オープニング、発表タイム、ネットワーキングタイムそれぞれで打てる施策はたくさんあります。参加して良かったと思って帰ってもらうためには、発表をただ聴いてもらうだけではなく、心が動く体験をしてもらうことが大事だと思います。
メイン会場
はじめに私たちのメイン会場がどんな場所かを紹介しておきます。場所は川崎市多摩区の向ヶ丘遊園駅前。GINZAFOREST2Fにある白いハコというコミュニティスペース。会場の雰囲気をお伝えるするために、写真をいくつか並べておきます。伝わかるかなぁ。(｡•ㅅ•｡)
開演前
開演前の時間帯を含めて、会場の雰囲気作りは重要です。参加者の心を動かすための準備をして、来場を待ち受けましょう。
■おもてなし
川崎市多摩区100人カイギでは、会場ではBGMを流したり、コーヒーを提供したりして、参加者のみなさんをお待ちしています。コーヒーは不定期ではありますが、100人カイギ用に淹れたキュレーター特製のコーヒーです。開演前の時間帯から、顔見知りの方同士での交流がはじまります。
■受付
私たちの場合は、開場時間を開演の15分前からとアナウンスしています。ですが、回を重ねるごとに15分よりも早くにきてくれる方が増える傾向にあります。実質的には30分前あたりから入場できる対応をしています。受付方法は、Peatixのスマホ受付です。参加者が60人ほどいても、スマホ１台（1人）受付でスムーズにご案内できています。
■名札ストラップ
また、参加者の方には手書きで名札を書いてもらっています。初参加者の方が交流しやすいように、初参加者の方の名札のストラップを赤色に色を変える工夫を取り入れました（２回目以降の方は白色）。ストラップの色を変えておくと、交流時に声をかけやすくなります。初参加の方にお話を聞くと、初参加者同士だと話がしやすいという意見があり、ストラップが目印になり安心して話ができるようです。
オープニング
オープニングではまず場の定義をすることが重要です。この100人カイギとはどんなもので、私たちは何を目指していて、今日この会場では何をするのか。この場の定義がないと、カイギ自体がぼんやりとしたものになり、魅力がなくなってしまいます。
■コンセプト説明
100人カイギの形式的な説明に加えて、独自のコンセプトの説明が重要です。これを伝えることで、運営メンバーと参加者が同じ方向を見て価値観を共有しやすくなります。そうすると、運営メンバーがつくりたい100人カイギを参加者と一緒に作っていくことが可能になります。
■アイスブレイク
アイスブレイクとして、毎回異なるテーマを設定して数人で話をしてもらうことをやっています。最近実際に設定したテーマはこんな感じです。できるだけ身近で、共感がうまれやすい話題を設定しています。
・好きな音楽や映画など
・2024年をどんな年にしたいか
・100人カイギを内輪ノリにしない工夫
■聴き方
100人カイギは、登壇者と参加者によって成り立っています。登壇者が想いを語り、参加者がそれを受け取る。いやむしろ、受け取ってくれる参加者がいるから、登壇者が想いを語れるんです。なので、会場で応援すべきは参加者の聴く姿勢です。参加者の皆さんに、聴き方のコツを伝えるようにしています。聴き方が変われば、登壇者は安心して話をすることができるようになり、話は一段と面白くなります。
発表タイム
100人カイギは「想い」を語る場です。これは繰り返し説明している通りで、「何を」ではなく「なぜ」を話してもらいましょう。聞き手が心を動かすポイントは、登壇者さんの「なぜ」と出会った時です。
多摩区100人カイギでは、動画や演奏などで自己表現してもらうこともOKとしていますが、可能な限り1分程度と限定することを推奨しています。「想い」をその場で語るという場の定義をしているからです。
また、発表時間は厳守してもらっています。発表時間が長くなってしまうと、聞き手側も間延び感を感じ始め、交流タイムも短くなるなど、場の質は低下していくので要注意です。
ネットワーキングタイム
■アンケート＆告知
発表が終わり、交流タイムに入る前に、2つのアナウンスを入れます。1つはアンケートです。感想や登壇推薦者などを回答してもらっています。QRコードをスクリーンに提示して、その場で回答してもらう形にして、回答率を上げるようにしています。もう一方は、次回告知です。その日からチケットを売り始めて、チケット販売のスタートダッシュをかけます。
■集合写真
ネットワーキングタイムが始まる前に、集合写真を撮ります。理由はいくつかありますが、一度交流を始めてしまうと、そのあと一同に動いて集合写真を撮るのが難しくなるというのが一つの理由です。また、集合写真を撮る際に、会場の椅子を片付けてしまいます。すると、会場に広いスペースが生まれるので、この場所でゆったりと交流することが可能になります。
■交流
交流タイムで気をつけていることは、一人のひとがもしいたら、運営から声をかけて話をすることです。回数を経るごとに、ほとんど一人でいる人を見かけることがなくなってきました。参加者の方も同じ意識で周りを見てくれているのかなと想像しています。また、先に説明した名札ストラップ（色わけ）も好評頂いており、話しかけるきっかけを提供できていると考えています。
おわり（長い夜のはじまり）
そして、ネットワーキングが賑わい終了時間を迎えます。その後、その日の懇親会の会場に移動して長い夜がはじまります。
懇親会が盛り上がってきた頃には、川崎市多摩区100人カイギ公認レポーターのみやもとまなぶさんが、爆速レポートを書いてくれています。こちらも長い夜のはじまりです。O(-人-)O ｱﾘｶﾞﾀﾔ･･
それでは、次回に続きます！
（ムラケン）