【川崎市多摩区100人カイギ】運営ノウハウVol.3「企画段階③：役割分担」
全国の100人カイギファンのみなさま、こんにちは。
川崎市多摩区100人カイギが勝手に発信する、「100人カイギ運営ノウハウ」のマガジンです。
今回のVol.3は、企画段階で役割分担をどう決めておくかがテーマです。役割分担について私たちのケースを例として紹介します。･ω･*)ﾉﾄﾞｿﾞ
運営の人数
はじめに、カイギ当日に必要な運営の人数について。本部の運営マニュアルを参照したのがコチラ。
■オフライン（対面）
・人数：4人以上 ※当日必要な最小人数
・役割：①司会、②受付、③撮影、④タイムキーパー
■オンライン
・人数：3人〜5人
・役割：①司会 1~2人（進行&タイムキーパー）、②操作 1人（入場の許可・ブレイクアウトルームの操作）、③チャット 1~2人（チャット書き込み）
私たちの場合は、オフラインとオンラインのハイブリッド形式で開催しています。運営としては5人。のちほど説明するように、協力者にも支えられています。
【役割分担】当日までの準備
まずは当日までの準備から。
運営5人で各担当を割り振っています。準備段階では、登壇者との丁寧なコミュニケーションと丁寧な告知が重要です。具体的な内容については今後の記事で紹介していきます。
準備段階でも運営に5人は最低限必要なラインかなぁという感じがします。今よりも人数が減ると、それぞれの負担感が増えそうです。そうなると丁寧な活動ができなくなり、イベントの価値が下がりはじめそう。
【役割分担】カイギ当日
次にカイギ当日の役割分担。
当日は運営5人の他に、撮影（プロのカメラマン）とレポーター（プロのライター）の協力者がいます。カメラマンはあえて固定せず色々な方に都度ご相談して決定。レポーターはみやもとまなぶさん。Yahoo!ニュースも書くすごい人。協力者のみなさんとはお金のやり取りはなく、会場での他己紹介などによる相互の支援により成り立っています。(*´ｰ`人)ｱﾘｶﾞﾄﾈ
カイギ当日の運用ノウハウの詳細も、今後の記事で紹介しますが、重要なことは場の雰囲気作りです。照明や音楽による演出に加えて、緊張感もプラスすることで特別感を演出しています。そこらへんの講演会や活動紹介の場とは違うものだよ！という空気をつくります。
ちなみに、私たちはオフライン（対面）とオンラインのハイブリッドで開催しています。
当初はオンライン上にもファシリテーション役を設け、コミュニケーションをとれるようにしていました。しかし現在はオンラインファシリは廃止し、視聴のみとしています。理由は2つ。①コミュニケーションの場はオフライン（対面）で確保できていること。②オンラインは、家事をしながらや、お試し参加、コミュニケーションがちょっと苦手な方、などの自由な参加の場にしたい。という理由です。
当日の緊急対応（病欠等）
カイギ当日に、運営メンバーの体調不良や家事都合による欠席など、緊急対応が必要な場面があります。そういった時でも、きちんと開催できるようなバックアッププランが必要です。
つまり「あの人が欠けたら、その穴はあの人が埋められる」と説明できることです。「あの人が欠けても、私がなんとかできそうだ」を増やしておきましょう。
場合によっては、常連参加者の手助けを借りてもよいかもしれません。(;'o')m ﾀｽｹﾃ
私も欠席せざるを得ない状況が何度かあり、メンバーに助けてもらいました。ありがたやありがたや。
次回に続きます！ ･△･)ﾉ ﾏﾀﾈ!
（ムラケン）