７章：見える化の質＝心の余裕

６章では、イベント企画運営の中でも、重要度と難易度の最も高い、集客に注目してお話をして来ました。

この章のテーマは「プロジェクト管理の方法」です。

実際に何かを作り始めると、今何をすればいいのか、課題はなんなのか、このままでちゃんと作りきれるのだろうか。と漠然とした不安に襲われると思います。そんな時、この方法を知っているだけで、僕は視界がクリアになりました。そこから心に余裕が生まれました。

これから、技術的に知っておいた方がいい管理方法と、ざっくりとしたイベント企画運営の流れをまとめていこうと思います。それほど量も多くないので、知識として持って帰っていただければ幸いです。

1. 全体感の見える化

イベントを作っていくに当たって、全体感をわかるようにしておくことは大切です。当日までにやらないといけないことは何なのか。今の進行具合は遅れているのか、順調なのか、早いのか。そういったことがわからなければ、チームに指示を出すことができません。ここでは、「ガントチャート」を使って、全体感を把握する方法をご紹介します。

ガントチャートとは、やらないといけないことと、その進行状況を時間軸を入れて可視化した表です。イベントを完成させるまでに必要な工程を、一目で管理することができます。

雰囲気としては、上図のような感じです。
やらないといけないことに対して、いつから着手し始めて、いつまでに完成させるのかを一目で確認することができます。

僕はエクセルで作っていました。必要に応じて、責任者の名前を書き込んだり、工程をさらに細かな工程に分解して、活用することができます。

このガントチャートによって、進捗状況を正しく把握することができ、時間的にも精神的にも余裕がうまれます。また、焦る必要が時は、正しく目標を設定し直すこともできます。結果として、プロジェクト全体の進行具合の管理ができます。

ガントチャートを活用してみたいという人には、オススメの記事を見つけたので、貼っておきます。
https://www.jooto.com/contents/excel-ganttchart/

2.イベントを作るまでの大まかな流れ

では、実際にどんな工程があるのかを、イベントの企画運営に限って、まとめておきます。大きくは以下の４つだけです。

①集客
②コンテンツ作成（タイムテーブル作成）
③備品準備
④オペレーション決定

①集客
集客は、属性毎に目標人数と期限を決め、色々な施策を打ちながら、試行錯誤を繰り返しながら、気合いで進みます。細かな作戦は、6章でお話したので、また見てみてください。

②コンテンツ作成
これは、イベントの目的やゴールを成し遂げるための、イベントの中身を決定する工程です。最終的に、タイムテーブルを完成させることを目指しましょう。

③備品準備
これは、何がどれだけ必要かを決め、調達することです。場合によっては、購入では済まず、制作したり、必死に探し回ったりする必要があるかもしれないので、余裕を持って計画を立てる必要があります。

④オペレーション決定
オペレーション決定とは、誰がいつ何をするのかを決定する工程です。タイムテーブルに書かれている内容を、誰がどう動いて実現するのか。実際にメンバーそれぞれの動きを見える化したものを作ります。

3.次章へ

どうだったでしょうか。簡単ではありましたが、イベントの企画運営の流れと、管理方法について紹介してみました。

本当に僕は、この管理方法を教えてもらってから、現状がわからない不安から解き放たれました。もちろん、ガントチャートを活用していても、不安はありました。ですがそれは、どうやって目標を達成すればいいのかという、建設的な不安でした。何をすればいいかわからないモヤモヤよりも、とても有意義な悩みに変わったと思います。

ちなみにこの章の挿絵は、ぼんやりと見るとドクロが見えて、恐怖を感じますが、しっかりと見るとただの化粧をしている女の人です。このように、見える化することで、恐怖はなくなり、立ち向かえるのではないかということを表してみました。

是非、このガントチャートは簡単にできて、応用の幅が広い技術なので、使いこなして、プロジェクト進行に役立ててください。

さて次の８章（満足度を上げる方法）で、内容としては最後になります。この章を読んでくださっているなら、是非是非目を通していただきたいなと思っております。