仕事のスケジュール管理について考えてみました

こんにちは！レイラです。

社会人も2年目に突入し、仕事の量が増えてきたことで時間を効率よく活用する方法や、仕事のスケジューリング能力について考える必要が出てきました。

私はITエンジニアなので、「X月X日までに〇〇画面を実装してください。」や「Y月Y日までに〇〇機能を実装してください。」というように仕事の納期が決まっています。納期は1ヶ月以上も先になることもあり、そこまでの作業の進め方は全て個人に任せられます。有給を取る取らないも個人に一任されます(年間5日は確実に取らないといけないですが)
そのため、スケジューリング能力というのが必須になってきます。

そこで、スケジュールをどのように立てればいいのかをお話しできればと思います。(私も勉強中なので、アドバイスがあればお願いします…)

作業(タスク)の分解

仕事のスケジューリングを行うためには自分が行う作業を洗い出す必要があります。この時、なるべく細かく作業を分けるようにと上司に教わりました。

(例)
部署の送別会の会場決め(日程は決まってる前提)
　　- 一人あたりの大まかな予算の決定
　　-大まかな人数の把握
　　-主賓のアレルギーや嫌いな食べ物の確認
　　-バリアフリー等が必要か決定
　　-条件に合う会場を探す
　　-会場を決めた後、上司に確認
　　-上司からOKをもらったら仮予約
　　-出席者の数が決まった後、本予約

これで正しいかはわかりませんが、ざっと考えただけでも「会場を決める」だけにこれだけの作業が必要になるとわかります。

作業を分解するときには、以下の2つの方法が考えられます。

①「手当たり次第に書き出す」
②「大項目→中項目→小項目と詳細化する」

私がいつも行っているのは②です。また、①で手当たり次第に洗い出した作業を項目ごとに分けていく方法もしたりしています。

作業の優先順位を決める

次に優先順位を決めます。優先順位を決める観点は次のようなものがあります。

1. 自分1人で完結する作業か
1人で完結しない作業(相手に確認が必要なものや承認が必要なもの)というのは優先順位を高くする必要があります。なぜならばこの作業は相手のスケジュールに大きく依存するものであり、相手のスケジュール次第では全く作業が進まないという可能性があるからです。

2. 締め切りが近いか
単純に締め切りが近いものほど優先順位は高する必要があります。

3. ある作業Aを着手するために必要な作業か
例えば作業Aをするためには作業Bを終わらせないけない場合は必然的に作業Aよりも前に作業Bをする必要があります。そのため作業Bのようなものは優先順位が高くなりやすいです。

作業ごとに作業時間を見積もる

洗い出した作業1つ1つにどれだけ時間がかかるのかを見積もります。この作業が最も重要かつ難しい部分です。この作業時間は自分の能力に完全に依存するものです。同じ作業でも人によっては1時間かかることもあるし、20分で終わらせられる人もいます。このことから作業時間を見積もるには自分の能力を正確に把握することが重要になります。

自分の能力を把握する方法の一つとして上司から教わったことに自分の作業時間を計測するというものがあります。

例えば、会議の議事録作成に30分かかった場合は30分、プログラム作成に2時間かかった場合は2時間というのを計測して記録しておくというものです。この作業をしておくことで「私は1時間ほどの会議の議事録作成には30分かかるんだな」、「この難易度のプログラム作成には2時間かかるんだな」というデータがどんどん溜まっていくことになります。このデータを活用することで今まで行ったことのある作業はデータと同じ程度の時間を見積もり、行ったことがないものでも今までの作業と比較して時間を見積もることができるようになります。

※この時、30分で見積もったけどうまくいかなかったら困るから2時間にしておこうというのはよくないです。理由は2つあります。

1. 作業終了後に見積もり時間と実際の作業時間を比較できないから
2. この考え方がすべての作業に適用されると納期の前日にすべての作業終了予定というような余裕のないスケジュールが完成するから

不安なのであれば、見積もり時間はきちんと行い、納期直前の1週間は保険期間として残しておくという考え方の方が良いです。

1日の稼働時間や祝日等の日程を把握する

次に、1日にどれだけその仕事に時間を当てられるのかを把握します。1日に4時間ほど時間を当てられる人と、8時間当てられる人では作業日程が変わってきます。また、ここのタイミングで毎週の定例会議や、すでに日程が決まっている打ち合わせ、祝日の有無や有給の予定も考慮する必要があります。

最低以下の2つは把握しておいた方が良いと思います。

- 1日の稼働時間
-1週間の稼働時間

スケジュールの決定

作業の洗い出しおよび優先順位の決定、1日の稼働時間を把握した後は実際にスケジュールの落とし込みます。

現状把握(作業開始後)

作業を開始した後も現状把握は必要になります。ここで一つの目安として、私が感銘を受けた言葉があります。

6割の時間で8割の出来

この考えを意識することで、現状把握がしやすくなるのではないでしょうか。

突然の割り込み、急な打ち合わせ

仕事というのは全て計画通りに行くことは少ないと思います。急に仕事を頼まれたり、予定にない打ち合わせを組まれたりすることもあると思います。

ここで、作業の見積もり、優先順位を決めていること、スケジュールに保険期間を持たせていることが活きてきます。これにより、仕事を引き受けてもいいのか、引き受けたらダメなのか、どの日に割り込みの仕事を行えば効率的かを考えやすくなります。

振り返り

作業を行った後は振り返りをしましょう。振り返る点は以下の通りです。

　　- 見積もり時間と実際の作業時間どのぐらい乖離があったか
　　- 乖離があった場合はその理由は何か

特に、理由を考えることは重要です。「作業に抜けがあったのか」、「思ってたより自分の能力が足りなかったのか」によって対処方法が変わると思います。

おわりに

偉そうに書いてきましたが、私自身も未熟であり実践できていないことも多くあります。今後もっと仕事が増えたときのために決意表明もかねて書かせていただきました。誰かの役に立てれば幸いです。

また、アドバイス等がありましたらぜひお願いいたします。では。