即レスの罠：即レスをすると仕事量は増加し、人生の質は低下する
こんにちは。タコペッティです。
本日は、「即レスは今すぐやめろ！」と、そんなお話をしたいと思います。
一般的な時間管理や生産性向上の本には、「仕事ができる人は即レスをする」と書かれていることが多いです。それは確かにそうかもしれません。
しかし、こと人生の幸福度という観点から見れば、即レスをやりすぎると、仕事量が増えて自分の時間が減ってしまう…という実態があるのです。
本日はそんなお話をしていきたいと思います。
即レスが仕事量を増やす理由
では、なぜ即レスをすると仕事が増えるのでしょうか？
その理由は単純です。返信を早くすると、その返事もすぐに返ってくるからです。
結果として何が起こるかというと：
メールのやり取りがどんどん加速していく
面倒な案件に巻き込まれる確率が上がる
「仕事が早い、できる人だ」と思われ、追加の仕事を依頼される
このサイクルが続くと、新しい仕事がどんどん舞い込んできて、仕事量が増えていきます。結果的に、自分の時間がなくなっていく、という悪循環に陥ってしまうのです。
「仕事ができる人は即レスをする」と信じている人が多いけど、即レスをすればするほど仕事はどんどん辛くなっていくよ
— タコペッティ (@syakaisei) September 17, 2024
なぜかというと、返信を早くするとその返事もすぐに返ってきて、メールのやり取りが加速して仕事はさらに増えるから。結果、面倒な案件に巻き込まれ、仕事量は増加していく
新入社員時代の経験
実際、僕も新入社員の頃は、上司から「とりあえず即レスをしろ」と言われていました。
ほうほうそんなものかと思い、新入社員の頃はとにかくメールを早く返すことを心がけていました。
そんな調子で真面目に仕事をしていたら、「返信が早い！すごいね！」「仕事ができる人は返信が早いんです。この調子でいきましょう。」などと言われ、気分は良くなっていきました。
しかし、即レスを心がけていると何が起こるかというと、返信もすぐに返ってくるし、仕事量もどんどん増えていくのです。
「この人からメールが来た、あの人からメールが来た、即レスしなきゃ」と、自分が誰のために何のために働いているのかわからない状態になっていきました。
こうしてメールのやり取りをどんどん加速させていくと、1日を振り返って、「あれ、今日はメールの返信しかしていない…」ということになりがちです。
肝心のアウトプットや具体的な仕事の成果を聞かれると、大したことをしていないと気づくわけです。
メールはなるべく遅く返信せよ！
それ以来、僕はメールの返信はなるべく遅くすることをモットーにしています。
返信を遅くすると何がいいかというと、自分の時間ができるんです。
これは考えてみれば当たり前のことです。だって、メールを返さない間は相手からのメールの返信もないわけですから。よほど急ぎの案件でない限り、1回返信しなかったぐらいでは相手から催促のメールも来ません。
つまり、その間ずっと自分がバトンを受け取っている状態なので、自分のやりたいことに集中できる時間ができるんです。
遅めの返信のコツ
ただし、メールの返信を遅くするには、いくつかのコツがあります：
自分はメールの返信が遅い人だというブランディングをしておく
周囲の期待値を下げておく
「24時間以内には必ず返信します」と伝えておく
例えば僕は、
「僕はメールの返信は遅いけど、24時間以内には必ず返信しますんで安心してください！」
と周囲に伝えていました。
こうすることで、「この人はメールの返信が遅い人だから、まあしょうがないよね」と思われ、許容されやすくなります。
逆に、即レスばかりしていると、「この人はメールの返信が早い人だ」と思われ、常に早い返信を求められてしまいます。
周囲からの期待値をあらかじめ下げておき、メールが遅くとも怒られない状況を作り出すのがコツです。
自分の時間を取り戻すためのオススメ本
巷で言われている効率化や時間管理、生産性向上のノウハウは、短時間でいかに良いアウトプットを出すかということばかりを教えています。
しかし、このノウハウを実践して効率的に仕事をすると、余った時間に新しい案件や仕事が次々と舞い込んできて、結果的に仕事量が増え、時間がなくなってしまうのです。
特に、どれだけ仕事をしても給料が変わらない公務員的な働き方をしている場合、仕事量が増えても給料に反映されないので意味がありません。
ですので、いわゆる仕事術やら生産性向上やらの類の本については、一切読む必要性がないと僕は思っています。
一冊だけオススメ本を紹介するとすれば、「じぶん時間を生きる」という本は非常に参考にオススメです。こちらの本にも、「自分の時間を生きるには、メールの返事は遅い方がいい」という理論が書かれています。
まとめ：即レスを心がけて仕事量が増えるのは本末転倒。メールの返信は遅くし、仕事量は減らせ！
結論として、仕事を効率的にこなすことを考えるのではなく、いかにして仕事量を減らせばいいのか？を考えた方が良いということです。
では、具体的にどのようにして仕事量を減らせばいいのか？？？という点については、こちらのnoteに時間を生み出すためのテクニックを書いていますので興味のある方は併せてご覧ください。
皆さんも、自分の時間を大切にする働き方をぜひ心がけてみてください！