Microsoft Sharepoint 社内ポータルサイト構築のメリット・デメリット

こんにちは、Webディレクターをしている者です。

先日、Microsoft Sharepointを使ったサイト構築を行いました。
この記事では、実際にSharepointのサイト構築を行って感じたメリット・デメリットについて共有していきます。

Microsoft Sharepointとは

Microsoft Sharepointは、社内のポータルサイトを作成することができるツールです。
社内ポータルサイトとは、企業が自社の社員向けのみに公開している情報サイトで、社内向けのさまざまな情報がまとまっています。

Microsoft Sharepointで作成できる社内ポータルサイトの種類は主に２種類あり、チームサイトとコミュニケーションサイトがあります。

チームサイト：部署やチームがプロジェクトで使用する情報の共有を行うためのサイト
コミュニケーションサイト：チームの垣根を超えて幅広いの人と情報の共有を行うためのサイト

サイト制作にあたって、まず目的を確認し、どちらのサイトを作成するか決める必要があります。

Sharepointで社内サイトを構築するメリット

①プログラミング言語の知識が不要
通常、サイトを一から作成するとなると、 HTML/CSSなどプログラミング言語に関する知識・スキルが必要不可欠です。
一方、Microsoft Sharepointだと、コンポーネントという要素にテキストや画像を追加する直感的な操作を行うだけで、誰でも簡単にサイトを作成することができます。
そのため、公開後もコンテンツの編集がしたい場合など、コーディングを必要とせず簡単に更新することができます。

②サイト制作に時間がかからない
Microsoft Sharepointには、目的や用途に応じてテンプレートが用意されており、そのテンプレートを活用してサイト制作を進めることができます。
そのため、一からサイトを制作する手間を省くことができ、既に完成されているテンプレートに情報を載せるだけでサイトが作成できます。

③他のMicrosoft365ツールと連携可能
Microsoft Sharepointは、その他のOffice製品（Microsoft365）との連携が可能です。
そのため、WordやExcelPower、Power Pointのファイル共有をサイト内で簡単に行うことができます。
また、Microsoft Formsと連携して、サイト内にフォームの埋め込みをしたり、Power Automateと連携してフォームの回答を自動でメール転送させるオートメーションを作成したりすることも可能です。

Sharepointで社内サイトを構築するデメリット

①デザインの自由度が低い
プログラミング言語の知識が必要ない代わりに、サイトに反映できるデザインの自由度が低く、種類や幅の選択肢が少ないです。
例えば、幅については、下記のように1段組み～3段組みなどからしか選ぶことができません。

また、テキストについても、フォントの種類が決まっていたり、選択できるフォントカラーがかなり限られていたりと、デザイン面に関しては理想的なサイトを作成するのが難しい場合もあります。

②詳細なアクセス解析が見れない
サイトの使用状況として、閲覧者数や訪問数、ユーザーあたりの平均時間を見ることはできますが、リアルタイムのアクセス解析や詳細なユーザー行動を見ることはできません。

さいごに

Microsoft Sharepointを活用した社内ポータルサイト構築のメリット・デメリットについて見てきました。
社内情報をまとめ、それを社内に共有する方法の一つとして、Microsoft Sharepointのサイトは有益であると感じます。
今回の記事が、Microsoft Sharepointでのサイト構築を検討している方々にとって、役に立てれば幸いです。