市民活動も保護者会も挑戦の連続
市民活動の資金調達について、前回記事を書いてから、応援して下さる方がいて、とっっっっってもありがたい感謝と驚きと学びがありました！
引き続き応援購入もお待ちしております。
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来週、フリーマーケット出店で、売上を活動資金にまわす次なる作戦を計画中。こちらは、後日レポートします。
今回は、娘の小学校卒業式後に開催した、卒業を祝う会(俗に言う謝恩会)の実行委員の色々を、できる限り手間を省きたくて密かに実証実験していたアレコレを紹介します
１、紙のお手紙廃止
娘の学校が１学年１クラスのみ。6年生の保護者は、夏の親子レクと卒業を祝う会の実行委員どちらかに所属する事になっていて、それぞれにグループLINEがあったので、あえて保護者宛に紙のお手紙作成して、担任の先生から配ってもらったり、参加申し込み書を回収して、また先生から受け取る、その手間が面倒くさい！！そう思って、というか、学校からのお手紙も紙が多すぎて、紙ゴミにいれるたび、紙もったいないな。という日々の思いもあって、『手間•ゴミ削減』を一人で取り組みたくなり、お知らせ作る書記になり、作戦を決行。
一先ず、Googleフォームでアンケートを作って２つのグループLINEで共有。
①紙のお手紙をやめる事
②参加確認もGoogleフォームでする事
➂毎年恒例になってるフォトムービーのDVDを配るのをやめて、Googleフォトで共有する。(必要であれば、USBかSDカード持ってきてもらえればデータをお渡しするが、それ以外の方は各自欲しいムービーや写真をGoogleフォトからダウンロードしてもらう。)
ガラケーだったからショートメールでやりとりしていたお母さんが一人いたのですが、タイミングよくスマホデビューしてくれて、LINEも全員使えるようになり、皆さん①から③反対はなく、移行できました。
ただ、学校の先生へのお知らせは、紙でお渡しするしか方法がなく、紙の招待状作成。
２、参加確認はGoogleフォーム活用
子どもに加えて保護者だいたい２人とも参加するだろうなという予想と先生合わせると１００人越えるのは確実だったので、いちいち保護者の名前を入力する手間を省きたい。Googleフォームなら、出席者名簿作成、そこから座席表もコピペ。
イベント参加申込など、Googleフォームが増えているから、私は慣れていたけど、一部保護者からは回答できない保護者もいるのでは？という声もあり、事前のアンケートで実験したら、みんな回答できたので、本番参加確認もGoogleフォームを活用。
本当は、先生達もGoogleフォームで回答して欲しかったので、紙のお手紙にQRコードわ、つけて回答してもらおうと思いましたがが、半数以上が紙を提出してくれました。QRコードをつけている理由も添えたのですが…。先生達は書いて担任の先生に渡す方がさっと終わらせられて楽だったのだと思います。
３、Googleフォトの活用
保育園の卒園式でもフォトムービーをDVDでもらったのですが、家で見る事が無い。
更には、そもそも誰がフォトムービーを作るのかが、なかなか決まらず数ヶ月経過。保護者がやらずに経費かけて業者に頼む程、皆さん必要としている？というのも疑問で。
例年やっているから…というのを置いておいて、
我が家はあえてDVDとしては無くてもいいのですが皆さん欲しいですか？
DVDにしなくてもいいのであれば、自分の結婚式に自分で制作作業はしたからできなくはないのですが、完成度は期待に応えられるかは微妙かもしれないけれど、それで良ければやります。って引き受ける事にした。
２月に確定申告や、年度末にむけて色々あるから、やらなくていいならやらなかったけど、このままじゃ話しが進まない…という感じで。
どうしてもDVDが欲しいと言う方はいなくて(言い出しにくいだけかもしれませんが…)実際、USB等でデータが欲しいと言う保護者は３１人中４人だけでした。担任の先生のアドレス知らないので、USBでフォトムービーと写真をプレゼント。
実行してみた結果
１、お手紙は紙じゃなくても支障はなかった。
ただ、議事録も、会議に参加されていない方への共有と持ち越し案件の確認の為、LINEで共有していたので、配布はしていなかったけれど、メモしたりするのにあった方がわかりやすいという事がわかり、後半は参加する人数分だけ印刷してお渡ししました。
２、Googleフォームで参加確認
これは、やって本当によかった。
紙で提出してくれた先生の名前を入力する以外、名前を入力する必要がないのは作業効率めちゃくちゃよかった。先生の招待状にもGoogleフォームのQRコードを添付して、そちらから回答を促していました。
子どもの名簿番号も入力してもらえばよかったなと反省。これがなかったから、名簿順に並べ替えの一手間かかりました。あいうえお順じゃなくて、生年月日順だから、名前みただけじゃわからないので学校名簿見ながら確認。
下の子の時には、そこはやろうと思います。
必須項目の設定をミスっていたケアレスミスがあった。
３、Googleフォトでフォトムービーと写真共有
iPhoneユーザーがGoogleフォト使っていない人がいる事を直前で知り、大丈夫かな？と不安になりつつ、これを機に使い出したと言ってくれたり、不安のある方や念の為データ欲しいという数名だけはUSB等持参してくれて解決。DVDを作らない分、食べ物やプレゼンに経費を回せてよかった。
制作しながら、やりたい事が直前で色々閃き、ランドセル最終日の下校時間にランドセル姿見納め写真を取りに行ったり、卒業式の集合写真も追加。例年は保護者含めた大人数の集合写真を写真屋さんが撮影に来るけど、それとは別に、児童と担任の先生だけでリラックスした写真を最後に撮らせて欲しくて、前日に急遽先生にお願い。卒園式後に会場のお弁当配置準備は他の方に任せ最後の編集作業をして、卒園式中数枚と集合写真を追加してギリギリ完成させる。色々問題のあったクラスではあったけど、子供は勿論、先生の笑顔が見れたのが保護者としては本当によかった。
作業が間に合わなくても、流せる状態のも一応完成させておく事前準備はしておいたけど、ギリギリ編集も間に合いました！
当日写真を流すのは、友達の結婚式の披露宴で、当日写真も使われてて、感動したから、自分ができる範囲でやってみたくなったのです。これも、個人的実験。
会場が若干どよめいて、作戦は成功◎
Googleフォトの共有は、自分の子ども以外の写真も含まれているから、リンクは保護者内に留めて、誰かに共有する場合は、自分のお子さんの写真だけにして下さい！というルールを守ってもらう必要がありますが、そこは大丈夫そうだと思いました。
懸念があれば、Googleフォトは使わない方が安全。
1ヶ月限定の共有にしていて、期限内に必要な分だけダウンロードしておいて下さいとしています。もうすぐ、アルバムを削除予定。
コロナ禍終えて、復活した会食も、子ども達の余興を見ながら楽しめたし、退場は先生達とハイタッチしながら出口に向かい、最後に担任の先生とツーショット記念撮影をして、最後に握手。
フォトスポットも保護者で作って、当日そこで記念撮影をたくさんされていて、色々準備した事で盛り上がってもらえて、終始和やかな会が開催できました。
大変だったけど、やってよかったと心から思える会でした。
10年以上前に一度フォトムービーを作った程度のスキルですが、復習しながら試作を繰り返していたらだんだんわかってきて、楽しくなっていった。
辛口娘が、当日見て、よかったよと言ってくれたのも嬉しかったです。
密かに、ペーパーレス化の実験をしながら、知らなかったLINEのアンケート機能の使い方を若いママから習得して、感動。１５人の都合確認したり、意思確認にLINEアンケートが役に立つのだと勉強になりました。
色々やればやるだけ、知識になって、他に代用していける。
学校の保護者会の役割色々は、子ども達の為でありつつ、いかに保護者の負担も軽減するかも様々な方面で議論になる事もあり色々課題はあるけれど、そういう所でも無駄を省きながら関わる事が、ジブンに後々役立つ何かになるなと思いました。
損をして得をとれ
時間を犠牲にしているようにみえて
私には、メリットの多い保護者としての活動です。
とはいえ、日々のインプットVoicyからも、noteからもしばらく遠ざかっていた日々。
中学校入学式も終わり、やっと日常に戻り、ジブン株式会社の記事投稿もまた頑張って、忙しくても継続できるようなスキルを身につけて行きたいです!
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