Zoomで20人程度のオンラインセミナー（勉強会）＆懇親会のホストをする際に私が気を付けている7つのこと

今年流行のアイツによって多くの人が使うようになったオンライン会議システム。

中でもZoomを使っているという人、多いのではないでしょうか。

私も勉強会（研究会）・セミナー・飲み会やらでお世話になっています、Zoom。

最初は参加する側でしたが、多い時に週20本とかZoomを活用して何かしらやっていたこともあり、最近では、自分がホストをする時に諸々配慮するパターンが見えてきました。

今回は、私がホストをする時に気を付けている7つのことについて書いてみます。

◆1.開場は15～20分前

ホストをする時には本会が始まる15～20分前からZoomを開けるようにしています。

この時間でやっているのは、雑談だけではありません。

私以外に画面共有をする人がいる場合にスムーズに動けるようにテストしてもらっています。

また、中にはZoomに慣れていない人がいるので、「Zoom初めての人っていらっしゃいますか？」なんて聞きながら、フォローしています。

※ちなみに、30分前だと私には長すぎ。待ちくたびれちゃう。

個人的にはこの15～20分が大事だと思っていて。その理由のひとつが次です。

◆2.挨拶する

本会が始まる前に入ってきた皆さんについては、挨拶するようにしています。

例えば「鈴木さん、こんにちは！　今日は画面ナシな感じですか？　あ、ONですね。承知しました。お元気ですか？」みたいな感じ。

これ、今までリアルでやっていたことです。オンラインなったから挨拶とか雑談とかしなくなるっていうのは、ちょっと違うかなぁと。

◆3.参加者1人ひとりの声を拾う

オンライン会議・セミナーって、どうしても話し手からの一方通行になりやすいです。

話が面白いならよいのですが、まぁ、大抵はそうじゃない。

だもんで、退屈になって、自分の顔が映らないようにビデオをOFFして他のことをし始めてみたり、こそっと退出してみたり……ということがおこります。

そこで活用しているのが、チャット。

チャットをうまく活用できると、参加者が参加している感を味わいやすくなると考えています。「ラジオ番組で自分の投稿が読まれた」みたいな。

【ホストがセミナーもする時】
もう、この時は大変です。気分はラジオのDJ。

共有している画面を見ながら話しつつ、目線がずれない程度のモニターにチャットを縦長に表示して、話をしながら拾っていきます。

【ホストが裏方の時】
ホスト以外がトークしている時には、チャットの盛り上げ役＆ラジオのアシスタント役状態。

チャットに書き込みが増えてくれば、参加者も書き込みしやすくなります。

また、トークしている人がチャットのコメントを拾い上げていない場合には、トーク後に「●●さんから▲▲▲とコメントいただいていますが、いかがですか？」と振ります。

「気軽に書き込んでくださいね～」「可能な限り拾いますからね～」って言うことで、参加者のチャットに対する垣根を低くするよう、心がけています。

◆4.小部屋の参加人数は3人

Zoomには参加者を小部屋に分ける機能“ブレークアウトセッション”があります。

私がホストをする際にはルームに入る人数を可能な限り3人にしています。

その理由はブレイクアウトルームを使う時間と1人ひとりが話す量が関係しています。

ブレイクアウトルームを使うときって、最初から使うというよりも、1時間半の中で20分とか、オンライン懇親会中に20分とか、だいたい20分くらいが目安。

20分で自分が最低限話して、他の人の話も聞いて……っていうと、私が経験したところでいくと3人がよさそうだなぁと感じています。

ちなみに、人数の関係で3人以外の部屋を作らないといけないときには4人にしています。

自分が話す量が少なくなるよりも、2人きりにして1対1で話す様々なリスクを考慮してのことです。

◆5.小部屋の司会者は指名

これはセミナーや勉強会でブレイクアウトルームを使う時に限った話です。

ルームに入って「あ～初めまして～……誰から話します？」みたいな変な雰囲気の冒頭1分くらいが無駄に感じてしまっていて、私（汗）。

なので、私がホストをする場合はすべて、参加者をランダムで割り振り、ルームに入ってもらう前にルームファシリテーターを指名しちゃいます。

そのほうが、ファシリに指名された人も、そのほかの人も、有意義な時間を過ごしやすくなるんじゃないかなぁと。

ちなみに、私がファシリを指名する時の基準は、その会に参加する人がどこに満足するかという点を考慮して変えています。

【セミナーの場合】
ファシリができると分かっている人 or 声の大きい人を止められそうな人

【勉強会】
上記に加えて、会の経験が浅めの人

※オンライン懇親会でブレイクアウトルームを使う時にはファシリ指名はしません。自由に雑談することに価値がある！

◆6.共有タイムを設ける

ブレイクアウトルームを使って共有された情報は、そのルームの人しか分からない。

そこで、私がホストをやる場合には、必ず「Room1ではどんな話が出ましたか？ ●●さん」と聞くようにしています。

そうすることで、他の部屋で出た話が簡単ではあるものの共有され、論点を反芻する時に役立ちます。

ちなみに、ここで呼びかける人は、ファシリじゃない人にしています。参加者が話す機会を少しでも作りたいのです。

◆7.懇親会はハイブリッド

オンラインセミナーや勉強会のあと、そのまま懇親会に入るときがあります。

人数にもよりますが、私がホストをやる場合にはブレイクアウトルームで飲む回と、全員で飲む回を両方設けるようにしています。

少人数には少人数の良さがあって、大人数には大人数の良さがある。その両方を体験してほしいからです。

ちなみに、全員で飲むときには12人くらいがいいかなぁと。多くても16人まで。

細かいところまであげればきりがないので、今回は大きなもの7つを書きました。

最後に、なぜこういったことを気を付けるようになったのか、その理由を書いておきます。

◆オンラインが可視化した声の大小

オフラインで会議やセミナーをしていた時にも、発言をする人と発言しにくい人っていました。

いわゆる「声が大きいor小さい」というやつです。

私は、発言しにくい人の中にこそ、良策のヒントが隠されているのではないかと考えていて、学生の頃から試行錯誤を繰り返していました。

その一環が、3年前に取得したレゴ®シリアスプレイ®のファシリテーター資格だったりもするのですが……。

人とのコミュニケーションの場がオフラインからオンラインに移行したことで、以上に声の大小が今まで以上にハッキリ見えるようになりました。

発言しにくい人たちが、消えてしまいそうに感じて……。

興味深い論点に対し、多種多様な人が発言して、それを聞いて咀嚼し、自分なりに腹落ちさる。

移動が不要になったことで参加しやすくなったセミナー・勉強会が多いのに、声の大小によって満足感が得にくい場が生じることが、本当に嫌です。耐えられない。

そこで自分なりにTry＆Errorを繰り返した結果、今回紹介した内容を含めZoomでホストをする時に気を付けていることのレシピが生み出され、更新されています。

ホストとして至らない点がまだまだありますが、多くの人から「良い会だね」って言ってもらえるようになりたいなぁ。

今回紹介したものの何か1つでも、より良い場になるためのヒントへと繋がるのなら嬉しいです。