少し反省してます

2024年10月27日 09:37

おはようございます。
社労士＆診断士のたけちゃん先生です。
昨日はカマタマーレ讃岐対奈良クラブのビッグマッチがありました。
そんなビッグマッチとは関係なく少し反省してますをお伝えします。

社内ルールを細かくしても

先日、顧客から勝手に残業をする社員がいて困っていると相談がありました。
口頭では何度も不可と伝え、社内ルールでも残業申請書があり不要不急の場合以外は不可としているとのことです。

残業の社内ルールをさらに細かくしてみはどうかとありました。

単に社内ルールを細かくしても効果はないように思います。

なぜ勝手に残業をしているのか？
その背景や要因を掴まないと解決しない問題です。

本人に聞いてみないと分かりませんがいくつか推測することはできます。

段取りが悪く残業しないと仕事が回らない
キャリアアップのために社内で勉強をしたい
残業が社内ルールでは不可としている意味が伝わっていない
家庭内が不和で自宅に帰りたくない　など

出てきた背景や要因を組織創りの方程式SSR理論に当てはめてみます。

SSRは組織創りの3要素である人材力（Strength）×組織力（Structure）×関係力（Relation）の頭文字からきています。

人材力　思考特性、強み弱み、得手不得手など
組織力　目的目標やビジョンの共有すること。仕組みやルールなど
関係力　相互理解やコミュニケーションのこと

ここで大切なのは人材力（Strength）→組織力（Structure）→関係力（Relation）→人材力（Strength）のループの中でどことどこの繋がりの箇所で問題が起きているかを見極めることです。

先ほどの背景や要因をSSR理論にあてはめると次のように整理できます。

段取りが悪く残業しないと仕事が回らない
→まずはスキルが不足しているといった人材力の問題です。次に人材力を高めるための教育体系などの組織力（仕組み）を整備します。

キャリアアップのために社内で勉強をしたい
→これは組織力の問題です。教育体系や経験を積ませる場といった組織力（仕組み）を整えます。

残業が社内ルールでは不可としている意味が伝わっていない
→組織力と関係力の問題です。会社が不可としている目的や目標を明確にします。そのうえで目的目標を伝えるための相互理解をしていきます。

家庭内が不和で自宅に帰りたくない
→家庭での関係力の問題なのでしょうね。会社が介入するのは難しい気がします。

などと偉そうなことを書いておきながらつい最近、情報共有で失敗してしまいました。

事務担当者が顧客先とメールでやり取りをしていた案件がありました。
事務担当者がお休みの日に顧客から電話連絡があり、私とやり取りをしたあとに顧客側で追加の確認をすることになりました。

事務所内では情報共有のツールとしてグループウェアを使っています。
当日中にグループウェアの報告書に報告を記入して業務完了とする所内ルールもあります。

顧客側と追加の依頼をしたやり取りの書き込みしようと思いつつ他の事をしていて忘れていました。

夜になって書き込み忘れに気がつきましたが、明朝で良いだろうとそのままにしてしまいました。

明朝、出先からグループウェアに書き込みをしたのですが、タイミングが悪く顧客とすでにやり取りをしたことが事務担当者に伝わらないままに、その案件について問い合わせのメールを送っていました。

しまったと思いましたが後の祭りです。

仕組み（組織力）は整っているわけです。
明日で良いやと思いコミュニケーションを怠った私（関係力）が問題ですね。

少し反省しています。