フローの作り方は引き算
分解と予想
これから新たに作る場合は、予想が必要です。もし今の業務でフロー改善するなら分解からする必要があります。フローチャートを書くのが解りやすいと思います。下記は無料で使えてかなり使いやすいので見てみてください。
Cacooを使って簡単な図を作ってみました。
結構わかりやすくないですか？こんな感じで誰でも簡単にいろいろ作れます。
まずはフロー構築するためにやることは、徹底的に業務の分解をしてフローチャートでつながりをしっかり見ていく必要があります。それがフローチャートに落とせたら、例えばその業務が当初予定したフローの10倍、20倍になった場合でも運用できるか検討します。
こうしておくと、急にブレイクした場合も対応が可能です。なので未来を盛り込むことも必要で、どの段階に来たら次のフローにアップデートしないといけないかも大まかな予想を立てておくのです。
予想はできるだけリアルに
予想なんですが、簡単に言うと例えば出荷量が増えると輸送コスト、梱包資材購入で費用が大幅にかかります。売り上げのＵｐが予想できた段階で早めに運送業者、資材会社の見直しなどに動くことで利益率の改善は見えます。
私の場合は、ネット販売でしたので決済会社の変更も実際途中で行い利益率の大幅改善が見られました。決済金額が500,000円以上もありましたので決済上限のＵｐ交渉なども必要でした。
上記のようなアクションをすでに予測して行うのか、そのタイミングでバタバタ行うのかでスピードも効率も大きく変わります。
引き算の考え方
正直フロー構築で最も重要な考え方を記載します。フローとは「流れ」という意味がある通り、業務の流れを作ることが目的です。
ですがその流れの中で、チェックポイントを置く必要もあります。検品や出荷前確認などもそうですが、どんな業務にも承認やチェックを置く必要があるということです。
しかし、こういったフロー構築で注意しなければならないのが上司やマネージャーや管理者が必要以上にチェックポイントを置きすぎるということです。そうなると、流れを止める堤防を置きすぎて結果的に流れを悪くしたりパンクしたりしてしまうことがあります。
如何にチェックポイントを増やさなくていいように、業務の流れの前後を変えたり組み替えたり結合させたりすることで効率化することが重要です。
次回は、また私が経験したことも織り交ぜて紹介していきます。