デジタルな相棒作成の記録

今まで学んできた技術を活用したい！という事で以前考えていたRPAを活用した自分の業務をサポートしてくれる相棒を作り始めました。
せっかくなので作成の記録も書いていこうと思います…！！
＊取り組んでいる「相棒」案を書いた記事はこちら！

「相棒」でやりたい事

社員満足度向上に向けて展開しているアンケートのうち、投稿内容に応じて投稿者との面談を実施するアンケートの部内共有と面談アポイントの効率化を図りたい！

解決したい課題

• グループウェアの機能を使っているため、回答方法や集計方法に制限が多く、回答側と事務局側どちらの利便性も低い…。

• 投稿されたかどうかを人力でチェックしているため、遅れや漏れが発生してしまう…。

解決方法

• Google Formsを導入することでどこでも回答できるようにすると共に、事務局内での投稿内容共有を容易にすることで利便性向上を図る！

• 投稿通知とアポイントフォローの初動を自動化してスピード感を向上させる！

取り組んだ事

1.概要フローを作成

概要フロー図

1. 社員がアンケート投稿を実施。

2. Google Formsから事務局スタッフ(複数名)へ通知

3. 日時でRPAがGoogle Formsに投稿一覧を要求。

4. 取得した投稿一覧から更新状況を確認。

5. 面談対象となる投稿に共有カレンダーURLを送付。

6. 社員が共有カレンダーへ希望日を登録。

7. 共有カレンダーから更新通知を取得。

8. 面談実施

2.使用ツールの検討

以下のツールを使用予定。

1. Google Forms：アンケート実施のため

2. Google Apps Script：アンケート投稿の通知を複数人へ送信

3. Google カレンダー：面談日調整の共有スケジューラーとして

4. Winactor（RPA）：共有スケジューラーを回答者へ送信

3.複数アドレスへの送信スクリプト作成

下記のリンクを参考にGoogle Apps Scriptを活用してGoogle Formsから複数アドレスへの投稿通知を行うプロジェクトを作成。

Googleフォームのメール通知設定と複数アドレスに通知する方法を解説

4.アンケート案の作成とレビュー取得

アンケート概要

• 業務課題等を取得する記述式のアンケート。

• 面談実施のフラグとして「面談希望の有無」を項目設定。

レビュー内容【対象：事務局上長】

好意的な意見

• 実現すれば投稿のチェック漏れ等がなくなり、受付業務の効率化は図れそう。

• ツールの導入で回答者側の負担が軽減しており、回答率向上なども見込めるのではないか。

否定的な意見

• カレンダーで面談予約を取る点は良いが、登録するだけでは面談実施の合意形成が不足するのではないか。面談自体を忘れられないよう通知等は必要かもしれない。

• 面談実施以降の管理が想定されていないため、Excel等での別管理が発生するのではないか。

現状の課題

1. 面談実施の合意形成方法

2. RPAにて実施する共有カレンダーの送付シナリオの作成

3. カレンダーからの投稿通知設定

今後やる事

1. RPA作業の洗い出し

2. シナリオ案(仮)の作成

3. 本番環境でのテスト実装