いざデジタル！初心者広報が考える5つの妄想
皆さま、はじめまして！
私はとあるBtoB企業の企画部門で広報担当者をしてます。
初めての広報業務に大慌てしながら約１年間何とかやってきました。
そんな１年でしたが世の流れも有り、RPAなどデジタル技術の活用に向けた学習機会を複数いただきました。新しい技術等に触れると技術自体にもワクワクしますが、今まで想像もできなかった事が思いつくようになるのも楽しいですね。
その内の１つ、参加したあるセミナーで「思いついたことを実現し、発信する」事の重要性を学びました。これまでコンテンツ消費者に徹してきた私としては初めての考え方です。せっかくなので挑戦してみたいと思います。
という事で今回は、情報発信の第一歩として駆け出し広報担当者の私が感じている5つの課題とその解決方針を思いついたままに書いていきます。
5つの課題と解決方針
①サイト巡回業務の負担を削減したい。
【課題】
・日々定型で実施している特定サイトの巡回業務を削減したい。
＞更新先をピンポイントで確認し、巡回頻度を削減。
【解決方針】
サイト更新をHTML等で取得し、メール等で通知するbotを作成する！
・特定サイトに訪問し、更新タイムスタンプを取得。前回調査時のタイム
スタンプと比較して更新が有ったら通知を行うというもの。
・動的なコンテンツを持つ場合、タイムスタンプが難しいとの情報もある
ので詳細確認中。
②社内の意見を集める双方向ツールが欲しい。
【課題】
・アンケート調査や投書制度を用意しているが投稿内容が薄く、活用度も
低い。
・エンゲージメント向上に向けて、社内で双方向のコミュニケーションを
生み出したい。
【解決方針】
対話形式での投書やアンケート機能を有するチャットbotを作成する！
・用途を選択し対話形式で入力できるbotを作成し、意見発信のハードル
を下げる。
＞「課題→要因→考えた解決策」と聞く事で内容の整理がしやすい。
＞チャット形式であれば投稿内容のフォローを同じ媒体で出来るため、
実施しやすい。
③問合せ削減のため、簡単な調べ物と情報周知が
できるツールが欲しい。
【課題】
・簡単な内容確認でも電話問合せが発生。互いに業務が中断する。
＞調べればすぐ分かる内容に関する問い合わせが多い。（回答者の不満）
＞調べる手段や方法の周知が不足し、調べられない。（質問者の不満）
・周知を図りたい取組みや作成した資料の認知度が低い。
【解決方針】
プッシュ通知機能があるQ＆A形式のチャットbotを用意したい！
・社内の調べ物や情報発信窓口として作成。
＞問合せ自体の削減による社内電話対応の削減が図れる。
＞bot対応で気軽な検索が可能となり質問者の確認時間も短縮できる。
・管理番号をキーに回答内容、検索ワードを紐づけたQ&A集を作成。
＞スプレッドシート形式の管理であればメンテナンス性も上がる。
④スケジュール管理を楽にしたい。
【課題】
・業務で使用しているスケジューラーがPC入力限定なので入れ忘れる。
【解決方針】
カレンダーアプリとLINE bot を活用したスケジュールツールの作成！
・スケジュール登録と確認のため以下の機能が必須。
＞トークに日時と予定を投入するとスケジュール登録。
＞特定のワードまたは日時に予定を通知してくれる。
・以下の理由からLINE botの活用を検討。
＞登録や確認の手間がかかっては意味が無い。
＞利用の横展開を考えた際に導入が用意
・業務で使うためにはポリシーなども考慮する必要があるのでまずは個人
的な利用から検討。
⑤業務担当者とのスムーズなやりとりのために
出勤情報を把握したい。
【課題】
情報発信にあたり担当者への確認事項や取組み状況を把握しようとした
際、担当者が捕まらず苦労することがある。
【解決方針】
社員リストから担当社員の出勤日を確認できるbotを作る！
・勤怠管理から日付別の出勤予定を取得し、参照するbotで対応。
＊導入リスクに現状では見合わないため+αの検討が必要。
目指せ！課題解決！
感じていた課題と思いついた解決方針を雑多に並べてみました。
本当にそれが良いのか？実現できるのか？といった疑問はさておき、デジタル技術を活用して解決策を考えてみるというのは思っていたより楽しかったです。また、文章にアウトプットするのもいつもと違う形で面白いですね。
せっかく情報発信しましたので今後も継続していきます。もちろん、色々な方の投稿も見て学んでいくようにしたいと思いますので何かオススメあれば教えてくださると嬉しいです！閲覧ありがとうございました！