忘備録　展示会に出展する際、事前・開催中・事後の各フェーズで重要な取り組みを徹底する

Ryutu&Net

展示会に出展する際、事前・開催中・事後の各フェーズで重要な取り組みを徹底することで、最大限の成果を得ることができます。ここでは、それぞれのフェーズごとに詳しく解説します。

1. 事前準備（出展前にやるべきこと）

1-1. 出展の目的を明確化

  • 具体的な目標を設定

    • リード（見込み客）の獲得（例：100件の名刺交換）

    • 受注の獲得（例：展示会後3か月以内に○件の成約）

    • ブランド認知の向上

    • 代理店・パートナーの開拓

  • 目的によって、ブース設計・プロモーション手法が異なるため、何を最優先するか明確化する。

1-2. 展示内容の決定

  • 目玉となる製品・サービスの選定

    • 競争力のある商品、話題性のある新製品、独自技術の強調

  • ターゲットに合わせた展示方法

    • BtoBなら技術力やコストメリットを強調

    • BtoCなら体験型や視覚的な魅力を訴求

1-3. ブースの設計・レイアウト

  • 人が集まりやすい導線を設計

    • 開放的な入口・視線を引くディスプレイ

    • 混雑時でも話しやすい導線（スタッフの配置）

  • 視認性の高いデザイン

    • 企業ロゴやキャッチコピーを高い位置に

    • 伝えたいメッセージを5秒で理解できるレイアウト

  • インタラクティブな体験を組み込む

    • 実機デモ・VR体験・動画などを活用

1-4. プロモーション計画

  • 事前集客の実施

    • 自社のWebサイト・SNSで告知（LinkedIn, X（旧Twitter）, Facebook, メルマガ）

    • 既存顧客・取引先に招待メール送付

    • 展示会公式サイト・広告枠の活用

  • ターゲット顧客とのアポ取り

    • 事前にアポイントメントを設定し、確実に商談を実施

1-5. スタッフの研修・準備

  • 展示会トークスクリプトを用意

    • 30秒で伝える要点（エレベーターピッチ）

    • 3分の詳細説明パターン

    • よくある質問と回答（FAQ）を準備

  • スタッフの役割分担

    • 呼び込み担当 / 説明担当 / 商談担当 / 管理担当 など

  • 名刺・パンフレット・ノベルティを準備

    • 名刺管理アプリを用意（Eight, Sansanなど）

    • 訪問客ごとに記録を取れる仕組みを作る

2. 開催中（展示会当日にやるべきこと）

2-1. 効果的なブース運営

  • 来場者の流れを観察し、リアルタイムで対応を調整

    • 人の流れが悪い場合は、スタッフの動きを変える

    • 呼び込みフレーズを変更する

  • デモ・体験型コンテンツを最大限活用

    • 見るだけでなく「触って試せる」仕組みが重要

  • QRコードを活用し、デジタル資料を提供

    • カタログを紙ではなく、デジタル版で配布

    • QRコードをスキャンすると詳細情報や動画が見られる仕組み

2-2. 来場者との接点強化

  • 名刺交換だけでなく「具体的な次のアクション」まで繋げる

    • 「後日資料を送ります」→ いつ送るかをその場で決める

    • 「展示会後に一度オンラインで打ち合わせしませんか？」と提案

  • 訪問者の情報を即座にデータ化

    • 名刺管理アプリ、Googleフォームなどでリアルタイムでデータ記録

    • 「興味度」「具体的なニーズ」をメモ

2-3. SNSでリアルタイム情報発信

  • ブースの様子をX（旧Twitter）やLinkedInで発信

    • 「◯◯のデモ実施中！」「この時間にプレゼン開催！」とリアルタイム投稿

  • 来場者の投稿を活用

    • ハッシュタグを統一し、SNS上の拡散を促進

2-4. 商談・アポの確保

  • すぐに決まる商談はその場で確定

    • 「後日メールします」よりも、その場で日程を決める

  • 興味度が高い相手にはフォロー確約

    • 「展示会翌日にメールでお礼と追加資料を送ります」と伝える

3. 事後フォロー（展示会後にやるべきこと）

3-1. お礼メール・フォローアップ

  • 名刺交換した全員に1〜2日以内にフォロー

    • 「お礼メール + 資料送付 + 次のアクション提案」

    • 件名例：「【展示会ご来場ありがとうございました】資料と今後のご提案」

  • 興味度が高いリードには個別対応

    • 「商談日程の提案」「追加質問のヒアリング」

    • ZOOMやTeamsでのオンライン商談を設定

3-2. データ分析・成果評価

  • 来場者数・名刺交換数・商談数の整理

    • 目標達成率を確認し、次回への改善点を明確化

  • リードの分類

    • 「すぐに商談に進む」「長期フォローが必要」「低関心」の3分類

    • CRM（HubSpot, Salesforce）に登録し、長期フォロー計画を立てる

3-3. 展示会レポート作成

  • 成功点と改善点をまとめる

    • 反響が大きかったポイント

    • 人の流れやブース運営で問題があった点

    • 競合他社のブースと比較した強み・弱み

  • 次回出展時の改善提案

    • もっと効果的なブースレイアウト、プロモーション手法

3-4. SNS・Webサイトでのアフタープロモーション

  • 「展示会の振り返り記事」をブログ・SNSで発信

    • 来場できなかった人向けに情報提供

    • 展示会で話題になった製品・技術の詳細を追加紹介

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