残業時間が1日1時間減った私のスケジュール管理術！
こんにちは！株式会社Buffの高寺です！
本日は2回目の投稿ということで、
私が新卒時代から実践している「スケジュール管理」について記事を書こうと思います。
スケジュールの立て方が上手くできていないと
「予定していた本来の業務に時間が割けなかった😨」
「タスク漏れが発生して、業務がどんどん後ろ倒しになってしまう😫」
などなど業務に支障が出てきます。
特に営業の方は自分の営業活動に時間を割けなくなり、数字が上がらない・・というような状況に陥っている方も少なくないのではないでしょうか？
今回はそんなスケジュール管理に自信がないという方に向けて、
私自身がやって良かった方法を皆様に紹介いたします😁
是非読んでいただいて、勉強になった・共感できたなどあればスキを頂けますと今後の執筆のモチベーションにもなりますので、皆様よろしくお願いいたします🤲
社会人になって感じたスケジュール管理能力の重要性
ちょうど今新卒の方は、入社して4ヶ月が立つ頃で徐々に研修も終わり通常業務が始まっている頃かと思います。
通常業務が始まり出すと日々の業務に追われて、中々スケジュールのコントロールができない・気づいたら期日ギリギリになってしまっているなどなど、社会人になって初めの洗礼を受けているころではないでしょうか？
実際に私も社会人になって半年ほどはスケジュールの管理ができておらず、タスク漏れは起きるわ、期日ギリギリで上司から怒られるわと非常に苦しんだ経験がありました・・・
そんな私はとある上司の一言がきっかけで
「スケジュールをしっかりと組み立てることが重要なんだ！」
「タスク漏れは自分の工夫一つで防げるんだ！」
と言う思考になっていきます。
「予想外の業務なんてないから。それは高寺君の予測能力が低いだけだから」
実際に私が前職で上司に言われた一言です。
日々業務が終わらず、決めたことも守れなくなっている時に
上司から言われて衝撃を受けました。
初めは言い訳をしようとする自分もいましたが、確かにその上司は自分よりも遥かに忙しいはずなのに常に余裕があり、営業としても数字を上げている。その事実から現状を変えるために行動しようという形でスケジュール管理に取り組むようになりました。
少し前置きが長くなりましたが、実際に私が実践したスケジュール管理の方法に話を移らせていただければと思います。
私が実践した改善するための3つのポイント
①業務の棚卸し
②タスクの細分化
③2週間先までスケジュールの登録
①業務の棚卸し
まず第1に自身の業務が何があり、その業務はどれくらいの時間がかかるのかの棚卸しを行いましょう。
正直時間が取れなかったり、中々業務を考え出すのが難しいと言うこともございますが、今自分が何を行っていてどれくらいの時間がかかっているのかを考えるところからスタートします。
業務の棚卸しを行う際にはエクセルでもワードでもなんでも良いので
・業務の種類
・業務内容
・業務にかかる時間
を洗い出しましょう！
イメージはこんな感じです。
上記を行うことによって、自分が日々何を行っているかが明確になるので、
スケジュールを組む際に何が発生しそうでどれくらいの時間が必要になるのかが想定しやすくなります。
②タスクの細分化
次に行うこととしては、取り組む業務を細分化してタスクとして落とし込むことです。
上記で書き出したことはあくまで業務の内容ですので、そこからさらにその業務を取り組む上でどのような作業が発生するのかを細分化してタスクとして落とし込むイメージです。
例えばアポイントが取れた際には、アポイントの時間として60分発生する。
アポイント前には
・アポイントの前には顧客情報を調べる時間が30分発生する。
・調べた内容を元に資料を準備する時間が30分発生する。
アポイント後には
・アポイントに行った後にはお礼、聞けた情報を記録してまとめる時間が30分発生する。
・アポイント内容を上司に報告する時間が15分発生する。
ここまで落とし込めているとスケジュールに入れ込む際には
自分がいつまでに何をやらないといけなくて、どれくらいの時間を確保する必要があるのかが明確になりますよね！
もちろん慣れていけば作業時間も短くなりますし、考える時間自体も減ってくるので気づけばこれが当たり前の水準で取り組めるようになっていきます。
③2週間先までのスケジュールの登録
上記の準備ができれば最後は実際にスケジュールに落とし込んでみましょう。
基本決まっている予定は決まっている予定に対してやるべきタスクはないのか？ある場合はいつまでにやらないといけないのか？をベースにスケジュールに入れ込んでいきます。
決まっていない予定に関しては、例えば営業活動を行ったら何件アポが取れそうなのか？アポが取れた際にはどこにスケジュールを組めば事前準備や事後対応ももれなくできそうなのかを考えて、アポを調整する予定を先に枠として置いておきます。
ここの部分はかなり綺麗事に聞こえるかもしれませんが、自分の行動がどのような業務を発生させるのか？
今対応中の顧客から追加でくるとするとどのような業務なのかを毎週考えてスケジュールに枠を作っておくことで、緊急対応や急遽業務などは格段に減ってきます。
また、私が実践していたスケジュール登録のポイントとして、
業務終了後1時間に残務処理時間を必ず設けておりました。
上記のようにガチガチに組んだとしてもタスク漏れや緊急対応は発生するものなので、それを対応する時間を初めから設けておくことで何かあった際の余剰分を当日中に対応することができます。
私のおすすめタスク管理ツール
上記3つのポイントを元に私はスケジュール管理をしていたのですが、
スケジュール上以外でも何か発生した時用のタスク管理として、下記2点のツールを使っていました！
※GSuiteを使っている方向けの内容となりますので、もしそれ以外の方はこの部分は読み飛ばしていただいて問題ございません。
Googleカレンダーと連動しており、スマホからの入力もできると言うことでアポイントに行った際やPCが開けないが、タスクを忘れないように入れておきたいと言う時にはGoogle Keepを開いて登録で抜け漏れ防止をしています！
※下記実際の画面です。
PC画面
スマホ画面
タスクの抜け漏れが発生する一番の要因はタスクが発生した瞬間に記録をしていなかったり、タスクの登録場所がバラバラになっていたり、いつ行うのかを決めきれていないことで発生します。
また、タスクを登録するのに工数がかかってしまうと結局タスクを登録するタスクを忘れるという致命的なミスにつながります。
そのため、スマホから上記のように登録をして、
「A株式会社電話」のようにリマインダーをセットすることで下記のようにGoogleカレンダーにも登録され、登録忘れも抜け漏れも防ぐことにつながります！
②Momentum
Google Chromeの拡張機能として本来はGoogleChromeのタブのUIなどを変えると言うものなのですが、右下にメモベースでタスクをかけて簡単に削除ができるので、今日何をやるかを決めてメモをするには最適です！
※下記実際の画面です。
私がこの拡張機能を使い始めたのは日次のタスクを振り返るのに、GoogleKeepやGoogleカレンダーを開くのは時間がかかるなと感じたため、日次のタスクは朝の時点で上記のようにToday欄に登録してしまいます。
そうしておくことで、新たなタブを開くたびに確認ができ終了すればチェックボックスをつけて終了したことが視覚的にもわかるので1日の終了時点でタスク漏れがないかを一瞬で確認できるというメリットがございます。
ここまで私のタスク管理ツールを紹介致しましたが、もちろんツールは他にも「Trello」や「Asana」など非常に多くのツールがございます。
ただ私の考えとしてタスク管理はとにかく簡単に登録できてすぐに消せる、そしてカレンダーにも反映されている方が良いと思っているので、皆様も自分にあったタスク管理ツールを使っていただければと思います。
結局のところツールはあくまで管理の手段の1つなので、何を使うのが良いかよりもどのように管理をするべきなのかを重視していただければと思います。
スケジュール管理がもたらす効果
最後に私が感じるスケジュール管理がもたらす効果について書かせていただければと思います。
スケジュール管理能力がつき始めるとまずシンプルに仕事の抜け漏れ、期日遅れと言うことが減りストレスがなくなります。
結局仕事が多くてしんどいと感じている人もスケジュールを自分で自由にコントロールできれば、労働時間も短くなりより効率的に動けるようになります。
そうすることで、空いた時間は自分のプライベートな時間や自己研鑽に時間を費やしていき、そこで学んだことをまた業務に活かすという好循環が生まれてきます。
また、自分も営業という立場から感じることとしてスケジュールが管理できるようになると、忙しくて営業時間が取れないといった状況が無くなり、より営業にも注力できるようになります。
弊社Buffではこのような営業活動の量のことを「接触面積の最大化」と読んでいますが、時間ができれば営業活動の量が増える・量が増えれば商談の数が増える・商談の数が増えれば受注にもつながると言ったように売り上げアップにもつながります！！
少し売り上げアップといった内容まで話が飛躍しましたが、
私がこのnoteで伝えたいことは
「スケジュール管理ができると格段に仕事がやりやすくなり、
自身の成長や成果にもつながる」
です。
スケジュールを制するものは業務を制す！と言いたいぐらい私はこのスケジュール管理能力の重要性を痛感しておりますので、本記事が皆様の参考になりましたら幸いでございます。
絶賛採用中です！
最後の最後に！
Buffでは現在絶賛採用中であり、「営業を科学する」というコンセプトや「成長を楽しめている人を増やす」というビジョンに共感してくださる方、ぜひご応募お待ちしております🏋️♀️
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また、Buffってどんな会社？とご興味を持たれた方はこちらもご覧ください💁♀️
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