【時間・タスク管理】GoogleカレンダーとTodoリストで抜け漏れゼロへ
私は現在、大学院博士前期課程に在籍しており、文化人類学を専攻している。
大学院生は、卒業に必要な単位数がすくない代わりに、初めての学術論文である「修士論文」を、学術論文に足るクオリティで執筆する必要がある。
また、授業がすくないとはいえ(私が在籍する大学院のばあい、学部時代の約4分の1にあたる、30単位で卒業できる)、一つひとつの密度は濃いものになる。
文系大学院生は人数もそれほどおおくないので、論文を読んでレジュメを作る作業が、どの授業でも毎週1回は担当が回ってくる。
そうした中、私は大学内でのアルバイト3つと、自宅近くでの飲食店でのアルバイト、有給の長期インターンをかけもちし、さらに教職課程も履修している。
また、地元での学習支援ボランティアも、毎週土曜日に参加している。
こうした話を先輩や同期にすると、「いつそんな時間を作っているの？」と驚かれることもしばしばである。
そこで今回は、私が実践している予定・タスク管理の方法について、自分なりのルールをまとめてみたい。
前提：予定はすべてデジタルで管理する
変更・追加・削除といったことが容易にできるので、デジタルでの予定管理に一本化している。
学習支援ボランティアなど、紙媒体で予定表が配られるばあいでも、スキャンしてApple純正のメモアプリに保存しておくか、予定をすべてデジタルカレンダーに転記してしまう。
IPhoneかiPadは常にもち歩いているので、いつでも・どこでも予定を確認することが可能になる。
さらに、デジタル形式に一本化することで、「あの予定表はどこにしまったかな」などと探す手間も、紙媒体の予定表をもち歩く手間も省ける。
なお、私はMacとWindowsを併用しているため、どちらからでもアクセスしやすいGoogleカレンダー・GoogleのTodoリストを活用している。
いまのところ、Windows PCでメモ帳がみられなくても困っていないので、保存しておきたい紙媒体の資料などは、スキャンしてApple純正のメモアプリにいれ、Apple製品間(とくにiPhoneとiPad)で確認している。
ルール1：(仮)の時点で予定を登録する
研究発表会、家族旅行など、比較的まとまった時間が必要な予定は、「日時が決まったらまた連絡します」という（仮）の段階であっても、その場で予定を登録している。
「1月後半」のように、日付が決まっていないものは、該当月の1日に、終日で予定を入れておく。
「日付は決まっているが、時間については後日調整」のばあいは、ひとまず終日の予定として登録しておく。
このように「仮」の状態であってもひとまずカレンダーに登録しておけば、アルバイトのシフトなど、別の予定を組むときも、(仮)の予定を念頭に置くことができる。
さらに、もし予定が変更になったとしても、デジタルカレンダーならばすぐ移動させることができる。
こうしたことを考え、デジタルで、話がもちあがった段階で、‘すぐに予定を追加している。
ルール2：5分で片付けられるものは、その場で消化する
Notion、TickTcik、純正リマインダー、Time Treeなど、習慣化・タスク管理・スケジュール管理ができるアプリは、本当にたくさんある。
それだけ、現代の人々はタスク消化に追われている、という証拠でもあろうが、とにかくさまざまなサービスが提供されており、その使い方を紹介するYouTube上の動画も無数にある。
中でも私は、「IT企業OL ぴろり」さんの、「5分以内でできるものは、タスクにしない」というタスク管理方法を参考にしている。
特別なアプリは使わず、すぐできるものはその場で片付け、時間がかかりそうなものは、手をつけられそうな時間を見つけ、あらかじめカレンダーでブロックしておく、というのがこの動画のざっくりとしたまとめになる。
確かに、スケジュール管理、タスク管理、習慣化管理など、用途に合わせてアプリを使い分けると、いざ何かを登録しよう、となった際、「これはどのカテゴリーなのか？」と余計な迷いを生む。
さらに、「抜け漏れをゼロにする」という目的のため、手段として使うはずのアプリ自体が目的化し、「登録して満足し、そのまま忘れてしまう」ということにもなりかねない。
ぴろりさんの動画を参考にしながら、私はGoogleカレンダーとTodoリストを併用している。
バイトのシフト提出、メールの返信、散髪の予約など、おおよそ5分程度で終わるものであれば、思いついたと同時におこなう。
とくに、メールには送信予約機能があるため、深夜や早朝でも気兼ねなくメールを作成し、送信日時を指定しておくことができる。
ルール3：タスクのカテゴリは、「修士論文にかかわるもの」「そうでないもの」という2種類のみ
タスクのカテゴリを細分化すると、「このタスクはどれに当てはまるのだ？」と、タスクを登録する際に、迷う原因になる。
そこで私は、「修士論文にかかわるか否か」という、きわめてシンプルな二分法をもちいてタスクを登録している。
修士論文執筆にかかわる書類提出や物品購入、さらには論文の下書きの内容などは、「研究」というカテゴリに登録する。
いっぽう、普段の買い物予定や授業のレポート、ピンポイントで通知を飛ばしたいもの(たとえば、朝9時から受付開始されるものなど)は、「プライベート」に分類している。
あまりにカテゴリを細分化しすぎると、iPadのウィジェットでさっと確認することが難しくなる。
基本的に、タスクには期日を設定するため、これくらいおおざっぱな分類方法でも、いまのところ問題はない。
時間を見つけては、ウィジェットの上位に表示されているものから順番に消化していくだけである。
終わりに
いまのところ、私のタスク・スケジュール管理は、上述したようなルールのもとに、滞りなくおこなわれている。
抜け漏れを防止するという、タスク・スケジュール管理の本来的な役割をしっかりと機能させるためには、管理ツールや方法はこれくらいシンプルであっても良いのではないかと感じる。
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