自分が考える業務効率化について

今回のテーマは業務効率化についてです。この課題は医療業界に限らずどの分野の仕事にも共通するものだと思います。私も看護師を本業としていた時は非効率な働き方に心身共に疲れてしまい、体調を崩すことも少なくありませんでした。そうした経験から現在はエンジニアとして働く中で改めて感じた医療業界の業務効率化について考えてみたくなり、執筆に至りました。

今回は看護師をしていた時に感じた業務効率化の必要性について、私が感じたことを中心に述べていきたいと思います。

業務効率化の概念は人それぞれで、正解は一つではないと思いますので、今回の記事は飽くまで私の考えということを先にお伝えしておきます🙇‍♂️

前置きが長くなってしまったので早速始めていきたいと思います😅

①業務効率化とは

先ず業務効率化について簡単な概要を記載しておきます。飽くまで一般論です。

業務効率化とは、「普段行っている業務のムリ・ムダ・ムラを見つけ出し、それを減らしたりなくしたりするための業務改善を行うこと。」

業務効率化と言われたら先ずこの辺りが思い浮かんでくると思います。これらが実現することによるメリットを以下に記載します。

・コスト削減

・より重要度の高い業務にリソースを回すことが出来る

・生産性の向上を図ることが出来る

上記の様なメリットがあります。

次にデメリットを記載します。

・残業時間が減る

・モチベーションが下がる

・他の業務の生産性が落ちる

・コストパフォーマンスが落ちることがある

・自分で考える習慣が減る

上記から業務効率化がメリットばかりではないことが分かります。ちょっと意外な感じもしましたが、色々調べてみると確かにそうかもしれないと納得いく内容でした。業務効率化によるメリット、デメリットの詳細は次回以降の記事に書かせて頂きます🙏

②看護師時代に感じたこと

ここでは私が看護師時代に感じた業務でのムダだと感じたエピソードをいくつかご紹介します。

1:情報伝達手段にPHSを使用している。

これは医療現場あるあるだと思います笑。医療現場で未だにPHSが使われている背景はここでは省略しますが、とにかくムダに感じました。主な理由として

1）電子カルテと連携していない

2）連絡先相手のPHSがマナーモードになっている時がある

3）情報伝達がPHSを通した口頭による情報伝達となるので、伝言ゲームになりやすい

この辺りが考えられます。電子カルテはスマホと連携するパターンはよく聞くのですが、PHSと連携しているとは聞いたことがありません。もしあるならすいません🙏

1）について

電子カルテと連携していない為に、医師からの処置、処方等の連絡やその指示が口頭だけになってしまうリスクが高くなります。看護師は医師の指示の元に一部の医療的な処置を行いますが、これらは法に基づいた業務となるので、口頭で済ませるのってかなりハイリスクだと思いませんか？

しかもこの口頭指示によってインシデントも発生することが少なくないので、ムダでもありリスクも高くて良い事がないと感じました。

2）について

PHSがマナーモードになっている事も頻回ではないですが偶にありました。もはや口頭指示すら受ける事が出来ないというリスクを考えると恐ろしいですね😱。PHSは機能が通話に特化しているので、スタッフ間とタイムリーな情報共有が出来なくて、とにかく使い勝手が悪かったです。PHSをマナーモードにする必要性が全くないとは言い切れないのですが、やはりPHSそのものが業務を非効率にしていると感じました💦

3）について

これも忙しくなると必ずと言って良い程発生します。俗にいう言った言わない問題です笑

忙しい時の口頭による情報伝達ほど、危険なことはありません。これはその方の性格も含めた心理的要素もあると思われるので、ここでは詳細なことは書きませんが、とにかく口頭だけでは目に見えるものが何もないので、正確な情報とは言えず、再度確認が必要となり非効率に感じました。

2:紙、ペン、FAXが減らない

これも医療業界あるあるですよね笑。これは本当に実感していて、もはや医療業界の業務効率化が進まない諸悪の根元なのではないかと感じてしまう位に主流です💦

私が思う上記の理由として

・アナログ世代にとって、デジタルという新たな文化は受け入れ難く感じている人が多い。

・看護業務に関する事だけ電子カルテを使用して、それ以外は紙とペンを使用している。

看護業務は本当に多岐に渡るので、とにかく忙しい日々を送っています。ただでさえ忙しくて疲れる仕事なのに、そこに加えて慣れないことをさせられるのは面倒ですよね。そうした新しい事が嫌だと感じる方が一定数いるのは仕方のない事だと思います。その方々の気持ちも分かる位、看護師は日々忙しい毎日を送っています。

ただそれがアナログのままで良い理由にはなりません。ムダな業務や残業が発生する事が当たり前という風習を無くしていく努力をしていかないと、離職者は減らず、潜在看護師が増えるだけの結果となります。またスマホ世代の方々は職場に定着しにくいと思われます。

今でも疑問に思うのですが、電子カルテは飽くまで看護業務や患者情報を得る為だけのツール位に捉えている方が大変多いのではないでしょうか？決してそんなことはありません。使い方を知らないだけです。そうしたことにならない様に、電子カルテで出来ること、出来ないことを現場のスタッフに伝えていく人材が必要だということも大切だと感じていました。

もちろん紙とペンにも良いところは沢山あります。要は使い所の問題であり、業務効率を最優先に考えるのであれば、やはりムダと言わざるを得ないと感じてしまいました🙇‍♂️

③よくあるシチュエーション

ここでは在宅時代にムダだと感じたことを元に記載していきます。

・担当者会議をオフラインで行っている

・データの管理が出来ておらず、PCのデスクトップはフォルダで埋め尽くされており、背景画像が見えない

・情報の履歴が残っておらず、口頭で聞いたことを記載したメモ書きだけが唯一のエビデンスとなっている

・上記により言った言わない問題が発生し、事実確認に時間がかかる

看護師をしている方なら一つは該当する項目があるのではないでしょうか？

詳細はまた次回以降の記事に記載する予定ですが、細かいことを言うと上記以外にも沢山ムダに感じることは多かったです💦

④最後に

今回は概論的な内容になりましたが、これからの医療業界の発展の為には業務効率化、ICT化は避けて通れない問題だということをお伝えしたく、こうした内容になりました。

次回は業務効率化を実現する為に必要なアプローチについて書いていきたいと思います。