[ノーコード/レビュー]サスケWorksで経費精算アプリ作成
リモートワーク化にともない自社用に精算ツールを導入
RPAの導入が成功し、社内でツールの活用が浸透してきました。
そこで次に手をつけたのが、経費精算のツール化。
これまでは直接レシートや領収書を精算申請書類とともに経理へ渡すという形をとっていましたが、リモートワークが進むにつれ、クラウド上で手続きさせる必要がありました。
比較的緊急度が高いため導入のスピード、またカスタマイズ性が高いことが要件
先述の通り、リモートワーク化が進むことでかなりの短期間での運用開始が求められました。
コスト削減ができるならもう少し予算がつくところでしたが、コスト削減が目的ではなく「予算をかけずに早急に経費精算ツールを運用すること」が目的というわけです。また、現場の人間からヒアリングした結果、自社用にカスタマイズできる必要がありました。
コスト・工期・カスタマイズ性を検討しスクラッチやツールを断念し、ノーコードアプリ「サスケWorks」を選定
ノーコードアプリもいろいろありますが、1から作成するとそれなりに時間がかかるため、カスタマイズ性を考えるとベースになるアプリが豊富にあって、それをカスタマイズできるサスケWorksを選定しました。
要件定義
システム要件はWeb前提なのでLAMPでも何でも。
各ブラウザからアクセス・操作ができること。
機能要件は、
１承認フローが必要なため、管理者とユーザーとで権限が決められること
２レシート、領収書は最終的には必要だが申請時に画像で書類とともに提出できること※スマホで撮影しそのままアップできるのが望ましい
３最終的にエクセルないしPDFに吐き出せること。※印刷が可能ならOK
サスケWorksアカウント開設
フリープランでは、ユーザー数が1人のため承認フローができず、まず無料トライアルでStandardプランで実施。
アカウント作成後。アプリストアへ
経費精算アプリ(無料)がすでにテンプレートしてあるので選択
選択後にダッシュボードへ
デフォルトで、仕訳、部署、支払い方法が設定されているのでほぼほぼ流用
経費仕訳については、事務用品費、旅費・交通費のほか、「接待交際費」やが必要なため、追加。
支払い方法については、仮払いと立替の2つのみだったので2つに修正する
システム？アイコンをクリックし
レコード項目の設定へ
経費仕訳から、リストメニューを選択
デフォルトでいろいろ項目あるなか、「追加」
新たに項目ができたので、そこで登録
経費申請の登録
CSVとエクセルベースでまとめて登録も可能なようです
※部署によっては重宝しそう
まずは通常のフローで登録してみます。
レコード登録→個別登録へ
領収書・レシート画像という項目で画像登録ができるようです。
これで要件の1つはクリアできそうです。
unitID、pageID等は無しで進めます。
AI-OCRも使えるようなので使い道ありそうですね。
経費情報の入力を行います。
内容についてはほぼほぼ固定なので、入力させず選択にしようと思いますが、先程の接待交際費も反映されますね。
一通り入力して登録完了します。
承認申請フロー
ここが今回の要件で重要としていた部分です。
承認申請フローの機能を確認していきます。
レコード一覧から先程登録したデータへ
承認申請というメニューへ
テストで追加したユーザーを承認者として追加します。
期限設定をし、依頼メッセージとともに承認申請を開始します
承認申請中というステータスにきりかわりました。
別のユーザーで状況みてみます。
承認、差し戻し、却下をコメントとともに登録ができます。
無事ステータスも「承認済み」にきりかわりました。
事前に登録したデータは、帳票として登録しておくとエクセルでも出力できるので、承認、画像登録、印刷という要件をすべて満たすことができました。
まとめ、ノーコードでも要件を満たせるので、工期が大幅削減に
アプリ作成から、利用までは１時間もかからずできました。
いくつかプログラムなり、エクセルを考えると、マクロや数式は多少覚悟していたのですがブラウザ上でコードを書くことはありませんでした。
エンジニアでない人でもある程度のPC操作ができれば問題なくカスタマイズできると思います。
予算や工期を考えるとノーコードは非常によいですね。
AI-OCRはとても使い勝手良さそうなのでいろいろ利用してみようと思います。