私、あと半年で異動するんです！
こんにちは、できるだけなまけたいズボラ女です。最近のナマケモノエピソードなんですが、家事をさぼっていたらGが出ました。手の届かない天井付近の穴から奴らはやってきているようなのです。先日父が来た時に、穴にティッシュを詰めてもらってから、出現が減った気がするのですが・・・。根本的解決には至っておりません。
さてさて、Gが出るほど家事をさぼって私が一体何をしてたかというのが今回のお話です。（この毎回の小話読んでくれている人いますかね、ぜひこちらの感想もコメントやDMなどで教えてください笑）
これの実現に向けて奔走しておりました↓↓
✊ 今までやってきた仕事、私がいなくなったら終わっちゃうんじゃ？！
ちょっとした事情につき、私は現在1年間の期間限定で今の部署に配属されています。半年前今の部署に異動してきて、同僚から仕事を引き継ぎつつ、それまでやれていなかった新たな取り組みを始めました。残りの期間はちょうど半年、後任は来ないので今私が持っている仕事は他のメンバーに引き継ぐことになります。
しかし、人員+1になったからやれていた業務、人員数がもとにもどったらそのままは続けていけないですよね。私が半年間持っていた業務を0にはできませんが、できる限り負担を軽減して同僚に渡したい！せっかく改善し始めたことをゼロに戻したら私がここに来た意味がない！
ということで、手持ち業務の負担軽減大作戦の作戦会議をあちこちで繰り広げておりました。以下の2つの課題を解決するために、合わせて3つのアイディアについて検討しています。
１．デジタルサイネージへの画像投稿＆スケジューリング作業時間を短縮
私はデジタルマーケティングを担当していて、各店舗に設置されているデジタルサイネージを管理しています。
各部署から画像のアップロード依頼
↓
オンラインプラットフォームで各サイネージにアップロード
↓
期限が来たら各サイネージから削除
実はPower Automate Desktop(PAD)を利用して、もっとも基本となる最頻発作業を自動化しています。詳しい内容はこちらの記事に書きました↓↓↓
さて、この業務の内容や、まだ検討していない関連する内容でもっと改善するべきところがないか、どうやって解決できるか再度同僚と話し合った内容を以下にまとめてみました。
これらを以下の通りグループに分類し、さらにどんなツールが使えるか検討していきます。プラットフォームを変更することはコスト面から今すぐには難しく、APIは使用できるか確認中であることから、今回の検討からは外しています。
メールで受け取った画像をクラウドに保存
・Google Apps Script または Power Automateで、メールの本文から配信先店舗、配信日、削除日を抜き出してクラウド上のリストに記入
・画像と上述のリスト内の項目を紐づけてクラウドに保存
テザリングの接続
・タスクスケジューラでテザリングを自動化する
様々な作業パターンを自動化
・店舗別の投稿をPADで自動化する
・スケジュール設定をPADで自動化する
・オンライン管理外の店舗への画像共有をPower Automateで自動化する（手段はメールまたはWhatsApp）
評価：
このアイディアは、これまでも使ってきているプラットフォームの使用をサポートする仕組みなので、メンバーに浸透させるのはそれほど難しくなさそう。それぞれのステップの効果（影響力）・難易度（実現可能性）を考慮し、優先順位の高いステップを先に自動化しよう。まずは「複数の操作パターンを自動化」から取り組み、その後徐々に自動化できる範囲を広げていきたい！
２．デザイン制作を期限内に＆正確に
私は先ほどあげたデジタルサイネージの管理のほか、セールやプロモーションごとにSNS投稿やDM発信をしています。この時に使う画像は主に社内のクリエイティブチームに依頼しているんです。しかし、この画像制作に様々な問題点が・・・
必要なときまでに画像が仕上がらない
デザイナーが、依頼者からのリクエストの詳細をよく読まずに制作していてやり直しが多い
価格・日付などの表記ミスが多い
これらの問題がなぜ発生しているのか、突き詰めて原因を考えてみた記事とチームメンバーと実際に話し合ったときの記事がこちらです↓↓↓
こうした内容検討を続けてきて見つけた問題点は大きく以下の２つ。
クリエイティブチームが作業スケジュールに落とし込めていない
クリエイティブチームにはコーディネーターがおり、コーディネーターがそれぞれの締め切りが近づくと各担当者に声をかけることで期限内に画像を提出するための対策をとっているそう。しかし、それも忘れられてしまうことが多く、こちらから催促するまで画像がしあがってこないことがほとんど。デザイナー・コーディネーター・依頼者それぞれが締め切りの管理をバラバラにしているので無駄だし、ヒューマンエラーが起こってしまいます。
依頼文書がわかりづらい
デザイナーたちは多くの案件を抱えているので、依頼文に目を通すのはほんの一瞬（本当はちゃんと読んでほしいですが…）です。その時間で、読み取りやすくすぐデザインの実務に移行しやすい書き方が必要です。
それでは対策について具体的に見ていきましょう。
①画像制作依頼のスマート化と自動リマインダー
こちらは、期限に間に合わない・やり直しが多いことに対する事前の対策です。依頼自体は手動ですが、スマートに。リマインダーは自動に。
評価：
こちらは今までやっていない方法を新しく導入するアイディア。これが実現したら役には立ちそうだけど、今までのやり方を変えて、新しいツールを作ったあと、メンバーに浸透させる難易度が高そう。私が旅立つ半年後までそこまで持っていけるかな？私がいなくなった後には使われなくなってしまうしくみなら意味がない。
➁画像内の情報の正誤判定を自動化
ヒューマンエラーは100%防ぐことはできません。そこで現在は、仕上がってきた画像の最終のチェックを目視で行っています。商品価格のリストと、実際に出来上がってきた画像と、ウェブサイトに表示されているを照らし合わせて、商品名・標準価格・割引価格・割引率が同じになっているかをチェックしています。計算したところ、私一人だけで月に最低約70分、年に約14時間を画像の確認に費やしている計算です。
機械の判定も100%ではないので、もちろん目視での確認も行わなければなりませんが、機械のサポートがあると早く間違いに気づいてデザイナーに修正を依頼することができます。
こちらは以下の方法で、実現できそうです。会社のセキュリティとの相性はどうか、また活用できる精度になるかという疑問はありますが、それは作って試してみてからしかわかりません。
EasyOCR: 無料で使えるPythonのOCRライブラリ
OpenCV: テンプレートマッチングなどを利用して、画像内の特定の部分を検出
OCR.Space: 無料のクラウドOCRサービス
評価：
こちらも仕組み自体は全く新しいもの。ただし使う側はシンプルに、今までのやり方を全く変えるのではなくちょい足しして使えるもの。だけど、ここまで調べたところ、多くのOCRツールは会社のセキュリティ上の制約があり、実際に進めるうえで障害がでてくる可能性はあり。
🤔 ここからが本番！
負担軽減したい業務の２つから３つのアイディアが出てきました。これらを半年後までに、制作して、実際に使ってみて、改善して、そしてメンバーに浸透させるところまでやって初めて跡を濁さずに旅立つことができるってもんです！がんばるぞーーーー！おーーー！
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