chatGPTなどを活用したビジネス文書作成が劇的に変わる方法
AIを活用したプロンプト設計とビジネス文書作成のポイント
実務、副業のためにAIやプログラミングのスクールに通いだしました。リスキリングというやつです。学びのアウトプットの一環として、本記事では、プロンプト設計とAIを用いたビジネス文書作成の具体的な方法について解説します。これを読むことで、AIを活用した文書作成の一助になれば幸いです。
プロンプト設計の要点
プロンプトは、AIが適切な回答を生成するための指示です。適切なプロンプトを設計することで、出力の質が大きく向上します。以下に、押さえるべきポイントを挙げます。
目的を押さえる
何のためにAIを使うのかを明確にしましょう。たとえば、会議の議事録作成やメールの下書き、新商品のマーケティング戦略を練りたいなど、具体的なタスクを定義します。
例:
来週のチーム会議で議論するポイントを整理してください
上司宛ての進捗報告メールのドラフトを作成してください。
状況を反映する
現在の状況や背景情報を簡潔に説明します。これにより、AIはより的確な応答を生成できます。
例:
新商品のプロジェクトについて、現時点での課題と次のステップをリストアップしてください。
ターゲットは60代以上の男女、スマートフォンでの購入を厭わない傾向の人です。
具体的な問いの形にする
漠然とした指示ではなく、具体的な質問や命令文を用意します。
例:
クライアント向け提案書の冒頭部分を作成してください
製品Xの売上データを基に簡潔なグラフを生成してください。
出力形式を指示する
欲しい出力の形式を指定します。
例:
箇条書き形式で3つの主要なメリットを列挙してください
表形式で比較データを提示してください。
ビジネス文書でのAIの使い方
AIはさまざまなビジネス文書の作成に役立ちます。以下は主な文書の種類と、AIを活用する際のポイントです。
メール作成
構成内容: 件名、宛名、本文、結びの挨拶。
AI活用例: フォーマルな表現が必要な場合や、迅速な返信が求められるときに下書きを作成させる。
提案書・報告書
構成内容: 背景、目的、提案内容、結論。
AI活用例: 提案内容の骨子を生成し、その後具体的なデータや背景情報を加える。
会議議事録
構成内容: 日時、参加者、議題、発言内容、次のアクション。
AI活用例: 発言内容を箇条書きに整理し、重要なポイントを強調する。
マニュアル・ガイドライン
構成内容: 手順、注意事項、FAQ。
AI活用例: 複雑な手順を簡潔に説明するための下書きを作成する。
AIが作成した文書の確認方法
AIが作成した文書をそのまま使用するのではなく、状況に合った内容になっているかを確認することが重要です。
文書の目的に合致しているか
例: 提案書がクライアントの課題に直接応えているか。
状況や背景に合っているか
例: 特定のプロジェクトや取引先の事情を考慮しているか。
表現やトーンが適切か
例: フォーマルな文書には丁寧な表現が使われているか。
必要な情報が網羅されているか
例: 会議議事録に次のアクションが記載されているか。
これらの内容を踏まえ、修正していくステップが必須です。以下は一例です。初期のプロンプトも重要ですが自分が目指すゴールに必要な修正プロセスも認識しておくとよいですね。
内容を具体的に深掘りしたい
・「冒頭部分に明確な謝罪の言葉を入れてください。」
・「事態が発生した背景や状況について、詳細な説明を加えてください。」
・「謝罪の対象となる問題点やその影響について、具体的に記述してください。」
感情面と態度を強調したい
・「相手の視点に立った言い回しを増やし、共感を示してください。」
・「文章全体を通して、より謙虚で真摯なトーンに整えてください。」
・「組織や企業の代表として、責任を果たす姿勢を明確にしてください。」
言葉遣いや文章のトーンを調整したい
・「真剣に謝罪の意を伝えるため、さらに丁寧な言葉を使ってください。」
・「相手の立場を考慮し、適切な敬語表現を取り入れてください。」
解決策や今後の計画を明示してほしい
・「具体的な改善策や再発防止に向けた取り組みを追記してください。」
・「相手への補償やサポート内容を、詳細に書き加えてください。」
・「今後の対応計画や連絡手段について、より明確に提示してください。」
文章全体の構成を整理したい
・「謝罪および重要な情報を、文章の冒頭に配置してください。」
・「経緯の説明、影響の提示、対応策の紹介、今後の展望という順序で構成を整えてください。」
締めくくりを強化したい
・「結びの部分に、信頼回復に向けた強い意志を示してください。」
・「終わりの言葉を、より積極的で建設的な内容に変更してください。」作成した内容をAIに推敲させる
作成した内容の推敲や校正にもAI活用は有効です。
.作成した内容が読み手にとってわかりやすいかを確認する際に使用する。
例: 作成した内容はどんな前提知識を持っている読み手と想定できるか？
文書内容そのものの確認
例:文書内の一番伝えたい内容は○○で、それは理解できる流れになっているか
文書の表現
例:文書内の一番伝えたい内容は○○で、それは理解できる流れになっているか
サマリーの作成
内容を要約して冒頭にサマリーを追加してください。
まとめ
プロンプト設計のポイントを押さえ、AIを活用して効率的にビジネス文書を作成することは、AIのレスポンスの精度を高めます。最初は試行錯誤が必要ですが、使いこなすことで時間短縮や生産性向上を実現できます。本記事の内容を参考に、実際にAIを活用した文書作成に挑戦してみてください。