毎週行うようなチームミーティングだからこそ無駄にしないように。

色んな職場で、当たり前のように週次等の頻度でチームミーティングが行われている。

自分もいくつか経験してきたけど、そのほとんどが「集まること」が目的になっていて、中身のある、効果的・効率的なチームミーティングは少なかった。

チームをまとめる役であるマネージャー・リーダーが、これまでやっていたものをやめられなかったり、なんとなく週に一回ぐらいはみんなで顔を合わせて…と、惰性気味にメンバーを集めてしまうと、なかなか生産的なミーティングにはならない。

そのために、マネージャーが気をつけるべきこと。

まず、メンバーのタスク進捗報告の場にしない。
よく、各人の1週間のタスク表をそれぞれ持ち寄って、「わたしは今週○○が期限なのでそれをやらなくてはなりません」「わたしは週末に●●があるのでその準備が…」等、個人のタスクを披露するだけのミーティングがよくある。

これは、その個人のタスク管理の話で、基本的にはマネージャーと共有できていればよいことで、延々と聞かされているほうは苦痛でしかなく、なんの時間だろ？となってしまう。

共有することで、みんなでディスカッションしたい、というような話なら別だけど、それはただタスクを共有する話とは違う。

また、この個人タスク披露会を始めると、定例的な作業系の業務をやっている人が忙しく聞こえて、アイデアを練ったり市場調査をしている人がヒマな人に見えてしまい、いつの間にか「タスク量の自慢大会」が始まってしまう。

あくまで、個人のタスク管理は別の方法で行い、みんなが集まるミーティングでは披露しないほうがよいと思う。

次に、共有・報告だけのミーティングにしない。
共有・報告だけであれば、メールや、その資料についてマネージャーなりの見解を加えて展開することで足りるケースがほとんど。

時には、ニュアンスや温度感など、面と向かって伝えないとわからないケースもあると思うけど、それもそう多くはないはず。

1番無駄なのは、「昨日メールで送りましたが…」とか、「今朝朝礼でも言いましたが改めて…」とか、既に展開したことと同じことをまた共有すること。

事前に展開している意味がなく、無駄が多いなと思う。

そして、個人のみに関連する個別案件は1対1で言うこと。
たまに、ある人しか知らない・関与していない案件について、その人とマネージャー2人で延々と話し始めるミーティングがある。

これも、周りの人はなんのこっちゃ、で時間が過ぎていく。
個人に属する案件は、ミーティング後とかにそれぞれでやったほうがいい。

そういう場合にマネージャーがよく言うのは、「○○さんの案件を聞いてもらうことでみんなの成長に繋がる」的な話だけど、それであれば目的を確り伝えたり、必要なメンバーに絞らないと効果が薄くなる。

あとは、無駄に時間を長くせず、やる意義を見つめ直すこと。
ここまでくると、チームミーティングって、何をやるの？と思う人もいると思う。

定期的なチームミーティングを生産性のある、効果的なもので継続するには、マネージャーの工夫と根気が必要。

なので、チームミーティング自体は、無駄に時間を長くせず、必要なことに絞って行えばよく、例えば15分とかの時間設定でも十分。

どんな会議にも言えることだけど、やる意義を見つめ直して、無駄を削ることが全体の生産性を上げる上では重要。

特に、毎週などの頻度で定期的に開催されるチームミーティングだからこそ、短く、必要な内容に絞って行うことが大事だと思う。