PTA本部でキックオフミーティング開催
1. はじめに
この4月から、地元の小学校においてPTA会長を務めることになりました。子供たちの学びと成長の場をより豊かにするため、また、学校と保護者が協力し合うことの大切さをより深く共有するための重要な役割です。スタートに先立ち、本部のメンバーに時間の都合をつけていただき、キックオフミーティングを開催しました。
2. キックオフミーティングとは
キックオフミーティングとは、プロジェクトや活動、新しい役割などの開始時に行われる初会合のことです。このミーティングの主な目的は、プロジェクトや活動の目標、期待される成果、スケジュール、役割分担、コミュニケーションプランなどをチームメンバー全員で共有し、理解を深めることにあります。キックオフミーティングを通じて、チームのモチベーションを高め、一致団結したスタートを切ることができます。仕事でよくやっているこの形式のミーティングをPTAでもやってみようと思い立ち企画したところ本部メンバーが快く参加してくれました。
3. 今回のキックオフミーティングの目的
このミーティングの主な目的は、役員間でのコミュニケーションの促進、PTA活動の概要と目的の共有、そして本年度の目標設定と役割分担の明確化でした。アジェンダは以下のようにしました。時間は一時間、場所はPTA室にしました。
全員の自己紹介
PTA活動の概要と目的の確認
本部の目標設定
役割分担
3.1. 自己紹介
自己紹介のセクションでは、ただ子供のことを話すだけでなく、各自の仕事や趣味についても紹介しました。「誰々ちゃんのママ、パパ」としてだけではなく、一人の人間として互いをより深く理解することができました。この理解が、今後の協力の基盤となります。時間も少し長めに取り、半分近い時間をここで使いました。またできるだけ堅苦しくならないように気をつけました。
3.2. PTA活動の概要と目的
PTA活動の概要と目的の確認では、私たちが何のためにここにいるのか、私たちの活動が子供たちの学びや成長にどのように貢献するのかについて話し合いました。これにより、私たちの使命と責任感が一層強化されました。また、PTA規約中の団体の目的を読み合わせ、私たちの活動が基づくべき原則と価値観を再確認しました。このセッションは、全員が一致団結して目標に向かって努力するための大切なステップとなったと思います。
3.3. 本部の目標設定と役割分担
目標設定と役割分担のセッションでは、今年度達成したい具体的な目標を設定し、それぞれの役員がどのような役割を担うのかを話し合いました。これにより、各自の責任と期待を明確にし、効率的に協力していく土台を築きました。今回決めた本部の目標についてはまた別の記事でもう少し深掘りして描いてみたいと思います。
4. キックオフミーティング実施の背景
TA本部でキックオフミーティングを開催しようと決めた背景には、三つの重要な理由がありました。これらの理由は、本年度のPTA活動を円滑に進めるための基盤を作る上で、不可欠だと考えました。
1. 初めて本部を経験するメンバーのサポート
本年度のPTA本部には、PTA活動や役職を初めて経験するメンバーが多数含まれています。このため、役員としての役割や期待される責任についての理解を深め、チームとしての一体感を醸成することが必要とされました。キックオフミーティングを通じて、新しいメンバーがスムーズに本部活動に参加できるよう、適切な導入とサポートを提供することが目指されました。
2. 働きながら活動する保護者同士が一堂に会する場
PTA本部には、日々の仕事を持つメンバーも多く、４月からの活動開始後には、全員が揃って話し合う機会を設けることが難しい状況でした。このため、活動開始前に、効率的な役割分担やスケジュール調整を行うことが極めて重要となります。全員が参加できそうなスケジュールをLINEで調整することができ、今後の活動計画について共通の理解を深める絶好の機会となりました。
3. 目的意識の共有と自律的な活動環境の構築
最後に、全員でPTA活動の目的意識を共有し、それぞれが自律的に活動できる環境を整えたいという願いがありました。キックオフミーティングを通じて、役員一人ひとりが活動の大義を理解し、自ら積極的に貢献できるような体制を作ることが求められています。このプロセスにより、個々のメンバーが自信を持って任務に当たることができるようになります。
これらの理由から、キックオフミーティングの開催は、新年度のPTA活動における成功への鍵となると思い実施しました。メンバー間の信頼関係を築き、共通の目的に向かって一致団結することが、このミーティングの最大の成果であると言えるでしょう。
5. 終わりに
キックオフミーティングを通じて、新本部役員のメンバーお互いの理解が深まり、また活動の目的の共有もできたのではないかと思います。忙しい中時間に都合をつけて来ていただいた皆さん（一緒についてきてくれたお子さんも）には本当に感謝しかありません。このミーティングを通じて、私たちは新しいチームとしての旅を始めました。これから一年間、私たちの活動が学校コミュニティにとって価値あるものとなるよう、一丸となって取り組んでいきたいです。
新年度の活動開始を控えている皆さん、新年度１回目の定例会の前にキックオフミーティングおすすめです！