Excelでプルダウンリスト（ドロップダウンリスト）を作成する方法
Excelでのデータ入力を効率化するためには、プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）の作成が便利です。
プルダウンリストを使用することで、入力のミスを防いだり、選択肢を限定して入力作業を簡略化することができます。
初心者の方でも理解できるように、以下に順を追って説明します。
①データ入力用のリストを準備する
ドロップダウンリストで表示したい選択肢をExcelのどこかに入力します。
例えば、「商品A」「商品B」「商品C」という選択肢がある場合、別のシートや隣接したセルに入力します。
リストはセル範囲として選択できるようにまとめておくと便利です。
例
・シートの「Sheet2」にリストを作成する場合、A1セルから順に「商品A」「商品B」「商品C」と入力します。
・後でリストの範囲を指定しやすくするために、リストの項目は連続したセルに並べておきます。
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②ドロップダウンリストを作成したいセルを選択する
次に、ドロップダウンリストを表示させたいセルを選択します。
例えば、Sheet1のA1セルにドロップダウンリストを作りたい場合は、A1セルをクリックして選択します。
③データタブから「データの入力規則」を選択する
Excelの上部にある「データ」タブをクリックし、「データの入力規則」を選択します。
手順
・Excel画面上部の「データ」タブをクリックします。
・「データの入力規則」ボタンをクリックし、「データの入力規則」を開きます。
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④データの入力規則設定画面で「リスト」を選択する
「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されるので、「設定」タブで「リスト」を選択します。
手順
・「設定」タブで「条件の種類」から「リスト」を選択します。
・「元の値」フィールドが表示されるので、ここに選択肢の範囲を入力します。
⑤リストの範囲を指定する
「元の値」フィールドに、先ほど用意したリストの範囲を指定します。
手動で入力するか、範囲を指定したいセルをドラッグすることで範囲を設定できます。
例
・「Sheet2」のA1からA3に入力した「商品A」「商品B」「商品C」をドロップダウンリストに表示したい場合、「元の値」欄に =Sheet2!A1:A3 と入力します。
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⑥設定を完了してドロップダウンリストを表示
リストの範囲を指定したら、「OK」ボタンをクリックして設定を完了します。
設定が完了すると、指定したセル（例：Sheet1のA1セル）にドロップダウンリストが表示されるようになります。
⑦ドロップダウンリストが表示されるか確認する
設定が完了したら、ドロップダウンリストが正しく表示されるか確認します。
セルをクリックすると、右側に小さな矢印が表示されるので、これをクリックすると設定した選択肢が一覧表示されます。
⑧エラーメッセージの設定（オプション）
入力ミスを防ぐために、指定したリスト以外の値が入力された場合にエラーメッセージを表示するように設定することも可能です。
「データの入力規則」の「エラーメッセージ」タブで設定できます。
手順
・「データの入力規則」画面の「エラーメッセージ」タブをクリックします。
・エラーメッセージの内容を入力し、設定を有効にすることで、リスト以外の値が入力された場合に警告が表示されるようになります。
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⑨複数のセルにドロップダウンリストを適用する方法
一つのセルだけでなく、複数のセルに同じドロップダウンリストを設定したい場合は、適用したいセル範囲を最初に選択してから「データの入力規則」を設定する方法を使います。
これにより、指定範囲全体に同じリストが適用されます。
ポイントと注意点
リストのセル範囲を更新すると自動で反映される
リストの元データの内容を変更すると、ドロップダウンリストにも自動で反映されるため、動的にリストの内容を変えたい場合にも便利です。
入力規則の解除
ドロップダウンリストを解除したい場合は、対象のセルを選択し、「データの入力規則」から「すべてクリア」を選ぶとリストが解除されます。
まとめ
ドロップダウンリストを活用することで、Excelでの入力作業が大幅に効率化できます。
設定は簡単で、初心者の方でも数分で作成が可能です。
リストの内容を工夫することで、業務に合わせた柔軟な入力フォームを作ることができるので、ぜひ試してみてください。
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