今更聞けない！ 会計事務で役立つExcelの基本操作について、初心者でもわかりやすいように説明します。
特に、日常的に使用する機能や操作方法に焦点を当てます。
①Excelの基本構造と画面の見方
セル、行、列の理解
Excelは「セル」と呼ばれる小さなボックスで構成されており、1つ1つにデータを入力できます。
縦の「列」（A、B、C…）と横の「行」（1、2、3…）で位置が決まり、「A1」や「B2」といった形でセルを特定できます。
会計では、売上や経費のデータをこのセルに入力し、集計や分析を行います。
ワークシートとブック
Excelファイルを「ブック」、その中の個別のシートを「ワークシート」と呼びます。例えば、1つのブックに「売上シート」「経費シート」など、複数のワークシートを作成することで、データを整理しやすくなります。
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②数値データの入力と計算の基本
基本的なデータ入力
セルに数値を入力する際、Excelは自動的に数値と認識してくれます。
例えば「1000」と入力すれば、計算にも使える数値データとして認識されます。
会計業務では金額や数を頻繁に入力するため、正確な入力が重要です。
四則演算の使い方
Excelでは、簡単な計算式もセルに入力できます。
例えば、次のような計算が可能です。
・足し算: =A1 + B1
・引き算: =A1 - B1
・掛け算: =A1 * B1
・割り算: =A1 / B1
合計の計算
会計では、売上の合計や経費の総額を集計することが多いため、「SUM」関数が便利です。
例えば、A1からA10までの売上を合計したい場合、次のように入力します。
=SUM(A1:A10)
これで、A1からA10の数値をすべて足した合計が表示されます。
③関数を使った計算とデータ集計
SUMIF関数で条件付き集計
SUMIF関数を使うと、特定の条件に一致するデータのみを合計できます。
例えば、「売上」シートで特定の商品に関する売上合計を求めたい場合は次のように入力します。
=SUMIF(B1:B10, "商品A", C1:C10)
この例では、B1からB10の範囲で「商品A」という条件に一致する行の売上額（C列）を合計します。
AVERAGE関数で平均を計算
売上や経費の平均値を求めたい場合には、AVERAGE関数を使います。
例えば、C1からC10の売上平均を計算するには次のようにします。
=AVERAGE(C1:C10)
COUNT関数でデータの件数を数える
データの件数を数えたい場合には、COUNT関数が便利です。
例えば、C1からC10の数値が入力されているセルの件数を数える場合は次のようにします。
=COUNT(C1:C10)
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④データの見やすさを高めるテクニック
フィルタ機能を使う
データが多い場合は、フィルタを使って特定の条件でデータを絞り込むと便利です。
フィルタを設定するには、データが入力された範囲を選択し、[データ]タブの[フィルタ]ボタンをクリックします。
例えば、売上シートで特定の月や商品のみを表示したいときに役立ちます。
条件付き書式で強調表示する
特定の条件に一致するデータを自動で強調するには、条件付き書式を使用します。
たとえば、売上が一定額以上のセルを目立たせたい場合、セルを選択して[ホーム]タブの[条件付き書式]から設定します。
⑤シートの保護とセルのロック
会計データは重要な情報を含むため、誤操作による変更を防ぐために、シートの保護機能を使うことをおすすめします。
シート全体をロックするには、[校閲]タブの[シートの保護]をクリックし、パスワードを設定します。また、特定のセルだけロックしないように設定することも可能です。
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⑥ピボットテーブルでデータを集計・分析
ピボットテーブルは大量のデータを集計・分析するのに便利な機能です。
売上や経費のデータを素早くまとめたいときに活用できます。
ピボットテーブルの作成手順
❶データ範囲を選択する
❷[挿入]タブから[ピボットテーブル]を選択
❸ピボットテーブルのフィールドをドラッグして配置
たとえば、商品ごとの売上合計や月ごとの経費の変動などを簡単に集計できます。
⑦繰り返し作業を効率化するショートカットキー
日常的な作業を効率化するために、Excelのショートカットキーを活用すると便利です。
特に役立つショートカットキーをいくつか紹介します。
・コピー：Ctrl + C
・貼り付け：Ctrl + V
・元に戻す：Ctrl + Z
・オートフィル機能：セルの右下をドラッグ
・列の幅を自動調整：列の境界線をダブルクリック
⑧日付や時間の管理
TODAY関数で現在の日付を表示
会計処理では日付が重要です。
TODAY関数を使えば、常に「今日」の日付を表示できます。
=TODAY()
これを使うと、ファイルを開くたびにその日の日時が自動更新されます。
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⑨グラフでデータを視覚化
売上や経費のデータをグラフにすると、視覚的にわかりやすくなります。
Excelでは、簡単にグラフを作成できるため、報告書作成にも役立ちます。
グラフの作成手順
❶グラフ化したいデータ範囲を選択
❷[挿入]タブから[グラフ]を選ぶ
❸グラフの種類を選択して作成
棒グラフや折れ線グラフなど、データに適した種類を選びましょう。
まとめ
以上のExcel操作をマスターすると、会計業務で必要なデータの管理や集計が効率化され、ミスも減らすことができます。
特にSUMIFやピボットテーブルといった集計機能、条件付き書式やフィルタ機能は、日々の業務で大きな助けとなるでしょう。
Excelは慣れると非常に強力なツールですので、まずは基本操作をしっかり理解し、実践で少しずつ応用できるようにしてみてください。