出来るMicrosoft Access入門「初心者向けガイド」
①Microsoft Accessの基本構成
Microsoft Accessは、データベース管理システム（DBMS）で、主に以下の構成要素で成り立っています。
・テーブル
データを格納する場所。各テーブルは行（レコード）と列（フィールド）から成り立っています。
・クエリ
データベースから特定のデータを抽出するための質問を作成するもの。
・フォーム
データの入力・表示をユーザーフレンドリーに行うためのインターフェース
・レポート
データを印刷するためにフォーマットを整えるツール
②Accessを開いて新しいデータベースを作成
❶Accessを起動
Accessを開いたら、「空のデータベース」を選びます。
❷データベース名を入力
名前をつけて、「作成」をクリックすると、空のデータベースが開かれます。
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③テーブルの作成
❶テーブルの設計ビューに切り替え
「テーブルデザイン」を選んで、新しいテーブルを設計します。
❷フィールド名を入力
例えば、「ID」、「名前」、「生年月日」などのフィールドを追加します。
❸フィールドのデータ型設定
各フィールドに対して適切なデータ型を選びます。例えば、「ID」は「オートナンバー」、「名前」は「短いテキスト」など。
❹主キーを設定
主要なフィールド（通常はIDフィールド）を右クリックし、「主キー」を選択します。
❺テーブルの保存
設計が完了したら、テーブルを名前を付けて保存します。
④フォームの作成
❶フォーム作成
「フォーム」タブから「フォームデザイン」を選んで、データを入力するためのフォームを作成します。
❷フィールドの配置
フォームにテーブルのフィールドをドラッグ＆ドロップして、データの入力欄を作ります。
❸デザイン調整
フォームのサイズや配置を調整し、使いやすいインターフェースにします。
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⑤クエリの作成
❶クエリデザインを選択
「クエリデザイン」タブを選んで、新しいクエリを作成します。
❷テーブルの追加
クエリに使用するテーブルを追加します。
❸条件を設定
特定のデータを抽出したい場合は、条件を設定します。例えば、ある日付以降のデータを抽出するなど。
❹クエリを実行
条件が正しいかを確認するために「実行」ボタンをクリックして結果を確認します。
⑥レポートの作成
❶レポート作成
「レポートデザイン」タブを選んで、新しいレポートを作成します。
❷レポートにフィールドを追加
必要なフィールドをレポートに追加して、印刷用に整えます。
❸レポートのプレビュー
完成したレポートはプレビューして、印刷がうまくいくか確認できます。
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⑦データの入力・編集
・フォームからデータを入力
フォームを使用して、テーブルにデータを入力します。データが正しく保存されることを確認します。
・テーブルビューからデータを編集
テーブルビューで直接データを編集することもできます。必要に応じて、データの変更が反映されることを確認します。
⑧データベースのバックアップ
データベースの作業を進める際には、定期的にバックアップを取ることが重要です。バックアップは「ファイル」→「名前を付けて保存」から行えます。
これで、Microsoft Accessの基本的な操作について理解できたかと思います。
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