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幹事メモ

鷹野 雅弘

自分は幹事をやることが多いのですが、参加する側で困った経験、配慮いただいて嬉しかった経験から「集まる会」を催すときに、次のような点に気を付けています。


前日（または当日）のリマインド

カレンダーに入れていても忘れている人はいます。
次のようなリマインドを行うとよいですね。

  • 「来週の火曜日ですよ」（かなり前から予定している場合）

  • 「今日の19時からですよ」

情報はフルセットで伝える

リマインド時には、次の情報をフルセットでお知らせしましょう。
「あれ、これは？」と思ったとき、履歴をずらーっっと遡る手間が省けます。

  • 日付（曜日も入れる）

    • 開始時間

  • お店の情報

    • 店名（読み方）

    • 住所

    • 電話番号

  • 予約者名

  • 幹事の連絡先

  • 会費

  • URL

    • 食べログなどのURL

    • Google マップ

「いやいや日付は不要でしょ…」と思いますよね。でも、勘違いですれ違うことがありますので、必要な情報なんです。

実は…　呼ばれる側で日付を間違えていて、やらかした経験があります。
というか、先月のこと。本当に面目ない…

電車なら降り口などの情報も

お店のホームページには「最寄駅：●●線と▲▲線」と書かれているものの、「▲▲線」はないでしょ…ということがあります。現実的な情報を知らせましょう。

また、「B1」と書かれているけれど、道を渡るのに時間がかかるので圧倒的に「B3でしょ！」ということもあります。

そして、土地勘のない人は電車の情報は厳しいです。

〜方面からなら●●線。中央改札を出て、B3で地上に出たら右方向に進んでください。

次をセットで伝えられるとよいです。

  • 路線

  • 改札（ひとつだけの場合には「ひとつだけ」と伝える）

  • 出口

場所のURLだけでなく、店名と住所が必要

Google マップのURLだけ送ってくれる人が少なくないですが、タクシーに乗って運転手さんに住所を伝えるとき、住所（番地）がないと困ります。

また、土地勘のない場所だと、町名が読めないことがあります。
たとえば、「●●町」が「●●ちょう」だったり「●●まち」だったりはよいとしても、その前の●●が読めない。

これが読めないと、歩いている人にも聞けないし、タクシーの運転手も困ります。
タクシーの運転手さんにとっては知っていて当然の情報のため、「何、言ってんだろう？」だったり、むっとされたりします。

靴を脱ぐ必要があるか、座敷か

「座敷だったらジーンズ（スカート）はやめておこう」とか、「靴下を見られるよな…」とか、さりげなく配慮があると助かる人がいます。

地図を読めない人がいます

結構な割合で地図を読めない人がいます。
実は、自分も自信を持って、まったく別の場所にいることがよくあります。

  • 誰でもわかる場所で待ち合わせて引導

  • “ことば”だけのマップを用意する（「〜の角を渡って…」みたいな文字情報）

  • 超簡略したマップを用意する

  • タクシーに乗ったときの伝え方のメモを用意する

番地が正しくても、わかりにくいことがあるので「1Fがファミマ。右手にある階段で上がって！」のように現地に着いた人から情報を共有できるとよいですね。

Google マップで「ここ！」と差されていても、入り口が建物の逆側にあったり、夜間は入り口が異なっていたりなど、Google マップの情報だけは乱暴です。企業のウェブページでも同様。

日本大学商学部イラストアクセスマップが最強です!!!


事前にグループを作るとよい

個人個人は追ってつながるにしても、参加者全員が参加するグループ（Twitterとか）を事前に作っておくと、次のような情報をその場でグループに流せます。

  • 話題に出た記事、映画など…

  • 写真

事前に、どんな人かわかっていた方が打ち解けやすいし、話題も見つけやすいです。

そして大事なポイントとして、名前を失念してしまったとき、さりげなく探すのにも役立ちます。飲み会などでは名刺を机に広げることはしないので。

𝕏（Twitter）、Instagram、Facebook、LinkedInなど、生息地が異なる場合、Google スプレッドシートに記入いただいて、それを共有するのも有効です。

早く着いたら？

ギリギリに着く人、遅れる人がいる反面、必要以上に早く到着する人がいます。
炎天下や寒空ではお店の前で待つのはキツいですよね。

次のような情報を（わかる範囲で）お知らせできると望ましいです。

  • （もちろん、お店によりますが）
    「少し早くても入れますから、お店に入っていて」

  • 「近所に●●というお店があります」

  • 「ロビーで時間をつぶせます」

（帰り際も同様ですが）お店によっては、お店の前で大人数が固まるのを嫌がることもあります。ほかのお客さんが入りにくかったり、近隣の迷惑になるため。

自分の場合、「少し早いけど、いいですか？」と聞いた上で入店し、「別途支払います」と伝えて飲み始めます。

途中で席替えをしましょう

「20人で集まっても、結局テーブルの4人でしか話せなかった」ということがあります。それはそれで濃密なのですが、話が合わないときには苦痛です。

そこで、キリのよいタイミングで席替えを提案しましょう。全員で動くと、また同じメンツ…ということもあるので、「壁際の人だけ移動」のように限定条件を付けるとよいです。その際、お店の人の手間が増えないように、食器類の一緒に。

お店のタイプによっては、露骨に嫌がることもあるので、そこはムードを見て。

誕生日が近い人を事前チェック

前後1ヶ月くらいで、誕生日をお祝いできるといいですよね。結婚された方とかも。（別料金でも）お店にプレートをお願いできればベストですが、乾杯だけでも嬉しいもの。

人数が多いと調べるのが面倒だし、調べてもわからないことがあるので、最近、自分は「前後1ヶ月くらいで誕生日の人はDMでお知らせください」とお伝えしています。

アレルギー

最近はお店から聞かれることが多いのですが、アレルギーについて確認しておくことが必要です。苦手な食べものレベルならともかく、生死の問題につながることもあるので。

番外編（1）

1月にこんなことがありました。

出張で講演に出向くことあるのですが。たいていは午後のスタート。その日は14時スタートなので、入り時間は1時間前の13:00を予定していました。

「大きな会場でも“控室”のようなものは不要です」とお伝えしていているのですが、担当の方からは「12:00から●●を控室として用意しておきました」とのこと。

「13:00入りですよね…」と恐る恐る切り出したところ、「ホテルをチェックアウトして時間が余ってしまうと思うので、よろしければ自由にお使いください！使われなくても結構です！」との返答が。

このような配慮をいただいたのははじめてのことで、いたく感動しました。
うーん、やられた!!!

番外編（2）

その土地では“当たり前”が、場所が変わると“当たり前”でないことがあるんです。

番外編（3）名刺

飲み会とか関係なくて名刺の話なんですが、ヒネリは“ほどほど”に…

  • 名刺サイズを超えると、名刺入れに入りません。
    受け取った方が困ります。ムダに厚いのも同様。

  • 透明の用紙は圧倒的に読みにくいです。
    おそらく読めるのはご自分だけ。

  • 文字を大きく。
    ハンコ押す人は、たいてい老眼です。

  • 「あれもやってる、これもやっている」を書くほど、何をしている人か覚えられないです。人数が増えるほど、ステレオタイプに「〜の人」に絞った方がよさそう。

  • 席を立つとき、移動するとき、机に広げた名刺はいったんしまいましょう。
    ひらりと落ちた名刺は、なんとも悲しい…

「大きめの名刺」素晴らしいアイデアです！

番外編（4）

幹事関係なく、忘れないようにしたい。


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