Backlogでの入社オンボーディング体験記〜スムーズに完了した6つの秘訣〜
このnoteは、#ヌーラバー真夏のブログリレー2024 Businessの17日目の記事として更新しています。
こんにちは、ヌーラボの鈴木（@suzuki__miyuki）です。
もうすぐお盆休みですね。皆さんはどんな風に過ごす予定ですか？
私は甥っ子や姪っ子たちと恐竜博物館に行きます！最近はスマホアプリで解説を楽しめるので、便利ですね〜。
さて、私はヌーラボでは、ビジネスグロース部でコンテンツマーケティングを担当しています。
ビジネスグロース部は2024年8月よりマーケティング部から生まれ変わり、さらにパワーアップした部署です。
6月に入社して早2か月。
本格的に仕事に取り組む毎日ですが、オンボーディングの熱が冷めやらぬうちに、書き留めておこうと思います。
題して「Backlogでの入社オンボーディング体験記〜スムーズに完了した6つの秘訣〜」。
ヌーラボで働きたい方や、Backlogでのオンボーディングを検討している総務・人事部門の方の参考になれば嬉しいです！
Backlogで入社オンボーディング
Backlogは、プロジェクト管理やタスク管理ができるヌーラボのサービスです。
ヌーラボでは、入社オンボーディングや会社に馴染むためのいろいろなプログラムが用意されていて、そのおかげで新入社員はスムーズに業務を始められます。
そのうち今回は、Backlogを使ったオンボーディングについてお話します。
こんな感じで、自分が進めるべきタスクがBacklog上に用意されます。Backlogではこのタスクを「課題」と呼びます。
課題ごとに作業内容・担当者・期限が設定されていて、それに沿ってオンボーディングを進めました。
このオンボーディング、とても分かりやすくスムーズに進めることができました！その秘訣と、私が感じたことをお伝えします。
※所属する部によってやり方に細かな違いはありますが、私のビジネスグロース部で体験記としてご覧ください。
Backlogでのオンボーディングの手法はこちらのブログでも詳しくご紹介していますので、ぜひ読んでみてください。
オンボーディングがスムーズに完了した秘訣は？
秘訣①：「何をするか」が明確にされている
例えば、課題のタイトルは
「Wikiのこの部分を読む」
「このテストを受講して、結果をこの資料に記入する」
といった感じで、どんな行動をすればいいかが分かりやすく書かれています。
また、それぞれの課題の詳細画面には
「ここまで終わったらステータスを『処理済み』にし、担当者を●●（オンボーディング担当者）に変更しましょう」
といった具合で、タスクの進め方も明記されています。
課題ごとに期限も設定されています。
ヌーラボでは、オンボーディングを含めたあらゆる課題のタイトルを具体的な動詞で表現します。
このように、「いつまでに」「誰が」「何をする」が明確だったおかげで、入社したばかりの私も戸惑うことなくオンボーディングに取り組むことができました。
「困ったら●●（オンボーディング担当者）にメンションをしてどんどん相談してくださいね！」と書かれているのも心強かったです。
秘訣②：進捗がわかりやすい
課題の進捗に合わせてステータスを「未対応」→「処理中」→「処理済み」→「完了」とどんどん更新していきます。
※ステータスは有料プランでカスタマイズすることもできます。
全体の進捗は、ガントチャートやダッシュボードで一目で確認できます。
ミーティングの時も、こうした画面をそのまま共有しながら報告できるので、別途報告用のレポートを作る必要がなく、進捗がチームメンバーにしっかり伝わります。
秘訣③：自分のペースで進められる
オンボーディング課題は、入社初日から全部見れるようになっていました。
そのため、課題にリンクされている資料やWikiをスキマ時間に読んでおく、という事ができました。
また、各課題には、かかるであろう予定時間も設定されていました。「今日はあまり時間がないけど、この課題ならできそう！」といった判断がしやすかったです。
ゆるいペースでいい、という意味ではなく、自分の予定に合わせて優先順位を決められるから、効率よく進められるってことですね。
秘訣④：Wikiに情報が集約されている
Wikiにはチームの仕事内容や業務の流れ、作業手順などいろいろな情報が蓄積されています。
オンボーディング課題の予習・復習のほか、実務で作業手順を確認する時にもおおいに役立っています。
就業ルールや社内報、チームメンバーの自己紹介などもまとめられているので、ヌーラボやヌーラバー（ヌーラボの社員）について知るのにもWikiが活躍しました。
課題とWikiをまたいでキーワード検索もできるので、「聞かないと分からない・・・」と困ることが少なくなります。
かといって「Wikiに書いてあることだから聞きづらい」なんてことはありません。チームメンバーに聞けば、快く教えてくれます。
＜余談＞
ヌーラバー全員の自己紹介が、オンライン作図ツール「Cacoo」で作ってWikiにリンクされています。
Cacooはリアルタイムで共同編集できるので、誰がファイルを開いているかが分かるのですが、毎日自己紹介ファイルを開きっぱなしにして見ていたら、別のヌーラバーから「いつ開いても鈴木さんがいるね〜」と言われました。ちょっと恥ずかしい（笑）
秘訣⑤：成功・喜びを感じられるスターや絵文字機能
課題ごとのコメント欄では、質問や回答・完了報告などを自由に書き込めて、メールやチャットのようにやり取りが流れて見失うことがありません。
コメント機能には豊富な絵文字が用意されていて、くだけた雰囲気で気持ちを伝えられます。
また、相手のコメントには「いいね！」や感謝の気持ちを込めてスターを送ることができて、課題の完了報告をするとスターが送られてきたり、「今週は何個スターが届きました！」のようなメール通知もあります。ちょっと嬉しいですよね。
ちなみに、Wikiにもスターが送れます。
この「ちょっとした嬉しい」の積み重ねによってモチベーションが上がり、安心してコミュニケーションが取れています。
ヌーラボでは、積極的にスターを送り合っています。一度に20個以上のスターをもらったことも！
明るくて話しやすい雰囲気があると、コミュニケーションがどんどん進みます。
効率の良いタスク管理ツール、というだけでなく「仕事を楽しくしてくれる」のが、Backlogの最大の魅力です。
ちなみに、過去には「#Backlogサンキュー キャンペーン」というものを実施したことも。
最大の秘訣はチームメンバーの支え
ここまで、オンボーディングをスムーズに完了できた秘訣をご紹介してきました。Backlogの機能はもちろんですが、課題を伝わりやすい表現で設定し、日々Wikiに情報を蓄積し、話しやすい雰囲気をつくってくれたヌーラバー達の存在こそが、最大の秘訣だと実感しています。
あらためて、オンボーディングを見守ってくれたチームメンバーには感謝の気持ちでいっぱいです！
入社オンボーディングを経て、実際の業務やチームメンバーとのやり取りもぐっと進めやすくなったように感じます。
ヌーラボでは、異なるチームが共通の目標に向かって協力するプロセスを「チームワークマネジメント」と呼んでいます。今回のオンボーディングで得た知識とスキルを活かして、このチームワークマネジメントをより効果的に実現できると確信しています！
さいごに
ヌーラボでは、ヌーラバーとして一緒に働く仲間を募集しています。
気になる〜という方は、ぜひ採用ページをご覧ください！
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